После того как сотрудник получил одобрение расходов от руководителя и представил все оправдательные документы, операция должна быть отражена на счетах бухучета. Как уже было установлено выше, возмещение расходов при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными лицами, поэтому счет 71 использовать не следует. В плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ от 31.10.2021 № 94н, следующим по порядку идет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Его-то и предлагается использовать в описываемой ситуации:
В организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно. Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.
Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков
Если ваш сотрудник, получив средства в подотчет, не отчитался, то такая выплата считается его доходом. Нужно ли облагать ее НДФЛ разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель по налогам.
ООО «Альфа» арендует помещение у ООО «Омега». Сумма арендной платы — 25 960 руб. в месяц (включая НДС 3960 руб.). Кроме того, стороны заключили агентский договор, согласно которому ООО «Омега» от своего имени, но в интересах и за счет ООО «Альфа» приобретает у специализированных организаций коммунальные услуги. За это арендатор ежемесячно выплачивает арендодателю агентское вознаграждение в размере 9440 руб. (включая НДС 1440 руб.). В мае 2021 года общая стоимость коммунальных услуг по помещению составила 16 520 руб. (в том числе НДС 2520 руб.). В соответствии с расчетом стоимость ресурсов, потребленных арендатором, — 10 620 руб. (включая НДС 1620 руб.), остальные расходы являются затратами арендодателя.
Согласно счетам снабжающих организаций общие расходы на коммунальные услуги по помещению за май 2021 года составили 5900 руб. (в том числе НДС 900 руб.). Бухгалтер ООО «Сфера» рассчитал долю потребленных арендатором коммунальных услуг — переменная часть арендной платы за май 2021 года равна 3540 руб. (в том числе НДС 540 руб.). На основании расчета арендатору выставлены акт сдачи-приемки услуг и счет-фактура, датированные 31 мая 2021 года, в сумме 15 340 руб. (11 800 руб. + 3540 руб.), включая НДС 2340 руб. (1800 руб. + 540 руб.). В перечисленных документах указано: «Услуги по предоставлению имущества в аренду в мае 2021 года», к ним прилагается расчет распределения коммунальных услуг и копии документов снабжающих организаций. Стоимость переменной части арендной платы отдельной строкой в счете-фактуре не выделена.
Пример 1
- акт сдачи-приемки услуг, в котором отражены две позиции: «Услуги по предоставлению имущества в аренду в мае 2021 года — 23 600 руб. (включая НДС 3600 руб.)» и «Компенсация потребленных коммунальных услуг за май 2021 года — 4720 руб. (включая НДС 720 руб.)». К акту прилагается расчет распределения коммунальных платежей и копии документов снабжающих организаций;
- счета-фактуры на услуги по предоставлению имущества в аренду в мае 2021 года на общую сумму 23 600 руб. (с выделением НДС 3600 руб.) и на возмещение коммунальных платежей в сумме 4720 руб. (с выделением НДС 720 руб.).
Если клиент выбирает возмещение — завершаем работу над декларацией и сдаем ее в ИФНС. Далее мы проводим полное сопровождение всей процедуры возврата. В рамках камеральной проверки предоставляем необходимые документы и даем обоснованные ответы на запросы налоговиков. В случае необходимости — готовим документы для суда и принимаем активное участие в ведении дела.
- при самовывозе со склада Поставщика — 1000 руб. без учета НДС;
- при доставке Покупателю железнодорожным транспортом — 1100 руб. без учета НДС;
- при доставке Покупателю автомобильным транспортом — 1150 руб. без учета НДС
Возмещение расходов по агентскому договору
Стоимость реализованных товаров — 120 тыс. руб., в том числе НДС (20%) — 20 тыс. руб. Кроме того, поставщик отдельной строкой выделил в счете-фактуре расходы по их доставке, произведенной транспортной компанией, в сумме 12 тыс. руб., в том числе НДС (20%) — 2 тыс. руб. Общая сумма НДС по счету-фактуре составит 20 + 2 = 22 тыс. руб. Но возместить, по мнению чиновников, покупатель в данном случае может только 20 тыс. руб., относящиеся непосредственно к товару.
Руководитель в обязательном порядке издает приказ, регламентирующий возмещение расходов на мобильные звонки по работе. В ст. 188 ТК РФ и других законодательных нормативах указано, достаточно ли только приказа на компенсацию сотовой связи, — нет, недостаточно. Компенсацию использования личного имущества в рабочих целях указывают в должностных обязанностях, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (письма Минфина №03-04-06-01/138 от 17.06.2021, №03-04-06/6-327 от 31.12.2021, Минздравсоцразвития №550-19 от 12.03.2021, №1343-19 от 26.05.2021).
Работодатель компенсирует сотрудникам расходы на корпоративную сотовую связь, если эти затраты связаны с выполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Такие издержки работники подтверждают специальными документами.
Нормативная база
А вот компенсация услуг связи генеральному директору производится без дополнительного подтверждения детализацией. Если в договоре с оператором сотовой связи указан единственный пользователь (директор) и акт оказанных услуг это подтверждает, нет необходимости предоставлять дополнительные документы (постановления АС трех инстанций по делу №А63-5953/2021 от 29.01.2021). Затраты в таком случае относят к прочим расходам на производство и реализацию пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ (постановление кассации №Ф08-6112/2021 от 08.08.2021).
Пункт 2 статьи 9 закона № 129-ФЗ требует отражения в первичных учетных документах содержания хозяйственной операции, а также ее измерителей в натуральной и денежной формах. Данное требование легко может быть выполнено в отношении хозяйственных операций, имеющих материальное выражение, например, связанных с поставкой товара. Но как быть, если речь идет об услугах, например, по продвижению товара на рынке?
Раскрытие содержания хозяйственной операции
Конечно же, отразить выполнение перечисленных выше услуг в актах в той форме и в том объеме, как этого требует Минфин России, невозможно. Если следовать логике Минфина России, можно поставить под сомнение и правомерность отнесения на расходы затрат на оплату труда, поскольку можно утверждать, что в табеле рабочего времени, на основании данных которого работодатель производит начисление заработной платы, отражается лишь факт присутствия работника на рабочем месте, а не выполнение им своих должностных обязанностей. В соответствии с трудовым законодательством заработная плата — это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера. Рассуждая таким образом, можно прийти к выводу о том, что табель учета рабочего времени не будет являться первичным документом, подтверждающим правомерность отнесения организацией на расходы затрат по оплате труда, поскольку теоретически возможна ситуация, когда работник находился на рабочем месте, но непосредственно своих трудовых обязанностей не выполнял?
Форма документа
При рассмотрении другого дела* ФАС Северо-Западного округа были признаны правомерными действия налогоплательщика, включившего в состав затрат расходы по оплате проезда работников в служебные командировки и обратно автобусом внегородского сообщения.
3.2. Возмещение затрат по электрической и тепловой энергии производится на основании счета, выставляемого Предприятием-1 до 20-го числа месяца следующего за расчетным.
3.3. Возмещение затрат по обслуживанию сетей связи производится Предприятием-2 до 30-го числа месяца следующего за расчетным, на основании счета, выставляемого Предприятием-1.
3.4. Расчет производится путем перечисления денежных средств на расчетный счет Предприятия-1 либо внесения наличных денежных средств в кассу Предприятия-1.
2.1. Обязанности Предприятия-1
2.1.1. Предприятие-1 обязуется осуществлять расходы по обслуживанию помещений, в которых размещены сети связи Предприятия-2 по адресу: г._________, ул. ___________, в том числе на основании заключенных договоров.
2.1.2. Предприятие-1 обязуется указать Предприятию точку для подключения заземления.
2.1.3. Предприятие-1 обязуется обеспечить беспрепятственный проход сотрудников и партнеров Предприятия с измерительными приборами, инструментами, оборудованием на место установки оборудования Предприятия на период монтажа, эксплуатации и ремонта сетей связи по предварительно подаваемым спискам Предприятия;
2.1.4. Предприятие-1 обязуется своевременно выставлять Предприятию-2 счета на возмещение расходов в сроки, установленные настоящим Договором.
2.2. Обязанности Предприятия-2.
2.2.1. Предприятие-2 обязуется возмещать Предприятию-1 понесённые расходы в порядке, установленном в разделе 3 настоящего договора.
2.2.2. Предприятие-2 в течение 3-х рабочих дней после прекращения срока действия Договора, или в случае его досрочного расторжения обязано провести демонтаж сетей связи и возвратить владельцу места размещения сетей связи в исправном состоянии по акту приема-передачи.
2.2.3. Предприятие-2 обязуется:
— содержать места размещения сетей связи, а также прилегающую к ним территорию в полной исправности, в соответствии с требованиями санитарной и пожарной инспекций;
— при эксплуатации оборудования обеспечить соблюдение своими специалистами требований правил техники безопасности и ПУЗ, а также обеспечить безопасность электропроводов и их соединений в соответствии с действующими ТУ.
2.2.4. Предприятие- 2 обязано письменно сообщить Предприятию-1 не позднее, чем
за 30 дней о предстоящем освобождении мест размещения сетей связи при досрочном прекращении настоящего Договора, сдать Театру места размещения сетей связи по акту в технически исправном состоянии;
2.2.5. В случае если места размещения сетей связи сдаются Предприятием-2 в неисправном состоянии Предприятие-2 оплачивает Предприятию-1 стоимость необходимого ремонта.
2.2.6. Предприятие 2 обязуется возместить ущерб в полном объеме в случае гибели или повреждения имущества Предприятия-1 по вине Предприятия-2, в том числе в результате пожара.
2. ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН
5.1. Каждая из Сторон освобождается от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по настоящему Договору, если докажет, что оно явилось следствием непреодолимой силы (форс-мажорных обстоятельств), то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств, таких как пожар, наводнение или иное стихийное бедствие, а также издание акта государственного органа, которые Сторона не могла ни предвидеть, ни предотвратить, ни принять эти обстоятельства в расчет при заключении настоящего Договора.
5.2.Освобождение от ответственности действует лишь в период, в течение которого существуют данные обстоятельства и их последствия.
5.3. При наступлении и прекращении вышеуказанных обстоятельств, Сторона должна известить об этом в письменной форме другую Сторону в течение 3 (трех) дней с даты соответственно их наступления и прекращения. Извещение должно содержать данные о характере обстоятельств и их влиянии на исполнение Стороной своих обязанностей по Договору, а также предполагаемый срок их исполнения.
5.4.В случаях, предусмотренных выше, срок исполнения Сторонами их обязательств по Договору приостанавливается соразмерно времени, в течение которого действуют такие обстоятельства и их последствия.
5.5. Со дня прекращения обстоятельства, послужившего основанием для приостановления срока исполнения обязательства, течение срока продолжается. Оставшаяся часть срока удлиняется соразмерно времени приостановления.
5.6. В случае, если такие обстоятельства продолжают действовать более 30 дней, каждая из Сторон имеет право расторгнуть Договор без возмещения убытков другой Стороны.
Правда, нужно отметить, что суды в подобных ситуациях обычно встают на сторону налогоплательщиков. Примером может служить Постановление ФАС Центрального округа от 01.07.2021 по делу № А54-3828/2021С8. Суд указал, что для возмещения НДС не существенно, кем именно оказывались услуги по перевозке — непосредственно поставщиком или сторонней организацией.
Возмещение расходов: облагается НДС или нет, если услуга «перевыставлена» поставщиком
Но следует также помнить, что агентские и комиссионные договоры относятся к возмездным сделкам (ст. 990 и 1005 ГК РФ). Поэтому просто переоформить счет-фактуру по перевозкам недостаточно. Необходимо еще предусмотреть в договоре вознаграждение агенту и оформить все соответствующие документы.
Возмещение расходов по агентскому договору
Поставщик в этом случае включает в облагаемую базу всю сумму реализации, в том числе и «перевыставленные» услуги. Сумму налога, уплаченную перевозчику, продавец может взять к вычету на общих основаниях (письмо Минфина РФ от 22.10.2021 № 03-07-09/44156).
- исчислить НДС по расчетной ставке — 20/120 или 10/110 на дату получения возмещения от покупателя (заказчика). Расчетная ставка — 20/120 либо 10/110 применяется в зависимости от того, по какой ставке облагается основная операция.
Наша организация дислоцировала основное средство на объект работ. Сумма перевозки составляет 60000 руб. без НДС. Согласно договору заказчик компенсирует нам эту сумму перевозки. Организация работает на общей системе налогообложения. Как правильно выставить услуги и счет заказчику — на сумму перевозки начислять НДС или без НДС (раз это компенсация)?
Ответ:
- поставщик (подрядчик, исполнитель) со всей цены по договору, включая возмещенные расходы, должен исчислить и уплатить НДС в общем порядке . Налоговая база в этом случае определяется исходя из цены, установленной договором ( пп. 1 п. 1 ст. 146 , п. 1 ст. 154 НК РФ). Это самый простой способ для целей исчисления НДС.
Согласно нормам законодательства, одна из сторон гражданско-правового договора вправе компенсировать другой денежные суммы в виде возмещения понесенных затрат. На практике данная ситуация выглядит так: сторона «А» оплачивает стоимость расходов стороны «Б», на основании договора сторона «Б» возмещает стороне «А» сумму понесенных затрат. Как правило, возмещение затрат осуществляется в следующих ситуациях:
Понятие возмещаемых расходов
В случае, если имеет место одна из вышеперечисленных ситуации, сторонам целесообразно заключить договор на единую сумму, не описывая условий компенсации. С одной стороны это никак не повлияет на порядок налогообложения, с другой – позволит оптимизировать документооборот и механизм учета. Читайте также статью: → “Особенности распределения входного НДС в учетной политике предприятия».
Типовые ситуации и учет
Действительно, если составить договор без описания условий компенсации, то вся сумма договора облагается НДС, и в таком случае исполнитель, оплачивающий услуги, не имеет какой-либо налоговый выгоды. В связи с этим подобные соглашения следует заключать в случае, когда:
Условиями договора возмездного оказания услуг предусмотрено, что заказчик, помимо стоимости этих услуг, оплачивает расходы исполнителя на проезд к месту оказания услуг. Оплата указанных расходов осуществляется на основании подписанного акта об оказании услуг и представленного исполнителем отчета о расходах с подтверждающими документами. Сумма, возмещаемая исполнителю, составила 9800 руб. Организации оказаны юридические услуги, связанные с представлением интересов организации в суде.
Предприятие-2 обязуется: — включать местоположение сетей связи, а также прилегающей территории в полном объеме, в соответствии с требованиями санитарно-пожарных испытаний; — При работе с оборудованием убедитесь, что его специалисты отвечают требованиям правил безопасности и HSE и обеспечивают безопасность электрических проводов и их соединений в соответствии с действующими требованиями. При наступлении и прекращении вышеуказанных обстоятельств, Сторона должна известить об этом в письменной форме другую Сторону в течение 3 (трех) дней с даты соответственно их наступления и прекращения.
Соглашение о возмещении затрат между юридическими лицами образец
Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.
