Делопроизводство для юристов 2021

Но новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12–14. Ранее в ГОСТе в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в редакции от 14.05.2021 наименования шрифтов убраны.

Правила оформления документов

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.

Основные новшества

1. Правила создания и оформления документации. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
2. Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
3. Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2021) можно скачать ниже.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2021 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2021.

Делопроизводство-2021: новые требования к оформлению бумаг

1. Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
2. Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
3. Реквизит документа — элемент оформления документа.

• порядок документирования управленческой деятельности;
• процесс организации документооборота;
• процедуру управления документами в системе электронного документооборота;
• порядок контроля исполнения документов (поручений).

На кого распространяется

На основе Правил нужно разработать инструкцию по делопроизводству и затем утвердить её правовым актом государственного органа/органа местного самоуправления. Но до этого её нужно согласовать с территориальным органом Росархива или государственным (муниципальным) архивом.

На что не распространяется Приказ № 71

Приказ № 71 начинает действовать с момента вступления в силу постановления Правительства РФ о признании утратившим силу п. 1 прежних Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2021 № 477).

До 1 декабря текущего года работодателям, планирующим принять участие в эксперименте по использованию в электронном виде без дублирования на бумажном носителе документов, связанных с работой, в отношении которых действующее законодательство предусматривает требование об оформлении на бумажном носителе или об ознакомлении с ними работников в письменной форме (который проводится в соответствии с Федеральным законом от 24 апреля 2021 г. № 122-ФЗ; далее – Закон № 122-ФЗ), следует подать в Минтруд России соответствующее заявление. Эксперимент для всех его участников, перечень которых министерство сформирует на основе поступивших заявлений, продлится по 31 марта 2021 года включительно, конкретную же дату его начала каждый работодатель определяет для своей организации самостоятельно.

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде

Сведения о подаче работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности, напомним, включаются в отчет по форме СЗВ-ТД, представляемый в ПФР, в котором отражается информация обо всех кадровых изменениях в отношении каждого работника (Постановление Правления Пенсионного фонда России от 25 декабря 2021 г. № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений»). И хотя крайний срок направления этого отчета по общему правилу – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором подано заявление или проведено кадровое мероприятие (за исключением приема на работу или увольнения – в таком случае отчет подается не позднее следующего за днем издания соответствующего приказа дня; п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, п. 1 Постановления Правительства РФ от 26 апреля 2021 г. № 590), Роструд рекомендует с этим не тянуть и подавать отчет по возможности оперативно: как только будут проведены последние в отчетном периоде кадровые мероприятия. В противном случае при наличии в отчете ошибок можно не успеть подать в срок его исправленную версию. С 1 января следующего года, напомним, непредставление в ПФР сведений о трудовой деятельности в установленный срок, а также направление их в неполном объеме или искаженном виде будет влечь за собой административную ответственность (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП). В настоящее время, как сообщил Иван Шкловец, решается, какой орган будет составлять акты о таких нарушениях: ПФР или инспекция труда.

Эксперимент по переходу на полностью электронный кадровый документооборот

Статистика, которой поделился Иван Шкловец, показывает, что большинство работодателей, изъявивших на данный момент желание поучаствовать в эксперименте, намерены использовать для составления, хранения и обмена электронными документами собственные информационные системы: это отмечается в заявках 104 компаний из 155, уже утвержденных Минтрудом России в качестве участников. Примерное количество согласившихся на участие в эксперименте работников пока неизвестно. По данным, которыми располагает Роструд как оператор системы «Работа в России» о компаниях, выбравших эту систему для формирования и использования электронных документов, связанных с работой (а таких, как уже понятно, – 51 из 155 организаций – участников), число давших согласие на участие в эксперименте работников этих компаний, среди которых есть крупные, пока небольшое – менее 1000 человек. Правда, стоит учесть, что к системе пока подключились только 15 организаций – это связано в том числе с тем, что специально разработанная подсистема «Электронный кадровый документооборот» системы «Работа в России» была запущена в промышленную эксплуатацию не так давно, а участниками опытной эксплуатации, которая проводилась с 20 июля по 4 сентября (в соответствии с п. 16 Положения), были всего 12 определенных Минтрудом России работодателей.

1.1. Инструкция по делопроизводству в (наименование организации) разработана в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2021, а также в соответствии с законодательством РФ в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.
1.2. Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации.
1.3. Инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве организации.
1.4. Положения инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.
1.5. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.
1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в подразделениях организации возлагается на (наименование должности, структурного подразделения).
1.7. Ответственность за организацию работы с документами в подразделениях организации возлагается на руководителей этих подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях организации осуществляется (наименование должности, структурного подразделения) или иным работником подразделения, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства.
1.8. Должностные обязанности, права и ответственность работников, ответственных за организацию работы с документами, определяются должностными инструкциями.
1.9. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы работнику по указанию руководителя подразделения.
При смене лица, ответственного за делопроизводство в организации составляется акт приема-передачи документов и дел.
1.10. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.
Работники организации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством РФ, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.
1.11. При утрате документов лицо, ответственное за делопроизводство в организации информирует (наименование должности, структурного подразделения), после чего организуется розыск документов.
Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.
1.12. В целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.
1.13. Правила работы с документами в системе электронного документооборота организации (СЭД) и иных информационных системах, в которых осуществляется создание (включение) и хранение документов, не должны входить в противоречие с положениями настоящей инструкции.
1.14. (иные нормы и положения)

2.1. В соответствии с законодательством РФ, локальными нормативными актами в организации издаются организационно-распорядительные документы.
2.2. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности организации, должны быть оформлены по правилам, установленным инструкцией по делопроизводству организации.
2.3. Особенности оформления документов, создаваемых в структурных подразделениях организации и отражающих специфику их деятельности, а также правила организации работы с данными документами могут устанавливаться отдельными локальными нормативными актами организации.
2.4. Создание документов в организации, использующей СЭД, в целях повышения эффективности использования СЭД, осуществляется с использованием шаблонов бланков документов и шаблонов документов.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе.
2.5. Для создания документов, отражающих специфику деятельности структурных подразделений организации, и управления данными документами могут использоваться другие информационные системы.
2.6. Документы организации оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата А4.
2.7. Для изготовления документов в организации используются следующие бланки документов:
— (наименование вида документа);
— (наименование вида документа);
— (наименование вида документа).
2.8. При издании документов на стандартных листах бумаги на них воспроизводятся реквизиты, необходимые для документов конкретного вида или разновидности.
2.9. На бланках документов воспроизводится товарный знак и/или (эмблема) организации (при их наличии).
2.10. Проектирование бланков документов осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2021.
2.11. Бланки документов организации изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники.
2.12. Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме электронных документов с соблюдением установленных правил оформления документов.
2.13. Документы организации, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее:
20 мм — левое, а на документах свыше 10 лет хранения — 30 мм;
10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.
2.14. Документы, издаваемые совместно одной или несколькими организациями, оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов всех организаций, участвующих в издании документа.
2.15. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
2.16. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются по середине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
2.17. Для изготовления документов используется гарнитура, шрифт:
Times New Roman N 13, 14;
Arial N 12, 13;
Verdana N 12, 13;
Calibri N 14 и приближенные к ним.
2.18. Абзацный отступ в тексте документа — 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
2.19. Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Интервал между буквами в словах — обычный. Интервал между словами — один пробел.
Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центруются относительно самой длинной строки.
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
2.20. Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельные фрагменты текста.
2.21. При подготовке многостраничных документов оформляется титульный лист.
2.22. Состав реквизитов, используемых для оформления документов, определяется видом (разновидностью) организационно-распорядительного документа.
2.23. При подготовке документов организации используются реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2021.
2.24. Бланк приказа (распоряжения) организации должен включать реквизиты:
— наименование организации;
— наименование вида документа;
— место составления или издания документа,
— отметки для размещения реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа»;
— (иные реквизиты)
2.25. Бланк письма организации должен включать следующие реквизиты:
— наименование организации;
— справочные данные об организации;
— отметки для проставления реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа»;
— (иные реквизиты)
В бланк письма должностного лица дополнительно включается реквизит «наименование должности лица», а в бланк письма структурного подразделения (совещательного, методического, экспертного или иного органа) организации — наименование структурного подразделения.
2.26. Внутренние документы организации, оформляемые не на бланке, должны содержать соответствующие виду документа реквизиты.
2.27. Эмблема организации, разработанная и утвержденная в порядке, установленном законодательством РФ, размещается на бланках документов.
2.28. Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством РФ порядке, воспроизводится на бланках организации.
2.29. Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по (наименование классификатора)» и цифрового кода.
2.30. Наименование организации на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица в уставе организации. На бланках документов указывается полное официальное наименование юридического лица с указанием его организационно-правовой формы, над наименованием организации указывается наименование вышестоящей организации (при ее наличии), под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом.
2.31. Наименование структурного подразделения (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) указывается в бланках писем и бланках конкретных видов документов, издаваемых соответствующими подразделениями в соответствии с локальными нормативными актами организации. Над наименованием структурного подразделения указывается наименование организации, чьим филиалом, отделением, представительством, коллегиальным или совещательным органом данное подразделение является.
2.32. Наименование должности лица используется в бланках писем должностных лиц и располагается под наименованием организации.
2.33. Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес, а также код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).
2.34. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под наименованием организации (структурного подразделения, должности).
2.35. Дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа или (в протоколах) дате события, зафиксированного в документе.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 15.06.2021;
словесно-цифровым способом: 15 июня 2021 г.
На документах, оформляемых на бланке, дата документа проставляется под реквизитами «наименование вида документа» (в бланках конкретных видов документов) и «справочные данные об организации» (в бланках писем).
Датой документа, изданного совместно двумя или более организациями (должностными лицами), является дата подписания документа последней стороной.
2.36. Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами.
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера проставляются в порядке указания наименований организаций в заголовочной части (преамбуле) документа и отделяются друг от друга косой чертой.
2.37. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, состоящая из регистрационного номера и даты входящего документа, на который дается ответ, проставляется в виде отметки «На N . от . » в бланке письма.
В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.
2.38. Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов, а также в случае, если место нахождения организации входит в ее наименование.
Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.
2.39. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) от границы верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. Гриф ограничения доступа к документу (пометка «Для служебного пользования», гриф «Коммерческая тайна») может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ.
В документах организации, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, наряду с грифом указываются полное официальное наименование юридического лица, место его нахождения.
2.40. Адресат — реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов.
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указываются в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указываются в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.
При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».
Список рассылки составляется исполнителем.
Если письмо направляется в организацию или должностному лицу и для сведения еще ряду организаций или должностных лиц, общее количество адресатов не должно быть более четырех, при этом основной адресат указывается первым, слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не печатается.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).
2.41. Гриф утверждения документа проставляется на документах в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При утверждении документа собственноручной подписью должностного лица гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, названия вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.
При утверждении документа коллегиальным, совещательным или иным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается, наименование органа, дата и номер протокола (в скобках).
2.42. Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чем?», он начинается с предлога «О» («Об»). Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «чего?», он составляет одно целое с названием вида документа. Например:
приказ (о чём?) о создании аттестационной комиссии
письмо (о чём?) о предоставлении информации
акт (чего?) приема-передачи дел
протокол (чего?) заседания экспертной комиссии
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.
2.43. Текст документа составляется на государственном языке РФ или государственном языке (языках) республик в составе РФ в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.
Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований.
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
Текст документа излагается:
— в приказах, изданных единолично, — от первого лица единственного числа («. приказываю»);
— в приказах, изданных совместно двумя или более организациями, — от первого лица множественного числа («. приказываем»);
— в протоколах заседаний — от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ»);
— в деловых письмах, оформленных на бланках организации, — от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от третьего лица единственного числа («предприятие не возражает. «, «институт считает возможным. «);
— в деловых письмах, оформленных на должностных бланках, — от первого лица единственного числа («прошу. «, «предлагаю. «);
— в докладных и служебных записках, заявлениях — от первого лица единственного числа («прошу. «, «считаю необходимым. «);
— в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность структурных подразделений, работников (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции. «, «комиссия провела проверку. «).
При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.
В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.
2.44. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к сопроводительному письму, иному информационно-справочному документу, или о том, что документ является приложением к основному документу (нормативному, распорядительному или иному).
В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:
— если приложение названо в тексте: Приложение: на 2 л. в 1 экз.
— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько:
Приложение: 1. Положение об Управлении на 5 л. в 1 экз.
2. Справка о кадровом составе Управления на 2 л. в 1 экз.
— если приложение (приложения) сброшюровано(ы):
Приложение: в 2 экз. Приложение: отчет о НИР в 2 экз.
— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:
Приложение: договор от 05.09.2021 N 32-17/72 и приложения к нему, всего на 7 л.
— если письмо направляется нескольким адресатам, а документ-приложение только первому адресату:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
— если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель:
Приложение: DVD-R в 1 экз.
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем в байтах.
Если приложением к распорядительному документу является локальный нормативный акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.
2.45. Гриф согласования проставляется на документе в случае его внешнего согласования (согласование с органами власти, иными организациями, должностными лицами).
Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
— на последнем листе документа под текстом;
— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.
Если согласование осуществляется коллегиальным, совещательным или иным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, наименование организации, согласовавшей документ, дата и номер письма.
2.46. Внутреннее согласование документа оформляется визой. Виза выражает мнение лица, визирующего проект документа, и включает: должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.
При наличии замечаний к документу виза добавляет фразой: Замечания прилагаются.
В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.
В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.
Может применяться полистное визирование документа и его приложений.
2.47. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, инициалы, фамилию.
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации.
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
В документах, подготовленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.
2.48. Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.
В соответствии с законодательством РФ отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами. Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.
2.49. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством РФ.
Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
2.50. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество (при наличии) исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне листа внизу слева.
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
2.51. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации.
На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.
Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.
Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.
Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.
В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:
— наименование информационной системы, в которой хранятся документы;
— наименования документов, копии которых направляются получателю;
— названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;
— дата изготовления и заверения копии.
При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: «Приложение к письму от (дата) N . «.
2.52. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
2.53. Резолюция должна содержать указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.
Резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировка цели рассмотрения документа), при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.
Срок исполнения поручения не должен указываться, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.
При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, подчеркивается или обозначается словом «отв.» («ответственный»).
2.54. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.
2.55. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.
Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.
2.54. (иные нормы и положения)

Документирование управленческой деятельности

3.1. Локальные нормативные акты (далее — ЛНА) организации издаются в виде правил, положений, инструкций, регламентов, перечней, классификаторов и других видов документов.
ЛНА приобретают юридическую силу после их утверждения распорядительным документом (приказом) или непосредственно руководителем организации иным уполномоченным им лицом.
Руководители структурных подразделений не вправе издавать ЛНА.
3.2. ЛНА могут быть:
— постоянно действующими (без ограничения срока их применения);
— временными (действующими в течение указанного в них срока или до наступления определенного события).
3.3. Основанием для издания ЛНА являются:
— законодательные и иные нормативные правовые акты РФ (указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, акты федеральных органов исполнительной власти);
— законодательные акты субъекта РФ, нормативные правовые акты органов государственной власти субъекта РФ;
— ранее изданные в организации ЛНА и/или распорядительные документы.
3.4. ЛНА издаются в целях:
— установления норм, требований, правил в отношении предмета нормативного регулирования, ранее не являвшемся предметом регулирования в организации;
— изменения существующих норм, требований, правил, установленных ранее изданными нормативными документами;
— отмены ранее установленных норм, требований, правил.
3.5. Предложение о разработке проекта ЛНА вносится руководителем структурного подразделения или иным должностным лицом.
3.6. ЛНА разрабатывается в случае, если:
— имеется участок работы (вопросы деятельности), нуждающийся в нормативном регулировании;
— требуется внесение значительного количества изменений в ранее принятый ЛНА;
— выявлено несколько ЛНА, регулирующих смежные вопросы, которые целесообразно объединить в один документ.
Актуализация ранее принятых ЛНА осуществляется через внесение в них изменений.
3.7. Предложение с обоснованием необходимости разработки нового ЛНА представляется руководителем структурного подразделения или иным уполномоченным должностным лицом руководителю организации в форме докладной (служебной) записки, в которой излагается:
— вопрос, требующий решения, с изложением основных направлений, способов его решения;
— прогноз последствий принятия нормативного документа;
— организационные, кадровые, финансовые, материально-технические и иные мероприятия, которые необходимо будет провести в связи с принятием нормативного документа;
— перечень ранее изданных ЛНА, подлежащих отмене в связи с изданием нового нормативного документа;
— предлагаемый срок для разработки проекта нормативного документа.
3.8. Согласование проектов ЛНА осуществляется в соответствии с настоящей инструкцией.
3.9. ЛНА утверждается приказом руководителя, если одновременно с утверждением нормативного документа необходимо принять меры организационного, финансового, технического, кадрового или иного характера и дать соответствующие поручения руководителям структурных подразделений или иным работникам организации, а также если необходимо внести изменения или признать утратившими силу ранее утвержденные ЛНА.
3.10. Изменения в ЛНА и отмена ЛНА оформляются приказом руководителя организации или иного должностного лица, принимавшего решение об утверждении ЛНА.
Изменения в ЛНА и отмена ЛНА, утвержденные непосредственно собственноручной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица в грифе утверждения, вносятся приказом, издаваемым руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом.
3.11. В тексте приказа об утверждении, изменении или отмене ЛНА используются формулировки: «Утвердить (название ЛНА)» или «Утвердить (название ЛНА) и ввести в действие с (дата)», «Внести изменения в (название ЛНА)», «Признать утратившим силу (название ЛНА), утвержденное . «.
3.12. Основными реквизитами ЛНА являются: наименование организации, наименование вида документа и заголовок к тексту, составляющие одно целое, гриф утверждения, место издания документа.
Если проект ЛНА является многостраничным и к нему оформляется титульный лист, указанные выше реквизиты размещаются на титульном листе.
3.13. Информация справочного характера (графики, схемы, таблицы, формы документов) оформляется в виде приложений к ЛНА.
3.14. ЛНА вступает в силу в срок, указанный в приказе, которым утвержден ЛНА, или с даты утверждения ЛНА.
3.15. Распорядительные документы организации издаются в форме приказов и распоряжений.
Приказы издаются в целях оформления решений:
— нормативного характера (если приказом утверждается ЛНА или принимается решение организационного характера, например, приказ об утверждении структуры и штатной численности организации);
— организационного, административного, в том числе оперативного характера по вопросам основной деятельности организации.
3.16. Проекты приказов по основной деятельности готовят структурные подразделения организации на основании поручений руководства либо в инициативном порядке. Ответственность за качественную подготовку проекта приказа, согласование и правильное оформление проекта несет руководитель подразделения, который готовит проект приказа и представляет его на подпись.
3.17. Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет (наименование должности, структурного подразделения).
3.18. Приказы, издаваемые в организации, не должны противоречить законодательству РФ, Уставу организации, локальным нормативным актам организации и ранее изданным приказам организации.
3.19. Приказы по основной деятельности издаются:
— во исполнение нормативных правовых актов органов государственной власти и вышестоящих организаций;
— в целях осуществления управленческой деятельности, вытекающей из функций и задач организации.
3.20. Приказы по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и в дальнейшем исключали необходимость корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.
3.21. Приказы организации оформляются на бланке приказа с использованием следующих реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись. Дата и регистрационный номер приказа проставляются после подписания приказа руководителем организации.
3.22. Заголовок к приказу печатается через один межстрочный интервал под реквизитами бланка слева от границы левого поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к приказу формулируется с предлогом «о» («об»), кратко и точно отражая содержание текста приказа.
3.29. Распоряжения оформляются по тем же правилам, что и приказы, за исключением того, что в конце преамбулы ставится двоеточие, после чего следуют пункты распорядительной части.
Распоряжения могут не иметь преамбулы.
3.30. До представления на подпись проект приказа (распоряжения) согласовывается с заинтересованными лицами.
3.31. Приказ подписывает руководитель организации или лицо, исполняющее его обязанности.
Распоряжение подписывается руководителем и/или иными уполномоченными им лицами.
3.32. Копии приказов (распоряжений) рассылаются в соответствии с указателем (листом, списком) рассылки.
Электронная копия приказа размещается в соответствующей базе данных СЭД или на корпоративном портале организации в сети «Интернет».
3.33. При оформлении приказа, издаваемого совместно с другой организацией:
— бланк не используется;
— наименования организаций печатаются на одном уровне;
— наименование вида документа (ПРИКАЗ) располагается по центру.
Датой совместного приказа является дата проставления последней подписи на документе. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров, присвоенных каждой из организаций и проставляемых через косую черту в порядке указания организаций — авторов документа.
Текст совместного приказа излагается от первого лица множественного числа («приказываем»), подписи руководителей организаций располагаются на одном уровне слева и справа.
3.34. Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях советов, комиссий, совещаниях оформляется протоколами.
Протокол составляется на основании диктофонных (рукописных) записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений (постановлений).
Протокол оформляется в течение одного-трех дней после проведения заседания, если сроки его подготовки не оговорены особо.
3.35. Реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата и место заседания, регистрационный номер протокола, текст, подписи.
3.36. Заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание подразделения или органа, деятельность которого протоколируется.
Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире — дата окончания: 12-13 мая 2021 г.
3.37. Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указываются фамилии председателя (председательствующего); секретаря; фамилии участников, присутствующих на заседании; лиц, приглашенных на заседание; повестка дня.

Учитывая то, что не каждая компания имеет возможность нанять отдельного сотрудника, рассмотрим, как производится организация кадрового делопроизводства с нуля самостоятельно. Сделать это самостоятельно без специальных знаний и опыта очень сложно. Однако перечисленные ниже пункты помогут избежать наиболее распространенных ошибок.

Обязательные кадровые документы

10. Журнал учета бланков трудовых книжек. Отдельный документ, в котором фиксируется факт поступления на предприятие чистых трудовых книжек и их расходование при приеме на работу новых сотрудников.

Кадровое делопроизводство в 2021 — новые требования

8. Проверьте правильность найма сотрудников на работу. Необходимо удостовериться, что при приеме на работу сотрудников не нарушены требования трудового законодательства. Особенно важно проконтролировать правильность назначения генерального директора, который является должностным лицом. В договоре с ним должны быть прописаны срок действия, возможный испытательный срок, ответственность за нарушения. Устранить неточности и недостатки можно путем заключения дополнительных трудовых договоров (в качестве приложения к основному).

Включить в трудовые договоры с работниками или дополнительные соглашения к ним сведения о правах и обязанностях работников и работодателя в рамках эксперимента, о выбранной для использования в целях проведения эксперимента информационной системе, а также перечень документов, в отношении которых проводится эксперимент, и порядок их создания, использования и хранения в электронном виде (ч. 1 ст. 8 Закона № 122-ФЗ).

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде

Работникам, в свою очередь, до конца года предстоит сделать выбор: сохранить традиционную трудовую книжку или отказаться от нее в пользу ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде – и подать работодателям письменные заявления с указанием выбранного варианта. Если такие заявления не будут представлены работниками в указанный срок, работодатель продолжит вести их трудовые книжки, но стоит иметь в виду, что за рядом работников, не имевших возможности подать заявление (например, по причине временной нетрудоспособности, отстранения от работы либо нахождения в отпуске), сохраняется право сделать это впоследствии в любое время (ч. 2, ч. 6 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2021 г. № 439-ФЗ; далее – Закон № 439-ФЗ).

Эксперимент по переходу на полностью электронный кадровый документооборот

При приеме на работу новых сотрудников работодатель обязан сообщать им о проведении в организации эксперимента, знакомить с соответствующими локальными нормативными актами и уведомлять об их праве самостоятельно решить, будут они участвовать в эксперименте или нет. Не заключить трудовой договор с поступающим на работу лицом по причине его отказа от участия в эксперименте работодатель не вправе (ч. 5 ст. 6 Закона № 122-ФЗ). Разумеется, отказ от участия в эксперименте не может являться и основанием для увольнения работника (ч. 3 ст. 6 Закона № 122-ФЗ).

• подготовки проекта;
• согласования с заинтересованными сотрудниками;
• направления на проверку правильности формирования;
• передачи руководителю для подписания;
• регистрации (с присвоением номера по отдельным группам в пределах календарного года);
• контроль исполнения;
• формирования подлинников в дела в соответствии с номенклатурой.

Целью организации процесса в любом учреждении является содействие своевременному принятию решений управленческого характера и их исполнению. Задачей процесса является обеспечение движения документов по наиболее оптимальному для организации алгоритму при минимальных трудовых и временных затратах.

Как правильно организовать документооборот

Движение бумаг в организации состоит из последовательных шагов по их перемещению и действий, которые нужно совершить в период, когда бумага создается и исполняется. Например, этапы процесса изложены в инструкции, утвержденной Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2021 № 44. Это можно взять за основу.

10 Февраля 2021 в 09:07 Правила оформления документов — это утвержденный порядок обращения с деловыми бумагами в конкретной взятой организации. А поскольку в любой организации существует потребность ведения документооборота, то, как правило, эту функцию возлагают на конкретное лицо, секретаря или офис-менеджера.

С 01.07.2021 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Что такое делопроизводство и документооборот (2021)?

ГОСТ по делопроизводству и документообороту – 2021: что изменится в правилах

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Всем специалистам, ответственным за документооборот, следует обратить внимание на «ГОСТ Р 7.0.97-2021.