В рамках второго подхода все траты учитываются в прочих расходах. Учет расходов производится в полном объеме. Дохода в натуральной форме в данном случае у сотрудника не образуется. Следовательно, не происходит и удержания НДФЛ. Данный метод вполне можно обосновать. Уже возникали соответствующие прецеденты. Суды часто поддерживают такую позицию компании на основании того, что расходы связаны с интересами производства и не являются составляющей оплаты труда.
- Аренда квартиры, оформленная самой компанией.
- Жилье арендует именно сотрудник. Работодатель просто возмещает его затраты. Руководитель может делать отчисления как на счет самого сотрудника, так и на счет арендодателя.
Особенности оплаты аренды
Этот метод можно использовать в том случае, если руководитель компании готов отстаивать правомерность применения перед надзорными органами. Основание этого метода – отрицание того, что траты на аренду квартиры являются оплатой труда сотрудника. Одновременно с этим утверждается, что траты являются обоснованными. Оправданность расходов обусловлена тем, что без них компания не сможет нормально функционировать.
Случаи, когда работодатель берет на себя оплату расходов по аренде жилья для своих сотрудников, достаточно распространены. При этом ситуаций, которые по нормам законодательства прямо обязывают работодателя к оплате расходов на жилье, не так много. Носят такие выплаты название компенсаций. Но чаще работодатель принимает на себя подобные обязанности добровольно, и именно они вызывают наибольшее количество вопросов.
Варианты выплат за аренду жилья
Доход, выданный работнику (в т. ч. иностранному) в виде арендной платы, независимо от того, каким образом осуществляется эта оплата (путем передачи денег работодателем непосредственно арендодателю или выплаты соответствующей суммы самому работнику), будет облагаться (письмо Минфина России от 07.04.2021 № 03-04-09/21137):
Налоги при добровольной оплате расходов на проживание работника
Однозначно решается вопрос по оплате проживания в составе командировочных выплат. ТК РФ (ст. 168) вменяет работодателю в обязанность возмещение таких расходов, и они в полной их сумме учтутся в базе по прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В том числе, если на это есть соответствующее решение работодателя, допускается принятие расходов на проживание в местности, откуда работник может каждый день возвращаться к основному месту жительства (письмо Минфина РФ от 10.10.2021 № 03-04-06/58957).
Если для выполнения трудовых обязанностей работнику необходим переезд, работодатель обязан из своих средств возместить его расходы на переезд и обустройство на новом месте жительства (статья 169 ТК). Входит ли в состав таких расходов компенсация за съем жилья, законодательство не разъясняет. Работодатель вправе указать в своих локальных нормативных актах состав и порядок возмещения.
Когда расходы на аренду квартиры компенсируют
- копии документов, подтверждающих произведенные сотрудником расходы: договор найма жилого помещения, квитанции об оплате;
- заявление, служебная записка на компенсацию жилья сотруднику, иной документ, предусмотренный коллективным договором.
Образец приказа: как оформить компенсацию сотруднику за аренду жилья
- при оформлении аренды на организацию и предоставление жилья работнику безвозмездно базой обложения признается размер арендных платежей;
- при оформлении договора аренды на сотрудника базой обложения НДФЛ признается компенсационная выплата.
На то, что такие затраты не могут быть учтены, как командировочные расходы, указывают также суды, в частности, в постановлениях ФАС Уральского округа от 19.01.09 г. № Ф09-10311/08-С3, ФАС Северо-Западного округа от 1.10.07 г. № А05-5368/2021–26 и др. В первом из них отмечено, что затраты налогоплательщика, связанные с проездом и проживанием аудиторов — сотрудников контрагента соответствуют критериям, установленным в п.п. 17, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Во втором разъяснено, что если между организациями заключен договор по оказанию консультационных услуг на территории заказчика, при этом договором предусмотрено, что заказчик обязан компенсировать контрагенту расходы на командировку (проезд, проживание, суточные), и данные расходы фактически произведены, документально подтверждены и экономически обоснованы, то они учитываются заказчиком при определении налоговой базы по налогу на прибыль на основании п.п. 15 и 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Расходы на командировки своих и «чужих» работников
Поэтому если организация как принимающая сторона компенсирует проезд и проживание «чужим» работникам, в том числе иностранных организаций, то данная компенсация является правом этой организации, а не обязанностью.
Основные положения
Отметим, что согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Применение первого варианта, в соответствии с которым оплата аренды квартиры учитывается в составе прочих расходов, влечет за собой риск спора с налоговым органом в отношении квалификации всей суммы расхода, поскольку согласно официальной позиции рассматриваемые расходы представляют собой оплату труда. Как указал Минфин России в письме от 30 сентября 2021 г. № 03-03-06/1/40369, «что касается возможности применения пп. 49 п. 1 ст. 264 Кодекса (о других расходах, связанных с производством и реализацией) в целях признания вышеуказанных затрат организации в составе расходов, учитываемых при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций, то следует иметь в виду, что порядок учета данных затрат урегулирован ст. ст. 255 и 270 НК РФ».
Налог на прибыль
Поскольку ст. 169 ТК РФ в новой редакции позволяет самостоятельно определить в локальном нормативном акте порядок и размер возмещения расходов при переезде, работодатель вправе включить в состав такой компенсации в том числе расходы на оплату проживания.
Страховые взносы
Обеспечение работников жильем зависит только от наступления определенного события — переезда. Обязанность Общества по предоставлению жилья не зависит от трудового вклада работника, результатов его работы, а значит, не носит стимулирующего характера.
- стоимости аренды жилья, оформленной по договору самой организаций;
- в случае самостоятельно заключения договору. В этом случае оплата производится работником, а денежные средства перечисляются на его счет, или арендодателю.
Особенности оплаты аренды
Сотрудники предприятий и организаций обращаются непосредственно к работодателю. Причем, закон не обязывает руководителя предприятия или организации предоставлять денежную компенсацию работнику или оплачивать жилье, кроме случаев, когда сотрудник по инициативе работодателя был приглашен на работу с другого города или страны.
Куда следует обратиться, чтобы получить компенсацию
Военнослужащим средства выделяются из федерального бюджета, следовательно требования к выбранному арендному жилью выдвигаются несколько иными, и в некоторых случаях в предоставлении компенсации может быть отказано.
Согласно Постановлению Правительства №187 от 02.04.2021, в случае переезда работника для осуществления трудовой деятельности на новой территории организация вправе начислить ему единоразовую компенсацию на обустройство. Но в этом случае дальнейшая оплата аренды не предусматривается.
В ст. 255 НК РФ указано, что любые выплаты в натуральной форме, начисляемые работнику, считаются прочими расходами. Также возместить средства, затраченные на оплату съемной квартиры, проводят как “расходы на оплату труда”, в зависимости от того, что указано по этому вопросу во внутренних нормативных актов предприятия.
Бухгалтерский учет
В действующем законодательстве нет единого определения компенсации жилья сотруднику. По одним источникам эти расходы классифицируются как гарантия, финансовая поддержка при переезде. По другим — входят в оклад сотрудника в виде натурального дохода, получение оплаты за работу или её части в виде продукции компании или материальных ценностей.
Граждане, которые трудятся в бюджетных организациях, не имеют единого закона по компенсации за жилье. Возможность предоставления, порядок получения и размер выплат определяют акты регионального законодательства. Поэтому компенсацию за съем жилья могут давать не всем бюджетникам, а лишь выбранной категории работников, и оплачивать ее будут, учитывая возможности регионального бюджета.
Сирот
В соответствии с Постановлением Правительства РФ № 1228 от 30 декабря 2021 года сотрудник полиции, не имеющий собственного жилья, может получить компенсацию на возмещение расходов за съем жилья. Сюда относятся и те полицейские, жилье которых находится на значительном расстоянии от места работы, что существенно затрудняет его своевременное нахождение на службе, или делает его совсем невозможным.
Для служащих правоохранительных органов и ФСИН
- Специфика организации требует узких специалистов, найти которых крайне трудно. Поэтому привлекаются работники из других городов и регионов. Такое условие может быть прописано в договоре, как обязательство руководства. Порядок и размер регулируются также трудовым договором.
- В особых субъектах РФ, например, районах Крайнего Севера, это обусловлено все той же нехваткой кадров. Привлечение сотрудников со всей страны требует обеспечения их жильем, либо выплаты компенсации.
Иногда после выполнения командировочного задания работник остается в данной местности на отдых. Возмещается ли работнику стоимость обратного билета при его возвращении? Согласно разъяснениям, данным в письме Минфина России от 10 ноября 2021 г. N 03-03-04/2/111, к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на командировки. В том числе проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ), при этом они должны быть обоснованы и документально подтверждены.
Комментарий к Статье 168 ТК РФ
1. Если работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, то организация (направляющая сторона) выплату суточных им не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, то организация (направляющая сторона) выплачивает им суточные в размере 30 процентов нормы, включая надбавки, предусмотренные Постановлением N 812.
Другой комментарий к Ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации
Документальным подтверждением расходов будут билеты с отметками о поездках. А чтобы экономически обосновать затраты, нужно издать приказ, в котором указать, что во время командировки работник будет добираться из гостиницы на работу на метро, а фирма обязуется расходы компенсировать.
Поэтому арендная плата за квартиру для иностранного сотрудника признается его доходом в натуральной форме, и с нее необходимо уплачивать налог. Так считает и Федеральная налоговая служба РФ (письмо от 10.01.2021 № БС-4-11/123@).
Помните, если владелец, у которого предприятие арендует жилье для работников, не является ИП, то арендатор признается налоговым агентом в отношении доходов, уплаченных хозяину квартиры. Соответственно, с арендной платы взимается налог.
2 варианта аренды квартиры для сотрудника
Начисление страховых взносов тоже не требуется, так как возмещение расходов на аренду квартиры сотрудникам не облагается взносами. Был случай, когда суд признал это (Постановление 13 ААС от 07.05.2021 № А21-10270/2021).
