Счет 71 бухгалтерского учета — это активно-пассивный счет «Расчеты с подотчетными лицами», служит для учета выданных подотчетных сумм и возврата неизрасходованных сумм. На предприятиях работникам могут выделяться денежные средства в подотчет на хозяйственные расходы, на покупку материалов или командировочные расходы. Рассмотрим как вести учет расчетов с подотчетными лицами и примеры бухгалтерских проводок по счету 71.
Счет 71 в бухгалтерском учете
Главное правило при выдаче денег, чтобы сотрудник отчитался за полученную ранее подотчетную сумму. На предприятиях, как правило, закрепляют приказом лиц, имеющих право получать в подотчет денежные средства, так как с ними заключается договор о материальной ответственности:
Порядок выдачи в подотчет
Максимальная сумма выдачи в подотчет законом не предусмотрена, но стоит учитывать, если работник рассчитывается с контрагентами от имени предприятия, то по одному договору можно оплатить не более 100 000 руб.
Сотрудник может приобрести для организации необходимые товары (работы, услуги) за счет личных средств. В этом случае авансовый отчет можно не оформлять, так как этот документ обязаны составлять лишь те сотрудники, которым были выданы деньги организации (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2021 г. № 3210-У).
Компенсация перерасхода на зарплатную карту
Срок, в течение которого организация должна компенсировать перерасход денег сотруднику, законодательством не ограничен. Поэтому внести запись о погашении долга в авансовый отчет можно и после его утверждения. Запрета на этот счет указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2021 г. № 55, не содержат.
Обоснованный перерасход
Дожидаться, когда сотрудник выйдет из отпуска, не обязательно. Выплачивать сотруднику перерасход в период, когда он находится в отпуске, действующее законодательство не запрещает (ст. 22 ТК РФ, указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2021 г. № 55).
Если сотрудник оказался недобросовестным, осуществил нецелевое расходование или не предоставил документы, то делается запись Дт 94 Кт 71 – списание суммы в недостачи и потери предприятия. Затем Дт70 Кт 94 – удержание из заработной платы сотрудника денег, выданных под авансовый отчет. Проводки основные на этом заканчиваются.
Как отразить отчет в бухгалтерской программе?
Для отчета существует утвержденная типовая форма №АО-1. Документ относится к группе первичных. Заполнением формы занимается подотчетное лицо, то есть тот человек, который получил деньги на выполнение задания. Задача бухгалтерии – проверить авансовый отчет, проводки отразить в учете. Бланк содержит две части: основу, которая остается на хранение, и расписку, передаваемую сотруднику.
Что такое авансовый отчет?
Но налоговые риски возникают, если остаток подотчетных сумм вовремя не возвращен в организацию или не утвержден отчет об использовании средств. В таких ситуациях, по мнению Минфина и налоговых инспекторов, физлицо получает доход в денежной форме, который должен учитываться в целях НДФЛ. Судебная практика по этому вопросу противоречива. Работа в «1С 8.3» Выдача денег из кассы оформляется расходным ордером с одноименным видом операции.
Таким образом, если работник потратил денег больше, чем ему было выдано, он составляет авансовый отчет на всю потраченную сумму. Перерасход ему просто выплачивается из кассы. При заполнении авансового отчета ему нужно будет заполнить дополнительные графы документа. В строке «Перерасход» следует указать сумму, которую работнику нужно добавить до полной стоимости покупки. В строке «Перерасход выдан» указывается сумма, которая была возмещена работнику, а также реквизиты РКО или платежного поручения (если деньги работнику были перечислены на карту). Но если отчет составлен до того, как были компенсированы расходы, то данная строка не заполняется. Читайте также статью ⇒ АКТ ПО ФОРМЕ КМ-3
Перерасход по авансовому отчету
Прямого ответа на этот вопрос законодательство не дает. Но казначейство и Минфин РФ допускают перечисление денег на карту сотрудника. Если обратиться к самому бланку авансового отчета, то в нем предусматривается единственный способ возмещения перерасхода – наличными деньгами. Поэтому решение о способе возмещения денег компании придется принимать самостоятельно. Во избежание лишних споров с контролирующими органами, лучше будет, если перерасходы по подотчетным средствам будут выдаваться только из кассы наличными.
Возмещение перерасхода по авансовому отчету на карту сотрудника
По выданным подотчетному лицу денежным средствам, он должен отчитаться в установленный срок. Данный срок определяет руководитель и по его окончании работник должен отчитаться путем представления авансового отчета. Предположим, что бухгалтеру выдан аванс на приобретение канцтоваров на 5 дней. То окончании данного срока бухгалтеру нужно будет предоставить авансовый отчет в трехдневный срок. Если авансовый отчет предоставляется по командировочным расходам, то срок для этого установлен в пределах 3-х дней с даты возвращения из поездки.
- реквизиты документа (номер, дата)
- название юрлица
- ФИО ответственных сотрудников, получающих деньги
- сумма выданных денег
- сумма потраченных средств
- номера счетов, подтверждающих перемещение денег
- данные о возврате средств либо их перерасходе
Отражение авансовых отчетов в бухучете
- для выдачи средств в сумме 13 700 руб. подотчетнику из кассы: Дт 71 – Кт 50
- перечисление средств на карточку работника в национальной либо иностранной валюте: Дт 70 – Кт 51 (52)
- для перечисления средств на спецсчет в банке: Дт 71 – Кт 55
- для фиксации выдачи проездной документации: Дт 70 – Кт 50-3, сумма – 4 290 руб.
Возврат подотчетных сумм
Если подотчетник израсходовал большую сумму, чем была выделена, то компания должна компенсировать затраты. Перерасход учитывается приходно-кассовым ордером (бланк № КО-2). Сумма возмещения соответствует сумме перерасхода. Деньги могут выдаваться из кассы фирмы.
Расход, в отношении которого не соблюдено хотя бы одно из 2 последних перечисленных условий, принят быть не может. Общий итог АО будет уменьшен на его сумму. Это может привести либо к исчезновению перерасхода, либо к уменьшению его суммы.
В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства. Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами).
Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается?
- отчет оформлен в соответствии с установленными для него правилами;
- каждая расходная строка имеет подтверждающий документ;
- соблюдается принцип обоснованности по каждому из расходов, т. е. он направлен на выполнение цели, изначально поставленной при выдаче средств на покупки.
В первую очередь нужно убедиться в том, что расходование средств было целевым. Затем проверяется наличие всех необходимых документов, правильность их оформления. Нужно проконтролировать и заполнение отчета, особенно обратить внимание на арифметическую часть.
Ввиду того что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.
КАКИЕ ПРОВОДКИ НАДО СДЕЛАТЬ В БУХУЧЕТЕ ПО АВАНСОВОМУ ОТЧЕТУ
Это документ, который содержит информацию о том, на какие цели был израсходован выданный сотруднику в служебных целях аванс. В качестве доказательства к отчету прилагаются оправдательные документы: чеки, билеты, товарные накладные и другие финансовые бумаги.
При этом процедура возмещения перерасхода состоит из нескольких этапов. Выплата подотчетных сумм осуществляется по заявлению работника (п.6.3 Указаний №3210-У). Однако чтобы получить возмещение перерасхода заявление подавать необязательно.
Перерасход по авансовому отчету
Привезенные сотрудником документы или их копии нужно зарегистрировать в книге покупок и хранить их еще четыре года (п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС). В журнал учета счетов-фактур бланки строгой отчетности вносить не нужно (подп. «а» п. 15 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2021 г. № 1137). Разъяснения специалистов Минфина по этому поводу можно найти в письме от 21.11.2021 г. № 03-07-11/502).
Что такое неразрешенный овердрафт по дебетовой карте
Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:
Может сложиться и третья ситуация: например, работник потратил средства, но не может подтвердить расход документально, не возвращает остаток денежных средств или вообще не известно, потратил работник денежные средства или нет. В этом случае согласно ст. 137 ТК РФ возможно удержать сумму выданных денежных средств из заработной платы работника. Для этого необходимо:
Как заполнить авансовый отчет
при перерасходе денежных средств?
Инспектором были приобретены бланки на сумму 5000 руб. При этом бланки были приобретены с рук, подтверждающих документов нет. По результатам внутренней юридической экспертизы бланки были признаны фальшивыми.
Как заполнить авансовый отчет при перерасходе денежных средств?
- получить заявление работника о согласии на удержание денежных средств;
- в течение месяца со дня истечения срока возврата средств издать приказ руководителя об удержании;
- ознакомить работника с приказом об удержании.
Первый возможный вариант выдачи подотчетных сумм — безналичный. Во многих случаях российские работодатели оформляют подотчет именно по безналу, открывая специальные карточные счета, на которых размещаются подотчетные денежные средства.
Операции по расчетам с подотчетными лицами
Во многих случаях работодатель выдает работнику не денежные средства, а денежные документы: к примеру, билеты на поезд или самолет. Такая операция учитывается на специальном субсчете по кассовому счету 50: Дт 71 Кт 50.3.
Выдача денег под отчет
Возможны и более сложные случаи, при которых к корреспонденциям со счетом 71 добавляются дополнительные проводки. Например — по счету 60, по которому показываются расчеты с поставщиками, а также по налоговым счетам — 19, 68.
Иванов В.Д. был направлен в командировку на 3 дня в Москву для заключения договора о поставке товаров (с 23.05.2021 по 25.05.2021). Иванову В.Д. был выдан аванс в размере 30 000 рублей, в расчете суточные 2 700 рублей (900 рублей*3 дня), расходы по найму жилья 12 000 рублей (4 000 рублей*3 дня), билеты на самолет 15 300 рублей.
В ходе своей деятельности организации могут выдавать наличные денежные средства своим работникам на командировочные и хозяйственные расходы на основании приказа руководителя. В таких ситуациях работники являются подотчетными лицами. Порядок выдачи денежных средств под отчет и предоставления отчетности установлены Центральным Банком РФ (Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный решением Совета директоров ЦБ России от 22.09.1993 №40). Руководителем организации определяются размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Подотчетные лица в течение трех дней после возвращения из командировки или по истечении срока, на который выданы денежные средства, должны представить отчет об использовании денежных средств (по унифицированной форме №АО-1 «Авансовый отчет») и приложить подтверждающие документы.
Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами
В программе «1С:Бухгалтерия 8» эта операция отражается документом «Расходный кассовый ордер» (пункт главного меню «Касса») с видом хозяйственной операции «Выдача подотчетному лицу». В документе необходимо заполнить счет учета, в данном случае 50.01, выданную сумму 10 000 рублей. На вкладке «Реквизиты платежа» указываем «Подотчетное лицо», которое выбираем из справочника «Сотрудники», «Иванов Владимир Данилович» и статью движения денежных средств «Выдача денежных средств подотчетнику». Документ формирует проводки Дт 71.01 Кт 50.01 10 000 рублей. На рисунке 1 представлен проведенный документ «Расходный кассовый ордер» и результаты его проведения.
В платежном поручении назначение платежа следует указать как движение подотчетных сумм. Документы для авансового отчета, которые сдает сотрудник организации, должны включать слипы всех чеков. Пример Рассмотрим, как отображаются расчеты с подотчетными лицами в НУ и БУ.
71 счет бухгалтерского учета: проводки, примеры
Если сотрудник оказался недобросовестным, осуществил нецелевое расходование или не предоставил документы, то делается запись Дт 94 Кт 71 – списание суммы в недостачи и потери предприятия. Затем Дт70 Кт 94 – удержание из заработной платы сотрудника денег, выданных под авансовый отчет. Проводки основные на этом заканчиваются.
Выдан перерасход подотчетных сумм проводка
Если вместо СФ приложены документы, соответствующие по признакам бланку строгой отчетности (БСО), например, билеты, то необходимо установить дополнительно еще и флажок БСО.
При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, указанную в графе НДС. Эту сумму НДС можно будет принять к вычету.
Для отчета существует утвержденная типовая форма №АО-1. Документ относится к группе первичных. Заполнением формы занимается подотчетное лицо, то есть тот человек, который получил деньги на выполнение задания. Задача бухгалтерии – проверить авансовый отчет, проводки отразить в учете. Бланк содержит две части: основу, которая остается на хранение, и расписку, передаваемую сотруднику.
Что такое авансовый отчет?
В программе 1С в последней версии очень удобный алгоритм отражения авансового отчета. В момент выдачи денег из кассы сотрудник бухгалтерии формирует документ «Авансовый отчет», выбирая сотрудника из списка контрагентов и заполняя строку «Назначение аванса». В расходном ордере по счету 71 по дебету требуется заполнить субконто «Авансовый отчет», бухгалтер выбирает созданный по сотруднику документ и закрепляет в расходном ордере. В документе «Авансовый отчет» выбирается функция «Получение аванса» и прикрепляется расходный ордер.
Если приобретались материальные ценности, на основании предоставленной счет-фактуры создается документ «Поступление материалов по счету 71». Этот документ аналогично привязывается к авансовому отчету, и в нем в разделе произведенных расходов можно выбрать это поступление материалов. Таким образом, к отчету привязаны и в нем отражены и получение денег, и оприходование приобретенных ТМЦ, остается распечатать бланк, в котором отразятся бух. проводки по авансовому отчету и все данные по сотруднику: наличие задолженности или перерасхода.
Формирование по авансовому отчету проводок в 1С
Это документ, который содержит информацию о том, на какие цели был израсходован выданный сотруднику в служебных целях аванс. В качестве доказательства к отчету прилагаются оправдательные документы: чеки, билеты, товарные накладные и другие финансовые бумаги.
Также задолженность может числиться и за компанией. Например, если работник потратил собственные средства на обеспечение хозяйственных нужд или в командировке. Перерасход отражается в учете уже после того, как сотрудник предоставил авансовый отчет и подтвердил свои издержки документально.
Относительно счета 99, который ранее рассматривался как пассивный, следует сказать следующее: все предприятия работают, имея основную цель — получение прибыли, но если по каким-либо причинам они несут убытки, то в этом случае счет 99 становится активно-пассивным. Рассмотрим на примере, как ведется учет на счете 99 «Прибыли и убытки».
Правила выдачи денег подотчет
Счет 71 бухгалтерского учета — это синтетический счет, аналитика которого ведется по каждой подотчетной сумме. Он может иметь кредитовое и дебетовое сальдо как по аналитическим счетам, как и по счету в целом. Поэтому счет 71 в бухгалтерском учете относят к активно-пассивным счетам.
- денежные средства сотрудником были израсходованы на выполнение задания, которое ему поручила компания (обычно, цель выдачи денежных средств указывается в приказе директора о выдаче под отчет);
- работник предоставил документы, подтверждающие перерасход денежных средств (это могут быть, к примеру, кассовые чеки).
Перерасход по авансовому отчету
Важно! Заявления работнику, который предоставил АО с суммами, превышающими выданные писать не потребуется. Дело в том, что перерасход выплачивается на основании авансового отчета, утвержденного руководителем. И никаких заявлений писать для этого не нужно. Законодательно данное требование не закреплено.
В какой срок сотруднику необходимо возместить перерасход по авансовому отчету
Денежные средства, которые выплачены подотчетному сотруднику и при предоставлении им подтверждающих документов не подлежат обложению НДФЛ. Причем это не зависит от того, какую систему налогообложения применяет компания. В статье рассмотрим ситуацию, когда в компании возник перерасход по авансовому отчету и порядок его возмещения.
