Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Об этом говорит ст. 166 ТК РФ. При направлении работника в командировку ему необходимо возместить расходы на проезд и наем жилого помещения, суточные, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2021 № 749, далее — Положение).
«Некомандировочные» командировочные расходы
Если в договоре аутсорсинга указано, что заказчик обязуется нести все расходы, связанные с оказанием персоналом услуг, то учет для целей налогообложения прибыли расходов на командировки таких сотрудников обоснован. К такому выводу приходят суды (постановление ФАС Московского округа от 21.09.2021 № КА-А40/9252-09).
Вариант второй: договор подряда с физлицом
Компания может заключить, к примеру, договор оказания услуг с другим юридическим лицом. Если в рамках такого договора работники исполнителя направляются в командировки, которые оплачивает заказчик, то затраты можно учесть при расчете налога на прибыль на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Правомерность такого подхода подтверждает арбитражная практика (постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2021 № А05-5368/2021-26).
Однако позднее в письме от 19.11.15 г. № 03-04-06/67038 Минфин России изложил иную точку зрения, согласно которой независимо от того, была ли осуществлена оплата за физическое лицо в его интересах или нет, стоимость проезда к месту проведения мероприятий и проживания в этом месте является его доходом, полученным в натуральной форме, с которого организация должна удержать НДФЛ.
На то, что такие затраты не могут быть учтены, как командировочные расходы, указывают также суды, в частности, в постановлениях ФАС Уральского округа от 19.01.09 г. № Ф09-10311/08-С3, ФАС Северо-Западного округа от 1.10.07 г. № А05-5368/2021–26 и др. В первом из них отмечено, что затраты налогоплательщика, связанные с проездом и проживанием аудиторов — сотрудников контрагента соответствуют критериям, установленным в п.п. 17, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Во втором разъяснено, что если между организациями заключен договор по оказанию консультационных услуг на территории заказчика, при этом договором предусмотрено, что заказчик обязан компенсировать контрагенту расходы на командировку (проезд, проживание, суточные), и данные расходы фактически произведены, документально подтверждены и экономически обоснованы, то они учитываются заказчиком при определении налоговой базы по налогу на прибыль на основании п.п. 15 и 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Расходы на командировки своих и «чужих» работников
Если в договоре содержится условие о том, что заказчик компенсирует подрядчику расходы по командированию работников сверх цены договора, то это связано с повышенными рисками для обеих сторон, ведь согласно ст. 41 НК РФ данная сумма не может рассматриваться доходом подрядчика, следовательно, в составе выручки у него будет учтена лишь сумма вознаграждения по договору.
Недостаток данного варианта состоит в том, что запланированная сумма командировочных расходов, включенная в установленную цену договора, может оказаться значительно меньше фактической, и соответственно подрядчик получит меньший доход, чем ожидал.
Взаимосвязь ндс и налога на прибыль
2021 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Постановление N749) расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
Служебная записка на заказ проездных карт
Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению. После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.
Условия дистанционной работы согласовываются сторонами трудовых отношений в трудовом договоре (статья 312.1 ТК РФ). В настоящее время готовятся масштабные изменения в главу 49.1, уточняющие ныне действующие положения. Вводится понятие временного удаленного режима труда. Такой режим работы вводится в упрощенном порядке: решением руководителя организации в локальном нормативном акте без внесения изменений в трудовые договоры. Допускается перевод персонала на временную удаленную работу при чрезвычайных ситуациях: эпидемиях, техногенных катастрофах, иных ситуациях, создающих угрозу нормальной жизни населения.
Указанное в соглашении с работником и экономически обоснованное возмещение затрат дистанционного работника организация вправе учесть при расчете налога на прибыль. Компенсационные выплаты относятся к иным перечислениям в пользу трудящегося, предусмотренным трудовым (коллективным) договором (пункт 25 статьи 255 НК РФ).
Налоги и страховые взносы
На законодательном уровне у работодателя нет обязанности выплачивать сотруднику компенсацию расходов при удаленной работе, но стороны вправе согласовать между собой возмещение затрат такого сотрудника (статья 312.3 ТК РФ). Это выгодно не только персоналу, но и компании: организация экономит на аренде помещений, оборудовании рабочего места.
При переезде в другую местность работника, заключившего трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондов, федеральных государственных учреждений работнику возмещаются расходы в порядке и размере, установленном постановлением Правительства РФ от 11.08.2021 № 514.
2. Возмещение расходов, связанных с переездом работника в другую местность
Важно! Порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Возможно определение порядка и размера возмещения расходов соглашением сторон трудового договора.
1. Возмещение расходов, связанных с направлением работника в служебную командировку
Важно! Работник вправе требовать от работодателя возмещения расходов, связанные с переездом в другую местность в случае, если переезд производится по предварительной договоренности между работником и работодателем.
Раздел 7 ТК РФ посвящен гарантиям и компенсациям, на которые могут рассчитывать работники в различных ситуациях. Сами случаи их предоставления перечислены в статье 165 ТК РФ . В последующих статьях раздела достаточно подробно описано, какие конкретно затраты сотрудника могут быть возмещены.
Когда можно рассчитывать на получение компенсации
Компенсация аренды жилья сотрудникам, оплата проезда, возмещение других расходов и суточные — все это должен предоставить работодатель специалисту, отправляющемуся в служебную командировку. Как и в каком размере будут выплачены эти средства, оговаривается в локальных нормативных актах.
Питание
- при переезде на работу в другую местность;
- при направлении в служебные командировки;
- при совмещении работы с получением образования;
- при исполнении государственных или общественных заданий;
- при вынужденном прекращении работы не по вине сотрудника;
- при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска;
- в некоторых случаях прекращения трудового договора;
- при задержке выдачи трудовой книжки при увольнении.
Одновременно размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного оборудования (средств) для целей трудовой деятельности.
В письме от 29.10.2021 № 03-04-06/94269 Минфин России растолковал приведённые выше нормы применительно к вопросу обложения НДФЛ и страховыми взносами компенсаций за использование дистанционными работниками принадлежащих им:
Позиция Минфина
А вот понятие компенсаций, связанных с исполнением трудовых обязанностей, а также случаи их предоставления определены Трудовым кодексом РФ: это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164).
Кроме того, новые нормы прямо указывают, что дистанционный работник вправе с согласия или с ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. В свою очередь, на работодателя возлагается обязанность компенсировать использование работником указанных оборудования и средств и возмещать расходы, связанные с их использованием.
В связи с внесением с 01.01.2021 изменений в Трудовой кодекс РФ работодателям, компенсирующим расходы работников на удаленке, к началу 2021 года следует привести документы в соответствие с Федеральным законом от 08.12.2021 № 407-ФЗ и согласовать с работниками перечень документов, которые они будут предоставлять в подтверждение расходов в 2021 году.
Рекомендации Минтруда и Минфина 2021 года
Чтобы работодателю выплатить компенсацию работникам за вынужденные расходы и не нести при этом дополнительные налоговые издержки, ему необходимо собрать комплект документов, обосновывающих необходимость выплаты компенсаций, их размер и связь с исполнением трудовых обязанностей. При иных условиях компенсация может быть признана частью оплаты труда или иного дохода сотрудника, облагаемого НДФЛ и страховыми взносами. Кроме того, если не будет подтверждена связь компенсации с коммерческой деятельностью работодателя, то и в расходы по налогу на прибыль принять их будет нельзя.
Безусловно, можно воспользоваться общественным транспортом, однако, это порой неуместно, так как могут перевозится имущество организации или какие-то важные документы. К тому же поездки на таком транспорте, не всегда выглядят корректно, к примеру, тогда, когда вы спешите на встречу с серьезными партнерами.
При этом, если выдача одежды предусматривается законодательством, то проблем с принятием расходов не будет.Но когда законодательством это не предусмотрено, необходимо соблюдение условий, выдвигаемых контролирующими организациями. А именно:
«форменный» учет: как одеть и обуть сотрудника
Позиция налоговых органов. Компенсация командировочных расходов не образует дохода у физического лица, ведь расходы осуществляются в интересах организации-заказчика (письмо ФНС России от 25.03.2021 № КЕ-3-3/926).
