Отправляю На Согласование

Всем кто ищет необходимую юридическую информацию, сегодня наша команда юристов ответит на интересную для всех — Отправляю На Согласование. Стараемся всегда обновлять необходимую информацию, чтобы была только актуальное инфо, но бывает что поправки вносятся в законы очень быстро, поэтому после прочтения у Вас могут остаться вопросы, с радостью ответим на них в комментах или с помощью наших партнеров-юристов online — на сайте в удобное для Вас время.

Если информация была Вам полезна, поделитесь ею в социальных сетях. Перед прочтением хочется сразу сделать поправку, что это не экспертное мнение,а лишь то что используем в нашей практике.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Структура документа

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Письма пишутся на официальных бланках, принятых в организации. Подписанному письму присваивается исходящий номер, а при получении в организации получателя входящий. По этим датам легко отследить ход строительства объекта, как оперативно реагировали участники строительства, какие решения принимались, что было изменено (согласования изменений), о чем просили и какие ответы получили. Письма пригодятся при проверках стройки органами надзора, могут пригодится в суде.

Согласование изменений проектных решений официальным письмом

В письме указывается название объекта, раздел проектной документации и номер листа, причина ввиду которой необходимо внести изменение. Если есть что приложить к письму желательно это конечно сделать. Это может быть схема предлагаемого технического решения, документ о качестве на материал, который хочет применить подрядчик.

2. Письмо проектировщику.

Заказчику не стоит забывать о том, что при согласовании и внесении изменений технических решений, которые затрагивают конструктивные и другие характеристики безопасности объекта капитального строительства в проектную документацию получившую ранее положительное заключение экспертизы придется повторно проходить экспертизу. В некоторых случаях изменения, повлекшие изменение сметной стоимости тоже повлекут повторное прохождение экспертизы. Подробнее про необходимость экспертизы читайте в ГрК РФ Статья 49.

Самый длинный путь согласования проходят распорядительные документы, договоры, соглашения, государственные контракты. Для писем обычно достаточно начальника отдела и курирующего заместителя. Письма, отправляемые во внешние организации лучше согласовывать со службой делопроизводства.

1. Документ визирует начальник подразделения, подготовившего документ.
2. Заместитель руководителя организации, курирующий данный отдел.
3. Если документ касается финансовых вопросов, то визирует его главный бухгалтер.
4. Если требуется правовая оценка, то согласовываем документ с юридическим отделом
5. Последним документ визирует начальник службы делопроизводства. Он проверяет орфографию, стилистику, оформление документа и наличие всех виз.
6. Ответственность за своевременное направление документа на согласование несёт исполнитель.

04 апреля, 2021

Для внешнего согласования, то есть, когда документ уходит из организации используют гриф согласования. ГОСТ Р 6.30–2021 разъясняет, что документ может быть согласован должностным лицом или другим документом.

После получения от контрагента подписанного оригинала он сканируется и автоматически прикрепляется к электронной карточке. При сканировании оригинала договора выполняется автоматический поиск карточку договора по его штрих-коду. Отсканированный оригинал отображается в карточке договора.

• Согласование договора в режиме on-line локальными и удалёнными пользователями
• Формирование произвольных графических схем согласования (параллельное, последовательное или смешанное согласование)
• Возможность добавления в схему согласования договора дополнительных лиц. Замена согласующего лица.
• Формирование индивидуальных поручений согласующим лицам (текст, срок, напоминание)
• Уведомления всем участникам процесса с дублированием на e-mail (опционально)
• Возможность настройки итоговых действий согласующих (Согласовано, Отклонено, Согласовано с замечаниями)
• Контроль срока согласования договора. Возможность автоматического согласования если согласование просрочено (опция)
• Напоминания о сроке согласования согласующим лицам
• Формирование версий согласуемого договора
• Ввод и учёт статусов замечаний. Контроль устранения замечания
• Контроль возврата договора, отправленного на согласование (подписание) контрагенту (даты, виды доставки, квитанция, статус)
• Автоматическое формирование статуса договора (не согласовывался, согласован, отклонён, проводится согласование)
• Возврат не согласованного договора инициатору для устранения замечаний и отправки на повторное согласование. Учёт количества циклов (итераций) согласования
• Возможность отправки договора на повторное согласование только тем согласующим, которые не согласовали договор (опция)
• Возможность ручного или автоматического (опция) прерывания процесса согласования
• Динамическое разграничение прав доступа участников процесса согласования договора
• Формирование листа согласования и листа замечаний к согласованному договору
• Автоматическое ведение журнала истории согласования
• Динамический журнал договоров «У меня на согласовании», в котором отображаются все документы, поступившие сотруднику на согласование, но ещё им не согласованные
• Динамический журнал договоров «На согласовании», в котором отображаются договоры находящиеся на согласовании
• Возможность поиска договора по признаку «Договор, который я ранее согласовывал». Отбираются карточки договоров, в которых указанный сотрудник был участником процесса согласования
• Возможность внесения не только замечаний (которые требуют устранения), но и комментариев
• Хранение скана подписанной с обеих сторон итоговой версии согласованного договора
• Учёт мест хранения оригинала подписанного договора

Согласование договоров через Интернет. Удалённое согласование договоров

Электронное согласование договоров не возможно без полноценной системы контроля. Внедрение электронного согласования должно максимально поддерживаться средствами контроля системы документооборота. В случае просроченности задания по согласованию договора система должна уведомлять согласующего и контролёра процесса. Кроме автоматических уведомлений согласующим лицам, индикации статусов и сроков согласования по каждому согласующему система документооборота должна обеспечивать учёт фактических сроков согласования. Это позволит сравнить плановые и фактические показатели, выявить «узкие» места и предложить оптимальные схемы электронного согласования.

Правоустанавливающие документы, подтверждающие имущественные права заявителя на занимаемое здание, строение, сооружение, помещение, которое является местом фактического нахождения (местом осуществления деятельности) организации, индивидуального предпринимателя, размещающих вывеску (копия, 1 шт.)

• Обязательный
• Предоставляется только для просмотра (снятия копии) в начале оказания услуги

При наличии документов, не подлежащих государственной регистрации, а также в случае отсутствия указанных документов в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним, а также в случае отсутствия указанных документов и сведений в органе исполнительной власти города Москвы, уполномоченном на управление и распоряжение земельными участками, находящимися в государственной собственности города Москвы, и земельными участками, находящимися на территории города Москвы, государственная собственность на которые не разграничена. Электронная копия (электронный образ) документа в формате PDF, ZIP, подписанная в установленном порядке электронной подписью, прикрепляется заявителем к интерактивной форме запроса.

Сроки предоставления услуги

Правоустанавливающие документы, подтверждающие имущественные права заявителя на земельный участок, на котором расположены здание, строение, сооружение, которые являются местом фактического нахождения (местом осуществления деятельности) организации, индивидуального предпринимателя, размещающих отдельно стоящую вывеску (копия, 1 шт.)

• Обязательный
• Предоставляется только для просмотра (снятия копии) в начале оказания услуги

В случае если право на земельный участок в соответствии с законодательством Российской Федерации признается возникшим независимо от его регистрации в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним, а также в случае отсутствия сведений о правах на земельный участок в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним, а также правоустанавливающие документы, подтверждающие имущественные права на здания, строения, сооружения и земельный участок, на котором предусматривается размещение отдельно стоящей информационной конструкции, за исключением размещения ценовых табло АЗС за пределами границ земельных участков, занимаемых автозаправочными станциями. Электронная копия (электронный образ) документа в формате PDF, ZIP, подписанная в установленном порядке электронной подписью, прикрепляется заявителем к интерактивной форме запроса.

Результат оказания услуги

Заключение о несущих способностях крыши здания, строения, сооружения, оформленное уполномоченной проектной организацией (копия, 1 шт.)

• Обязательный
• Предоставляется только для просмотра (снятия копии) в начале оказания услуги

В случае установки информационной конструкции (вывески) на крыше здания, строения, сооружения. Электронная копия (электронный образ) документа в формате PDF, ZIP, подписанная в установленном порядке электронной подписью, прикрепляется заявителем к интерактивной форме запроса.

Хронологический интервал между последней датой визирования проекта и датой его представления на рассмотрение Председателю Банка России, Совету директоров, Национальному финансовому совету (далее — НФС) не должен превышать двух месяцев. В указанный интервал не включается срок, необходимый для согласования проекта с федеральными органами исполнительной власти, иными органами (организациями). Хронологический интервал, установленный настоящим абзацем, может быть изменен по решению Комитета банковского надзора (далее — КБН), Комитета финансового надзора (далее — КФН).

В случае если на согласительном совещании принято решение о том, что проект не требует доработки, он подлежит согласованию только с заинтересованными структурными подразделениями, ранее не согласовавшими проект.

Главный архитектор

Если по результатам проведенного ответственным структурным подразделением обсуждения проекта не была выработана единая позиция по проекту, руководитель ответственного структурного подразделения и (или) руководитель заинтересованного структурного подразделения, чьи замечания и предложения по проекту не были учтены, вправе направить Председателю Банка России или курирующему должностному лицу Банка России (при его наличии) докладную записку с обоснованием имеющихся замечаний и предложений по проекту для принятия по ним решения. К докладной записке прикладывается протокол согласительного совещания (в случае его проведения), иные необходимые, по мнению соответствующего структурного подразделения, материалы.

Не буду долго расписывать, как и почему в итоге мы остановились на решении “придумать велосипед” и написать свою систему электронного документооборота. Решение принято — нужно делать. Мы уже прошли болезнь попытки реализовать продукт без требований, поэтому первично стартовал процесс написания ТЗ и его согласования. Благо перед глазами у нас были примеры реализаций, поэтому формирование прошло довольно безболезненно.

Реализация

• Задание дефолтных значений справочников (как пользовательских, так и системных). Пользовательский справочник — это сущность, позволяющая задавать элементы самостоятельно пользователем. Созданные элементы будут доступны только ему. При этом в такой справочник администратор системы может внести общие элементы, которые будут доступны всем пользователям системы
• Определение наиболее часто использующихся элементов справочников для каждого пользователя и формирование списков в интерфейсе исходя из данной статистики (сортировка)
• Полностью настраиваемые из админки схемы (структура и свойства полей для заполнения) и представления (расположение элементов в форме) каждого типа запроса на согласование
• Гибкий ACL
• Настраиваемый каждым пользователем поиск заявок по различным наборам параметров. Параметрами могут быть любые свойства шаблонов заявки с возможностью выбрать условие, которое необходимо наложить на данное поле при фильтрации. При этом можно создать сколько угодно сетов для фильтрации. Удобно для быстрого поиска в разных разрезах
• Проверка на валидность введенных значений на основании заданного шаблона для конкретного поля заявки

Не обошлось конечно и без “курьезов”. В первую очередь речь, идет о конфигурировании воркфлоу. Мы изначально решили, что нам нужна возможность конфигурирования древовидной схемы бизнес-процесса. Чтобы из одной точки (этапа) согласования можно было пойти по разным веткам, в зависимости от выбора пользователя (Согласующего). Логично и гибко. Но уже после того, как мы реализовали данную возможность, и запустили систему в продакшн, нам показалось, что на самом деле не нужно давать пользователю право выбора (возможности задуматься). Для него все должно происходить на уровне “Согласовать”, “Отказать”. В противном случае мы не сможем отойти от принципа понимания сотрудником тонкостей взаимодействия в компании. А для удовлетворения данного условия воркфлоу должен быть линейным.

Дашборд

Теперь немного о нашем “ноу-хау” (по крайней мере мы в это верим). Чтобы добиться линейности и при этом возможности использовать один воркфлоу для одной схемы согласования (под схемой я имею ввиду сущности, для согласования которых требуется вовлеченность и порядок разных ролей — договор, счет на оплату и т.п.), мы продумали и реализовали механизм условий пропуска очередного этапа (-ов) согласования. В формировании условий мы можем использовать любую сущность карточки согласования и сравнить ее с “чем-либо”.

Для ускорения процедуры обработки замечаний необходимо чтобы согласующие лица, например, юристы, могли вносить замечания непосредственно в текст согласуемого договора. Если по каким либо причинам внесение правок в договор не возможно, то замечания должны вноситься в специальный раздел карточки договора. Выполнить согласование договора в СЭД за отсутствующего сотрудника может его заместитель. Так же в системе согласования договоров предусмотрена возможность замены согласующего на сотрудника из числа его подчинённых.

ТРЕБОВАНИЯ К ОБОРУДОВАНИЮ ДЛЯ СОГЛАСОВАНИЯ ДОГОВОРОВ

Типовая настройка процесса согласования предусматривает прерывание процесса согласования, если один из согласующих ставит отметку «Отклонено». Если же ставиться отметка «Согласовано» или «Согласовано с замечаниями», то процесс согласования переходит на следующий этап и договор доставляется следующему согласующему.

ПАРАЛЛЕЛЬНОЕ СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРОВ

При согласовании договоров много времени уходит на сбор, анализ и устранение замечаний, а так же на согласование условий с контрагентом. Ускорение данного процесса можно достичь за счёт автоматического сравнения и слияния версий договоров на этапе устранения замечаний. Система согласования должна не только обеспечивать возможность автоматического объединения версий согласуемых договоров с возможностью принятия или отклонения тех или иных замечаний, но и обеспечивать возможность отката к одной из предыдущих версий.