Делопроизводство для юриста

5. Положение об архиве систематизирует виды и порядок хранения юридически-значимых документов. Это также немаловажно закрепить на бумаге. Часто бывает, что сотрудники не знают нормы хранения и избавляются от документов уже после истечения срока исковой давности по общему правилу гражданского кодекса.

За время своей профессиональной деятельности мне посчастливилось работать в крупных компаниях с разросшейся юридической службой. Я работала в команде и организовывала свою деятельность самостоятельно. Перед тем как уйти в свободное плавание, была единственным юристом в компании оптово-розничной торговли, и моя система работы, скорее всего, сформировалась именно там.

Локальные акты

  • договоры с поставщиками;
  • договоры с покупателями;
  • журнал входящей корреспонденции (сюда относились поступающие в юридический отдел письма/жалобы/претензии);
  • журнал исходящей корреспонденции (сюда относилась идентичная корреспонденция от компании в различные адреса).

Рис. 1.2
В свою очередь, бухгалтерская отчетность — это основанная на данных бухгалтерского учета упорядоченная совокупность документированной информации, оформленная надлежащим образом и отражающая в денежном выражении сведения об имущественном и финансовом положении предприятия, а также о результатах его хозяйственной деятельности за определенный период. Состав бухгалтерской отчетности представлен на рис. 1.3 .
См. ст. 13 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Глава 1

2.6. Участвует в подготовке и заключении коллективных договоров, отраслевых тарифных соглашений, разработке и осуществлении мероприятий по укреплению трудовой дисцип-лины, регулированию социально-трудовых отношений на предприятии.

Необходимость изучения делопроизводства

ПРИМЕЧАНИЕ. Внешний вид документа есть беспрекословное свидетельство стиля работы управления, дисциплины и личной культуры работников. Если документы выполнены небрежно — значит в учреждении низкая культура труда ( это, прежде всего, 5-6 экземпляров машинописи, где отдельные слова совсем неразборчивы, а общее содержание едва понятно; это документы, напечатанные на тонкой, прозрачной бумаге; это документы, на которых резолюция закрывает половину текста и т.д.)

Рекомендуем прочесть:  Дата выдачи стипендии студентам

Государственное регулирование мы вкратце уже рассмотрели выше. Это тоже обязательная часть. Требования и стандарты регулярно обновляются. Следовательно, делопроизводителю необходимо отслеживать нововведения и корректировать с их учетом свою работу.

Разработкой непосредственно форм документов занимается Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (известное как Госстандарт). Еще одна значимая организация — ВНИИДАД. В ее компетенции — научно-исследовательская работа в области документоведения и архивного дела.

Номенклатура дел

Федеральное архивное агентство координирует всю систему делопроизводства и обеспечивает методическое сопровождение ее участников: основы делопроизводства и документооборота находятся в ведении этого ведомства.

Подсчет объема документооборота обычно осуществляется по местам получения и отправки документов (входящие и исходящие -в экспедиции), а также их создания (внутренние документы — по месту регистрации). Периодически служба ДОУ составляет сводку данных об объеме документооборота (за неделю, месяц, год).

Внедрение компьютерных технологий в делопроизводство позволяет децентрализовать регистрацию документов, создавая в то же время централизованную информационно-поисковую систему (базу данных) о документах организации.

Контрольные вопросы

В случае подключения пользователя к глобальной службе электронной почты (например, Relcom) это означает подключение к уже существующей сети передачи данных, охватывающей огромные территории, узлы которой оснащены мощным оборудованием, обеспечивающим прохождение больших объемов информационных сообщений. Кроме того, часть пользователей одной глобальной системы электронной почты может обмениваться информацией не только внутри своей сети, но и с абонентами других глобальных сетей.

Модуль ПРЕТЕНЗИИ И ИСКИ (CS-SUITS) — является инструментом хранения информации по ведущейся организацией претензионной и исковой работе, причем как собственной, так и в интересах клиентов, что актуально для юридических компаний и адвокатских бюро. Контроль сроков выполнения мероприятий и задач, в том числе соблюдение сроков при ведении претензионной работы и процессуальных сроков, установленных для обжалования актов судебных и иных государственных органов. Членам ЮРКЛУБА предоставляется бесплатный дистрибутив программы CONTROL SYSTEM, доступный только 30 дней, для дальнейшей эксплуатации необходимо приобрести HASP ключ.

Делопроизводство юриста на предприятии

В отделе кадров нужно знать трудовое законодательство, а не просто делопроизводство. Далеко не каждый юрист быстро и правильно может решить вопрос по трудовому спору, уж не говоря о неспециалистах.
Почему-то считают, что в кадры идут люди, которые ничего не знают и ничего не умеют.

Рекомендуем прочесть:  Новости для пенсинеров старше 70 лет в ставропольском к рае

Ведение делопроизводства адвокатом

Как это работает: Отправите к нам на практику-обучение сотрудника Вашей компании, на которого возложены обязанности по ведению кадрового учета. Обычно у нас обучают начинающих кадровых специалистов (до 1 года опыта), секретарей и администраторов, бухгалтеров. На практике сотрудник разработает и внедрит

Вы нашли, то что искали?
Да, отличный сайт много нужной и бесплатной информации.
30.43%
Еще нет, почитать нужно, разобраться.
56.83%
Да, но лучше проконсультируюсь с юристами.
12.73%
Проголосовало: 322

По-настоящему «безбумажный» офис, возможно, еще не скоро станет реальностью как для коммерческих и государственных организаций, так и для частных лиц. Однако цифровые документы шаг за шагом вытесняют своих традиционных, бумажных собратьев за счет своей доступности и возможности экономить время и пространство. Для создания электронного документооборота и интеграции важных документов в бизнес-процессы часто требуется оцифровывать бумажные документы за пределами офиса.

Возможность автоматизации

Здесь юрист может помочь клиенту, предоставив ему в аренду портативный сканер. Клиент затем сканирует документы в офисе или дома и отправляет их юристу по электронной почте. Юристы и их помощники также могут сами сканировать документацию во время встреч с клиентами, причем выполнять эту операцию как в своих офисах, так и у клиента.

Краткий вывод

Именно в этом случае мобильные сканеры могут существенно увеличить производительность, создавая цифровые документы с возможностью поиска по ним. Они занимают мало места, гибко подстраиваются под любые условия и способны передавать отсканированные документы в облако по одному нажатию кнопки. Мобильные высокопроизводительные сканеры наилучшим образом подходят, например, для аудиторских и юридических компаний, аптек, фармацевтических компаний или организаций, предлагающих уход на дому.

При возникновении вопросов о полномочиях сотрудников/отделов необходимо провести анализ должностных обязанностей сотрудников, а также согласовать с руководителем список печатей и штампов и перечень ответственных должностных лиц

Проверить легитимность подписи работника на документе. Рекомендуется составить отдельный документ или предложить внести в Положение о делопроизводстве информацию о предоставлении права подписи отдельных видов документов сотрудниками организации

Рекомендуем прочесть:  Действует ли страховой медицинский полис после увольнения

Делопроизводитель – информационный фильтр организации

Делопроизводителю не обязательно знать законодательную и нормативную базу, которой руководствуется каждый из отделов организации, однако необходимо учитывать особенности документооборота отделов для организации системы делопроизводства на предприятии и согласовать внутренний регламентирующий документ (инструкцию по делопроизводству, положение о делопроизводстве) со всеми отделами организации.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Формирование и учет дел в делопроизводстве подразделений, составление номенклатуры дел. Понятие и особенности заверительной подписи на предприятии. Правила хранения и уничтожения документов. Ответственность за сохранность бухгалтерских документов.

Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения.

9. Организационно-распорядительные документы: понятие, состав, юридическая сила. 10. Характеристика федерального закона как документа, его структура и реквизиты. 11.Основные требования к оформлению распорядительных документов.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы — наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Номенклатура дел

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут — например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Юлия Владимировна
Оцените автора
Заступимся за Вас в правовом поле