Возмещение расходов на командировку заказчиком сторонней организацией

Иное дело, применение упрощенной системы налогообложения с объектом налогообложения доходы. Позиция контролирующих органов аналогична ситуации по НДС: сумма вознаграждения, и сумма компенсации издержек формируют цену оказываемых исполнителем услуг, и в составе доходов от реализации услуг организации следует учесть всю сумму поступлений от заказчика. Так в Письме Минфина от 13.11.2021 № 03-11-04/2/234 рассматривалась ситуация, когда организация перевыставляет заказчику суммы расходов, связанных с проведением подбора кандидатов для данного заказчика. Минфин России указал, что данные суммы, полученные организацией от заказчика, признаются доходом от реализации в целях главы 26.2 НК РФ и подлежат включению в объект налогообложения при исчислении налога, уплачиваемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения.

Договор с физическим лицом

• путем представления налоговому агенту (заказчику по договору) письменного заявления и документов, свидетельствующие о затратах, непосредственно связанных с выполнением работ по договору;
• путем подачи письменного заявления в налоговый орган одновременно с подачей налоговой декларации по окончании налогового периода (абз. 6 п. 3 ст. 221 НК РФ).

Договор с организацией

Такое обоснование нельзя признать неоспоримым аргументом, так как пункт 3 статьи 217 содержит абзац 8 следующего содержания: «возмещением иных расходов, включая расходы на повышение профессионального уровня работников». Данный абзац действительно содержит уточнение для расходов на повышение профессионального уровня штатных работников. Однако значение деепричастия «включая» не тождественно поименному указанию перечисляемых видов расходов. Поэтому такое написание позволяет в состав иных расходов относить и расходы, произведенные подрядчиком в ходе выполнения работ. Кстати, именно эта норма послужила аргументом для принятия решения в пользу налогоплательщика в Постановлениях ФАС Волго-Вятского округа от 14.05.2021 № А43-7991/2021-30-215, ФАС Московского округа от 01.03.2021, 09.03.2021 № КА-А40/1026-07.

Таким образом, в командировку могут направляться только работники организации, которые состоят с ней в трудовых отношениях. Это подтверждается также и нормой п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.08 г. № 749.

Расходы на командировки своих и «чужих» работников

оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации; оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы; косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Основные положения

Однако позднее в письме от 19.11.15 г. № 03-04-06/67038 Минфин России изложил иную точку зрения, согласно которой независимо от того, была ли осуществлена оплата за физическое лицо в его интересах или нет, стоимость проезда к месту проведения мероприятий и проживания в этом месте является его доходом, полученным в натуральной форме, с которого организация должна удержать НДФЛ.

В комментируемом письме специалисты Минфина России затронули проблему удержания НДФЛ с сумм, которые выплачиваются эксперту для оплаты проезда и проживания в другом городе. Оплату за экспертов стоимости проезда к месту проведения экспертизы и обратно, а также проживания в месте ее проведения Минфин России признал их доходами, полученными в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Следовательно, такой доход облагается НДФЛ.

На наш взгляд, расходы на оплату поездок привлеченных специалистов все же можно учесть при расчете налога на прибыль. Главное выполнить одно условие: возможность направления таких работников в поездки и оплата соответствующих расходов должна быть предусмотрена договором. Рассмотрим три возможных варианта оформления договорных отношений.

Что делать с «некомандировочными» расходами

Если компания направляет в поездку сотрудников, привлеченных к работе на основании договора аутсорсинга, то расходы на поездку таких работников учитываются при расчете налога на прибыль. Напомним, что предметом договора аутсорсинга является предоставление персонала исполнителя заказчику.

Под служебной командировкой понимается направление сотрудника, по распоряжению его руководства, на конкретный срок, в другую местность, с целью выполнения работником профессионального задания. Служебными командировками признаются только поездки лиц, состоящих с работодателем в официально оформленных трудовых отношениях. Все иные правоотношения по поводу выполнения работ имеют свой механизм регламентирования перемещений и направления сотрудников в другую местность для выполнения работы, и не входят в понятие «служебная командировка».

Понятие служебной командировки

Некоторые профессии предусматривают направление сотрудника в командировки с целью выполнения им трудовых функций. Организации, прежде чем направлять работника в служебную командировку, необходимо знать и принимать в учет требования действующего трудового закона. Нормативные акты, регламентирующие условия и требования к поездкам сотрудника в другой регион, содержат ряд гарантий для защиты работника.

Виды расходов, связанных с командировкой

• на жилое помещение. Имеется ввиду наем той жилплощади, в которой работник будет проживать во время командировки. Работник может снять комнату, квартиру, или номер в гостинице. Такой вид расходов не предусмотрен, если между работником и организацией заключен договор о предоставлении бесплатного жилья на время командировки.
• На проезд к месту исполнения поручения и обратно. Трудовое законодательство устанавливает возможность работника добираться до места исполнения поручения железной дорогой, водным транспортом, автомобильным транспортом, авиатранспортом. В рассматриваемый вид расходов включается размер стоимости и оформления проездных билетов.
• На выплату суточных. Сюда относятся расходы, связанные с проживанием работника в командировке, не относящиеся к расходам на проезд и найм жилого помещения. Размер суточных определяется соглашением между работником и организацией. Налоговое законодательство допускает выплату суточных в размере 700 рублей в пределах РФ, не облагая их налогом, если суточные больше указанной суммы, она облагается НДФЛ.

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Учет командировочных расходов: расчет и оформление

Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.

Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2021 № 03-11-11/11722, от 05.07.2021 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2021 по делу № А73-9729/2021).

Такой позиции финансисты придерживались и прежде (см. письма Минфина России от 6 февраля 2021 г. № 03-07-11/2568,от 15 августа 2021 г. № 03-07-11/300, от 22 июня 2021 г. № 03-07-08/183, от 2 марта 2021 г. № 03-07-11/37, от 26 февраля 2021 г. № 03-07-11/37, от 9 ноября 2021 г. № 03-07-11/288).

Заказчик возмещает подрядчику расходы, которые произведены в связи с исполнением договора возмездного оказания услуг. Поэтому сумма возмещения подлежит включению в налоговую базу по НДС. Получив возмещение, подрядчик, согласно пункту 4 статьи 164 Налогового кодекса РФ, должен начислить налог по расчетной ставке 18/118.

Налоговики могут признать компенсации необоснованным расходом у заказчика или покупателя

Есть и другие решения, где судьи считают, что возмещаемые расходы в налоговую базу по НДС включать не надо. Так как данные суммы не являются ни доходами, ни расходами, а носят лишь компенсационный характер и не входят в стоимость оказываемых услуг.

Отметим, что суточные выплачиваются за каждый день командировки, за дни нахождения в пути и за период вынужденного простоя. При этом они не заменяют заработную плату, работодатель обязан выплачивать средний заработок, пока сотрудник трудится в другом населенном пункте.

Суточные за границу и по России: размеры

Что касается заграничных поездок, то на работодателя ложится обязанность заплатить еще консульские сборы, выдать деньги на оформление визы, оплатить страховку, расплатиться по иным обязательным при пересечении границы платежам.

Расходы на командировку: за что платит работодатель

Чтобы рассчитать суточные, необходимо определить, сколько дней человек будет находиться за пределами «родного» населенного пункта и прибавить к ним дни в пути. Например, инженер Иванов А.С. отправляется в другой город на пуско-наладочные работы. Он отправляется 09.12.2021 (в воскресенье) в 5 часов утра, а возвращается обратно 16.12.2021 (тоже в воскресенье) в 9 часов утра. Общее количество дней в командировке составит 8 дней. Если поездка внутренняя, то лимит суточных, не облагаемый НДФЛ, составит 700 рублей. Сумма суточных, которую необходимо выдать инженеру Иванову, составит:

В работе автора содержится анализ позиции Минфина России и арбитражной практики по спорному вопросу обложения НДС компенсаций командировочных расходов. Автор предупреждает, что если исполнитель не включит в налоговую базу по НДС оплаченные заказчиком суммы командировочных расходов, то правомерность этого ему придется доказывать в суде.

Компенсация командировочных расходов заказчиком документальное оформление

Принципы установления цены в договоре подряда определены в статье 709 Гражданского кодекса РФ (далее ГК РФ). Сразу отметим, что положения статьи 709 «Цена работы» ГК РФ распространяются на правила определения цены для договоров на выполнение научно-исследовательских работ, опытно-конструкторских и технологических работ (ст. 778 ГК РФ), договоров возмездного оказания услуг (ст.783 ГК РФ).

Оплата заказчиком командировочных расходов подрядчика не облагается НДС.

Если же договором устанавливается стоимость выполнения работ, и при этом отдельно оговаривается обязанность заказчика возместить определенные расходы подрядчику, то сумма полученной подрядчиком компенсации не увеличивает его налоговую базу по НДС.

Суд установил, что стороны заключили договор подряда, по условиям которого затраты подрядчика, связанные с перевозкой (командированием) рабочих для проведения работ, компенсируются заказчиком по фактическим затратам согласно бухгалтерским справкам. В соответствии с условиями договора подрядчик выставил заказчику счета-фактуры для оплаты командировочных расходов, которые были оплачены заказчиком частично. Неоплаченной осталась сумма НДС, начисленная подрядчиком на сумму затрат по командированию работников для выполнения подрядных работ.

Из чего состоит выручка подрядчика

Как видно из материалов дела, объем и стоимость производимых налогоплательщиком работ определялись локальными сметными расчетами. Командировочные расходы в стоимость ремонтно-строительных работ не включались и оплачивались заказчиками в соответствии с условиями названных договоров подряда по фактическим затратам подрядчика по отдельным счетам-фактурам, без выделения в них НДС.

Минфин: возмещение заказчиком услуг командировочных расходов исполнителя услуг облагается НДС

Рассмотренная арбитражная практика явно свидетельствует о нестабильности законодательства о налогах и сборах, когда, основываясь на различном его толковании, арбитражные суды выносят совершенно противоположные решения .

На основании пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ в перечень возмещаемых командировочных расходов включены расходы на оплату консульских сборов, а также прочих сборов, связанных с правом проезда, пользование морскими каналами, т.п.

Основания для возмещения командировочных расходов

• наименования организации;
• ФИО, должность сотрудника, который направляется в командировку;
• место командировки (населенный пункт);
• период командировки (с___ г. по ___ г.);
• цель командировки (контроль деятельности подразделений, замена временно отсутствующего сотрудника, переговоры с потенциальными клиентами, заключение договора поставки, т.п.);
• основание для командировки (служебное задание).

Шаг #1. Издание приказа на командировку

Немного иначе обстоит дело с налогообложением расходов на проживание и проезд. Данные виды расходов работодатель вправе возмещать в полном объеме, без необходимости начисления и удержания НДФЛ. Также вся сумма расходов на проезд и проживание включается в расчет налога на прибыль.

Но следует также помнить, что агентские и комиссионные договоры относятся к возмездным сделкам (ст. 990 и 1005 ГК РФ). Поэтому просто переоформить счет-фактуру по перевозкам недостаточно. Необходимо еще предусмотреть в договоре вознаграждение агенту и оформить все соответствующие документы.

Возмещение расходов: облагается НДС или нет, если услуга «перевыставлена» поставщиком

В указанном постановлении, кстати, судьи признали и то, что заказчик, возместивший командировочные расходы подрядчика, имеет все правовые основания для возмещения из бюджета суммы налога на добавленную стоимость по командировочным расходам, уплаченной подрядчикам.

Возмещение дохода не образует

А вот у заказчика будут потери. Дело в том, что в подобной ситуации подрядчик, получив возмещение, исчисленный с него налог заказчику не предъявляет. Так как при увеличении налоговой базы по НДС в порядке, установленном статьей 162 Налогового кодекса РФ, он составляет счет-фактуру в одном экземпляре, который регистрирует у себя в книге продаж. Об этом сказано в пункте 18 Правил ведения книги продаж… утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2021 г. № 1137.

На практике часто возникают ситуации, когда работник уезжает в командировку в одном месяце, а возвращается в другом отчётном периоде. Если поездка переходит на следующий месяц, как оплатить командировку, когда и в каком размере включить в расходы? Существуют ли ограничения при выплате аванса? – вопросы, возникающие у бухгалтеров.

Локальный внутренний документ, рекомендуемый для предприятий и предпринимателей ведущими редакторами и аудиторами – разработанное «Положение о командировках». В документе важно прописать размер суточных, документооборот, за сколько дней до командировки выдаются командировочные в части аванса. Формально аванс на приобретение транспортных билетов может быть выдан сразу после создания приказа.

Документальное оформление

Поскольку минимальный срок командировки законодательством не установлен, то работодатель имеет право отправить сотрудника в иной населённый пункт на один день. При подтверждении связи с хозяйственной деятельностью такая поездка признаётся командировкой с оплатой проезда.

Контролирующие органы считают, что учесть в расходах затраты на командировку можно лишь по своим работникам, с которыми заключены трудовые договоры . И поскольку получается, что заказчик возмещает командировочные расходы не своим работникам, а работникам подрядчика, то налоговые органы возражают против признания заказчиком в налоговых расходах суммы такого возмещения.

Позиция налоговиков

Между тем при таком варианте достаточно велика вероятность возникновения претензий со стороны налоговых органов в отношении как обоснованности расходов, так и вычета НДС. А это значит, что в случае проверки решать вопрос придется в судебном порядке.

Сумма возмещаемых издержек выделена в договоре отдельно

Зачастую в договорах подряда (оказания услуг) на заказчика возложена обязанность возместить подрядчику расходы на проживание, питание и проезд его работников и т.д., то есть командировочные расходы подрядчика. Казалось бы, подрядчик просто перевыставит заказчику расходы в соответствии с договором и заказчик сможет их учесть для целей налогообложения. Однако все не так однозначно.

Вознаграждение исполнителя составляет 200 тысяч рублей, вы оценили расходы на транспорт и проживание в 30 тысяч рублей и готовы выдать эту сумму заранее, чтобы партнер спокойно приобрел билеты и забронировал номер. В договоре вы пишете:

Вариант 1. Гражданско-правовой договор

В теории данные расходы заказчик сможет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, что указано в ст. 264 НК РФ. Налоговой службе нужно будет предоставить документы, подтверждающих расходы на содействие исполнителю. Однако практики отмечают, что это не самый удобный способ, так как проверяющие органы, скорее всего, будут проверять ваши документы с особой тщательностью.

Вариант 2. Срочный договор

1. Заказчик имеет право оказывать Исполнителю содействие в процессе исполнения настоящего договора.
2. Содействие заказчика может выражаться в оплате проезда и проживания специалистов исполнителя к месту исполнения договора и обратно. Затраты на проезд включают:
   • оплату авиабилетов до места исполнения договора и обратно;
   • оплату проезда до аэропорта с целью перелета в место исполнения договора и обратно;
   • оплату двух суток проживания исполнителя в отеле «Солнечный» по месту исполнения настоящего договора, в стандартных одноместных номерах.