Еще одна форма учета договоров и корреспонденции – это реестры, они используются для экспресс-контроля наличия документа, его краткого содержания, статуса в работе, и используются всеми работниками компании для информативности.
Порядок в документации — залог успеха
Если вы начинаете руководить только что сформированным юридическим отделом, вы юрист компании в единственном числе, индивидуальный предприниматель или директор (собственник) компании и хотите понимать, как строится работа в юридической службе, то моя статья наверняка окажется вам полезной.
Локальные акты
В книгах учета отмечается факт выдачи ответственному сотруднику и приема на хранение в юротдел всех документов, касающихся юридического сопровождения компании, ставится собственная подпись сотрудника и дата выдачи/принятия.
Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких – нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.
- общим – касающимся основной деятельности компании,
- кадровым – для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
- секретным – встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
- электронным – когда часть информации передается в цифровом формате.
О чем идет речь
Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.
Провести анализ решения руководства на соответствие юридическим нормам, а также проверить правильность указания всех необходимых реквизитов, поставить визу согласования на проекте приказа или на готовом приказе/решении.
● Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2021; утратил силу), устанавливает сроки хранения отдельных видов документов, издаваемых организацией, в т.ч. исходящих и входящих писем, протоколов, справок, кадровых документов и др. Данный Перечень может использоваться для работы практически в каждом отделе организации, поскольку включает документы, касающиеся практически всех областей ее деятельности. Сроки хранения документов указываются в номенклатуре дел отделов и/или номенклатуре дел по организации в целом. Срок хранения документа, не вошедшего в Перечень, определяется организацией самостоятельно: он согласовывается с руководителем и утверждается приказом, на основании которого документы определенного вида будут храниться в течение указанного в данном приказе срока.
Делопроизводитель – информационный фильтр организации
По поручению руководителя подготовить проект приказа, предоставить на согласование юристу, после проставления визы согласования на документе представить на подпись руководителю и ознакомить с приказом сотрудников компании
Делопроизводство – это деятельность по созданию документов организации, выполняемая по определенным правилам и требованиям. Чаще всего на предприятиях выделяют специальных сотрудников, занятых только в этой сфере. В небольших фирмах функция секретаря может быть возложена практически на любого работника.
Делопроизводство и документооборот – что это такое?
- Централизованная – все секретари находятся в одном отделе и подчиняются начальнику-делопроизводителю или старшему секретарю.
- Децентрализованная – секретари и сотрудники, выполняющие их обязанности, рассредоточены по подразделениям организации и подчиняются разным начальникам.
- Смешанная – наиболее часто встречается в крупных организациях.
Инструкция по делопроизводству
Делопроизводство предполагает фиксацию информации на материальном носителе, создание бумажного либо электронного акта. На его основе строится документооборот организации – движение приказа или письма, начиная от его создания и заканчивая исполнением и отправлением в архив или уничтожением.
Кошмар какой. Романовна , а от количества орфографических ошибок в своем посте вы со стыда не сгораете? Кого только не берут нынче начальниками юридического отдела.
Нет не сгораю, в деловой переписки ворд спасает, а тут столько корректоров. всегда поправят (ну кто-то просто свое «фи» выскажет — самооценку себе повысит). как видите мои проблемы с орфографией иными качествами компенсированы раз у меня все ок и спрашиваю что делать с сотрудником а не как спастись от увольнения. Жизнь — сплошной парадокс, я и адвокатов лучших в городе знаю которые в слове суд три ошибки делают — зарабатывать им это не мешает. ПАРАДКС правда?
#18 Наёмник Наёмник —>
а организовать супер-чрезвычайно просто:
во-первых — нужно создать внутреннюю чрезвычайную комиссию наведения кардинального верховенства дел
(читай ВЧК-НКВД) из одной себя. нквдэшники они сами знаете какие, чуть что..
во-вторых — навести порядок. за беспорядок — уволиться нафик. ну или самовыговор. строгий. то есть наказание соответственно аббревиатуре. шутка.
В этой области требуются грамотные специалисты. Кроме основного образования, они должны регулярно повышать квалификацию, проходить аттестацию. Сотрудникам нужно работать и с аналитической сферой. Работниками создаются личные дела персонала, дополняется и уточняется информация.
Делопроизводство и документооборот
Документооборот предполагает обязательную регистрацию бумаг, которые нужны в производственной деятельности. Грамотность сотрудника связана с правильным распределением документов, их регистрацией и группировкой. Сейчас проводятся разные семинары, на которых рассказывают о приемах и секретах этой профессии. Востребованной сферой является кадровое делопроизводство, поскольку данная область предполагает работу с множеством документов.
Этапы
Что такое делопроизводство? Любая компания, какой бы форма собственности у нее ни была, работает на основе различных бумаг. Ими являются приказы, письма, протоколы. Их относят к организационно-распорядительным документам. Делопроизводством называют работу по созданию бумаг, что выполняется по общепринятым нормам.
