Возмещению также подлежат расходы за использование автомобиля сотрудником в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ). Для обоснования выплаты компенсации работник должен предоставить работодателю копию ПТС, заявление с перечислением должностного функционала, для которого требуется автомобиль, и указанием на то, как часто он используется.
Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов
Для обоснования служебных поездок как офисных, так и разъездных работников можно оформить единый нормативный акт компании, например, положение о компенсации транспортных затрат сотрудникам, в котором прописать все должности и порядок выплаты возмещений. Такой документ позволит оправдать разъезды как кассира, так и торгового агента и др.
Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?
Все расходы компании, в том числе и транспортные, подлежащие возмещению сотруднику, должны удовлетворять условиям ст. 252 НК РФ: быть экономически оправданными и подтверждаться корректно оформленными документами. При этом работодатель может их компенсировать лишь при условии, что они осуществлены с его ведома и разрешения (письмо Минфина от 10.09.2021 № 03-03-07/52139). Рассмотрим, какие документы необходимо оформить в каждом конкретном случае.
“Возмещаемые работнику расходы на запчасти, ремонт, техобслуживание, страхование, уплату транспортного налога и прохождение обязательного техосмотра будут являться его доходом в натуральной форме. Ведь эти расходы работник несет независимо от использования автомобиля для работы”.
В каком размере выплачивается компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта в 2021 году
Ошибка: Сотрудник фирмы, работающий на складе, вынужден был осуществить длительную поездку на завод за не доставленным в срок материалом на собственном автомобиле. Он не потребовал компенсации стоимости бензина от работодателя, поскольку думал, что на возмещение подобных расходов имеют право только сотрудники, чья ежедневная работа связана с разъездами.
Распространенные ошибки по теме “Возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта в 2021 году”
Также на работу в ООО “Везём груз” взяли в качестве личного водителя директора Ивана Травина, владеющего легковым автомобилем с объемом двигателя 2100 куб.м. Ему работодатель готов возмещать 2500 рублей в месяц за эксплуатацию его Тойоты.
Случаи, когда работодатель обязан оплатить проезд работников, установлены Трудовым кодексом РФ. В соответствии со ст. 168 ТК РФ , работодатель возмещает сотрудникам расходы на дорогу при направлении в командировку. А в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ , возмещаются транспортные расходы, связанные со служебными поездками, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Причем сотрудникам, которые по служебной надобности вынуждены перемещаться в пределах населенного пункта, также положена компенсация за проезд в общественном транспорте.
Иные случаи, когда за дорогу платит работодатель
При оплате работодателем дороги к месту отдыха такая оплата производится по наименьшей стоимости дороги кратчайшим путем. В соответствии с ч. 4 ст. 325 ТК РФ , человек может подать заявление на компенсацию за проезд до отъезда в отпуск, исходя из примерной стоимости билета. А окончательный расчет производится по возвращении на основании предоставленных проездных документов.
Образец заявления на компенсацию транспортных расходов к месту отдыха
- Организация не сможет включить транспортные расходы в затраты при расчете налога на прибыль, ведь они должны быть не только обоснованны, но и документально подтверждены.
- Если все же организация выплатит компенсацию, то контролирующие органы посчитают ее частью заработной платы и обяжут работника уплатить НДФЛ, а организацию — страховые взносы.
- возмещение трат за эксплуатацию личного автомобиля сотрудника;
- компенсация проезда к месту работы и обратно, в том числе на общественном транспорте и такси;
- оплата командировочных расходов в части приобретения билетов (авиа, ж/д, наземный, водный и прочие виды транспорта);
- оплата билетов к месту отдыха работника и обратно;
- возмещение расходов на проезд к месту работы при переезде в другую местность.
Какие транспортные расходы сотрудникам возмещают
Условия расчета и выплаты компенсации за использование личного автомобиля необходимо обговорить с начальством и закрепить договоренности в специальном документе — договоре или соглашении об эксплуатации личного транспорта подчиненного. Без договора претендовать на компенсационные выплаты не приходится.
Оплата билетов к месту отдыха и обратно
Компенсация за проезд к месту работы при командировке законодательных ограничений не имеет. Работодатель обязан возместить все издержки по факту, но он вправе установить индивидуальные требования в части рационального и экономного расходования бюджета компании: запретить работникам использовать для проезда к месту командировки такси вместо общественного транспорта или приобретать билеты класса люкс, бизнес, первого класса. Такие ограничения распространены в бюджетной сфере.
Далее в учреждении создается приказ руководства, в котором отражаются работы или должностные обязанности, в соответствии с которыми производится компенсация бензина сотрудникам, причины использования личного автотранспортного средства, а также виды издержек, возмещаемых служащим.
- Руководитель согласовал факт использования личного транспорта.
- Расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены надлежащими документами (путевые листы, чеки с заправочных станций и проч.).
- Возмещение издержек может получить только штатный работник предприятия.
Как оформлять
Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности целого ряда работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, в обязательном порядке выплачивается работодателем (ст. 188 ТК РФ).
Этот документ подтвердит, что личная машина используется в служебных целях (п. 7 Положения о командировках). Форму путевого листа можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Если речь о легковом автомобиле, лист заполняем по форме № 3, если грузовой — по форме № 4-С или № 4-П.
Приказ на командировку
- Обычно арендатор несёт расходы на содержание арендованного автомобиля и расходы по его эксплуатации (ст. 646 ГК РФ). Арендодатель должен документально подтвердить расходы, в том числе на бензин.
- Но можно договориться о том, что арендатор платит только за аренду автомобиля, а арендодатель — несёт расходы на топливо и на ремонт автомобиля. Это нужно специально оговорить в договоре.
Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля
Если работник хочет поехать в командировку на личном автомобиле, это можно оформить двумя способами. От того, какой вариант вы выберите, зависит размер и порядок компенсации бензина и налогообложение этой выплаты.
Далее в трудовом договоре, заключенном с сотрудником, должно быть прописано, что он имеет разъездной характер работы и возникающие при этом расходы компенсируются ему согласно указанному положению. Если сразу в договоре это не было прописано, оформите к нему дополнительное соглашение.
Возмещение транспортных расходов сотруднику нередко становится темой обсуждения у бухгалтеров. В данной статье мы рассмотрим, какие нормы права регулируют этот вопрос, какие затраты относятся к транспортным, а также приведем алгоритм бухгалтерского и налогового учета компенсации транспортных издержек работнику.
Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?
Согласна, что ваш коллектив имеет право требовать компенсации денежных средств, затрачиваемых на проезд к месту работы и обратно, но дело в том, что у работодателя нет обязанности удовлетворить ваши требования.
Наиболее важные изменения в применении КОСГУ связаны с переходом всех регионов на прямые выплаты пособий ФСС РФ, а также с вступлением в силу федерального стандарта бухгалтерского учета государственных финансов «Нематериальные активы», утв. приказом Минфина России от 15.11.2021 № 181н.
Изменения с 2021 года
Неисключительные права на результаты интеллектуальной деятельности с определенным сроком полезного использования принимаются к учету по подстатье 352, с неопределенным сроком – по подстатье 353 КОСГУ (пп. 11.5, 11.5.2, 11.5.3 Порядка № 209н). В прежней редакции Порядка № 209н было наоборот: по подстатье 352 КОСГУ предполагался учет неисключительных прав с неопределенным сроком, а по подстатье 353 – с определенным. Однако соответствующие пункты Порядка № 209н скорректированы.
Изменения с 2021 года
Неисключительные права пользования на результаты интеллектуальной деятельности в соответствии с лицензионными договорами, иными документами, подтверждающими существование права пользования на результаты интеллектуальной деятельности, как и прежде, необходимо оплачивать по подстатье 226 КОСГУ. В этой части п. 10.2.6 Порядка № 209н оставлен без изменений. Ранее планировалось, что для этих целей будут применяться подстатьи 352, 353 КОСГУ.
Для того, чтобы стимулировать развитие промышленности, а также обеспечить условия развития компании в условиях конкурентоспособности, было принято решение о возмещении части затрат на доставку груза, который относится к сфере производства.
Компенсация затрат на транспортировку
Транспортные компании имеют достаточно большой опыт работы в сфере международной доставки грузов. Именно поэтому для них не составляет большого труда осуществлять экспорт продукции той или иной компании. Преимущества обращения в транспортную компанию для осуществления доставки груза очевидны.
Кто может рассчитывать на поддержку
В условиях непростой экономической ситуации такая помощь весьма ощутима. С мая 2021 года вступили изменения в действующее Постановление РФ «О государственной поддержке российских организаций промышленности». Данные изменения коснулись, прежде всего, промышленности. Теперь, если компания не достигнет плановых показателей, то штрафные санкции накладываться не будут.
СЛЕДУЕТ ОТМЕТИТЬ: ФНС РФ считает путевой лист необходимым для обоснования такого рода расходов, а Минфин РФ — необязательным. Судя по всему, компаниям в этом вопросе следует исходить из принципов целесообразности.
Отметим, что выплата компенсации возможна лишь в тех случаях, когда возможность использования личного авто в служебных целях согласована с работодателем. При этом договорённость должна иметь письменную форму. В теле договора обязательно прописываются условия компенсационных выплат и размер возмещения.
Порядок выплаты и размер компенсации
- во-первых, это возмещение должно быть оговорено в колдоговоре или в отдельном положении по компенсации транспортных затрат;
- во-вторых, понадобятся подтверждающие документы, в качестве которых могут выступать чек от таксиста и пояснительная записка сотрудника с указанием, почему именно такое средство передвижения было выбрано.
При налогообложении прибыли следует иметь в виду, что подобные суммы компенсации относятся к прочим расходам, но только в пределах установленных норм (подп. 11 п. 1 стат. 264 НК, п. 1 постановления № 92 от 08.02.02 г., письмо Минфина № 03-03-06/1/465 от 09.08.2021 г.):
Обратите внимание! Согласно стат. 188 ТК размер денежного возмещения при использовании в интересах предприятия-работодателя личного автомобиля работника определяется в письменном виде с учетом требований законодательства РФ.
Возмещение транспортных расходов сотруднику – в каких случаях возможно
Трудовое законодательство не содержит каких-либо ограничений относительно минимальной и максимальной величины компенсации. Поэтому в соглашении между работодателем и работником можно установить любой разумный размер выплаты. Причем выплатить возмещение сотруднику разрешается даже при разовом использовании собственного авто в служебных целях. При начислении суммы по стат. 188 можно разбить общую величину на компенсацию за износ транспорта при его эксплуатации и компенсацию прямых затрат в процессе эксплуатации (ГСМ, ремонт и пр.). В целях обоснованности расходов рекомендуется привести в ЛНА методику расчета величины компенсации с учетом пробега авто, СПИ, интенсивности служебного использования и других факторов.
