Возмещение расходов сотрудникам организации 2021

4) Если какие-либо из перечисленных расходов не могут учитываться при налогообложении прибыли и/или должны облагаться НДФЛ и/или взносами, при этом их стоимость входит в «пакетный» тариф вместе с другими расходами и не выделена в билете, следует ли вычитать из стоимости перевозки такие суммы, и каким образом определять их размер?

Письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 13 января 2021 г. N 03-03-06/1/399 О возмещении сотруднику расходов, связанных со служебными командировками

Суммы расходов работодателя на командировки своих работников, не подлежащих обложению налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами, указаны в пункте 3 статьи 217 и пункте 2 статьи 422 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ). При этом указанные расходы, подлежащие учету при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций, поименованы в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Обзор документа

Согласно статье 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам организаций, не относящихся к бюджетной сфере, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федераций.

Если ваш сотрудник, получив средства в подотчет, не отчитался, то такая выплата считается его доходом. Нужно ли облагать ее НДФЛ разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель по налогам.

Когда оформляется авансовый отчет

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2021 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Рекомендуем прочесть:  Единовременное Пособие Региональное 100 Тысяч

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков

После того как сотрудник получил одобрение расходов от руководителя и представил все оправдательные документы, операция должна быть отражена на счетах бухучета. Как уже было установлено выше, возмещение расходов при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными лицами, поэтому счет 71 использовать не следует. В плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ от 31.10.2021 № 94н, следующим по порядку идет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Его-то и предлагается использовать в описываемой ситуации:

Чтобы признать компенсации в расходах по налогу на прибыль и не облагать их НДФЛ и страховыми взносами, суммы выплат должны подтверждаться документами. Министерством Финансов России в письмах от 04.02.2021 № 03-03-06/1/6672, от 29.10.2021 № 03-04-06/94269, от 06.11.2021 № 03-04-06/96913 прописан перечень документов, которыми должны подтверждаться выплаты компенсаций:

  • расчеты компенсаций;
  • копии документов, подтверждающих право собственности или аренды работника на используемое имущество;
  • документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя (в служебных целях);
  • осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.

Такой перечень документов запросит налоговый инспектор в ходе проверки, поэтому о сборе документов следует позаботиться сразу при осуществлении выплат. Размер компенсации может быть основан на фактических расходах работника, либо определяться в твердой сумме. Расчет компенсации по фактическим затратам должен быть основан на документах работника. Фиксированный размер компенсации может определяться, например, исходя из нормы затрат на оборудование рабочего места на основании данных работодателя или иным способом исходя из понятных и экономически обоснованных показателей. При этом налоговая служба в своих разъяснениях рекомендует получить от работника такие документы, как:

  • подтверждение права собственности или аренды на технику;
  • платежные документы об оплате электроэнергии, программного обеспечения, сотовой связи, расшифровку звонков и т.п.

В некоторых случаях при выплате компенсации в фиксированной сумме будет достаточно получить от работников документы, подтверждающие наличие у него техники, подключение программного обеспечения, использование сотовой связи и т.п. Если же работодатель компенсирует фактические расходы работника, то придется собирать документы, подтверждающие все компенсируемые затраты (чеки, оплаченные счета на электроэнергию, интернет, сотовую связь и т.д.).

Рекомендуем прочесть:  Каких льгот можно лишиться при выписке из чернобыльской зоны

Чтобы обосновать компенсацию затрат работников, работодатель должен прежде всего документально подтвердить направление сотрудников на удаленную работу с самостоятельной организацией рабочего места в соответствии с требованиями трудового законодательства.

Подтверждаем расходы

Важно учитывать, что если работодатель решит компенсировать затраты на приобретение компьютера, принтера или программного обеспечения с длительным сроком использования, то компенсировать и признать такие расходы сразу не получится. Компенсация затрат должна осуществляться равномерно, в течение всего срока использования техники и программного обеспечения. Если же работодатель компенсирует расходы на покупки работника сразу, то признать расходы, не уплачивать НДФЛ и страховые взносы можно будет только если они будут приобретены на баланс организации, а работник вернет все работодателю после завершения удаленной работы.

Компенсация за ненормированный рабочий день, прежде всего, предусматривает дополнительные дни отдыха. Согласно требованиям законодательства, их должно быть как минимум 3. Однако наниматель имеет право установить и большее количество дней отдыха в локальном нормативном акте. Обратите внимание, что информация о должностях с ненормированным рабочим днем должна быть зафиксирована в локальном нормативном акте, в частности, в трудовом договоре. Если договоренность о таком графике является устной, сотрудник не сможет претендовать на полагающиеся ему гарантии.

Социальный пакет некоторых организаций подразумевает предоставление питания или выплату денежного эквивалента расходов на продукты. Порядок предоставления и того и другого должен быть оговорен в локальных нормативных актах. Однако существуют предприятия, для которых предоставление бесплатного питания является обязанностью, а не опцией. Согласно статье 222 ТК РФ , к ним относятся предприятия с вредными условиями труда. Сотрудники, занятые на опасных работах, должны получать молоко или специальное лечебно-профилактическое питание. По желанию подчиненных продукты могут быть заменены компенсационной выплатой. Если по результатам специальной оценки условий труда рабочие места были признаны безопасными, питание и другие подобные компенсации работникам не устанавливаются.

Питание

  • при переезде на работу в другую местность;
  • при направлении в служебные командировки;
  • при совмещении работы с получением образования;
  • при исполнении государственных или общественных заданий;
  • при вынужденном прекращении работы не по вине сотрудника;
  • при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • в некоторых случаях прекращения трудового договора;
  • при задержке выдачи трудовой книжки при увольнении.

В том же письме Минфина РФ № 03-03-07/54757 от 25.06.2021 указан и порядок учета НДФЛ: оплата работодателем для своих работников стоимости услуг по тестированию на коронавирус не облагается НДФЛ в связи с тем, что такая оплата не может расцениваться как получение экономической выгоды работниками (получение дохода), а обусловлено необходимостью работодателя создать безопасные условия труда.

И в первом, и во втором случае при налогообложении прибыли расходы на тестирование сотрудников на COVID-19 организация вправе включить в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ (тем самым реализационные доходы организации уменьшаются на затраты по тестам). Такой вывод был сделан Минфином РФ в письмах № 03-03-10/54288 от 23.06.2021 и № 03-03-07/54757 от 25.06.2021.

Рекомендуем прочесть:  Как получить стипендию детям проживающим в зоне №4

Вариант 2. Компенсация тестов инициируется работниками, а затем организация компенсирует сотрудникам расходы

Здесь нужно пояснить: даже если со стороны региональных властей нет строгого предписания к исполнению определенных условий, работодатель в любом случае обязан соблюдать профилактические мероприятия, направленные на предотвращение распространения инфекционных заболеваний (ст. 11 Федерального закона № 52-ФЗ от 30.03.2021 «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»), а также обеспечивать безопасные условия труда работников (ст. 212 ТК РФ), поэтому инициатива может быть и непосредственно от самого работодателя.

  • социальные выплаты и зарплата;
  • выплата страховых возмещений;
  • на личные нужды ИП;
  • оплата товаров, работ, услуг;
  • выдача денег под отчет;
  • выдача денег за возвращенные товары, оплаченные наличными;
  • выплаты банковским платежным агентом.

Порядок возмещения командировочных расходов работнику

  • Связанные с затратами на транспортные услуги (при задействовании личного средства передвижения, заключении договора аренды на машину, использовании такси или общественного транспорта);
  • Затраты на удовлетворение первичных потребностей, в частности, питание;
  • Потраченная сумма на поиск и съем жилплощади на время командировки ;
  • Средства на оплату дополнительных потребностей, обусловленных особенностями рабочего процесса (обмен валют, интернет и мобильная связь, заказ материалов).

Что из расходов подлежит возмещению работнику

аргумента для предприятия или сотрудника в случае возникновения судебных разбирательств;

  • условия сохранения социальных гарантий работников;
  • приложения к документации проектов или сделок;
  • подтверждения трудовых прав должностного лица.
  • Юлия Владимировна
    Оцените автора
    Заступимся за Вас в правовом поле