На онлайн-форумах нередко встречается вопрос, который задает главный бухгалтер: она уходит в декрет и не знает, когда сообщить об этом начальству. Ответить однозначно нельзя, так как законом предупреждение в определенный срок не оговорено. Уходящей сотруднице стоит учесть, что быстро замену подобрать сложно, нового человека понадобится ввести в курс дела, передать документацию. Если не сделать все разумно, потом ей же самой придется решать массу проблем. Многие советуют сообщать руководству о приближающемся декрете примерно на четвертом месяце беременности — с планами женщина уже определилась, времени подобрать замену еще достаточно.
Когда следует сообщить руководству, что главный бухгалтер уходит в декрет?
Обратите внимание: директор может передать исполняющему обязанности главбуха право подписи только документов определенной категории, например, счетов-фактур. При этом права подписывать другие документы у временного сотрудника не будет.
Кто может подписывать документы вместо главбуха, пока он в декретном отпуске?
- Заранее утвердить порядок передачи дел, прописав регламент в приказе или ином локальном документе.
- Подобрать и нанять сотрудника на временно освободившуюся должность. Заключить с ним срочный трудовой договор. В таком документе не проставляется точная дата, а оговаривается, что он заключен до окончания декретного отпуска предыдущего главбуха. Если не удается найти нового штатного сотрудника вовремя или это нецелесообразно, можно обратиться в аутсорсинговую фирму.
- Если уходящая сотрудница готова продолжить трудовую деятельность удаленно и компанию такой вариант устраивает, следует оговорить объем работы, размер и схему оплаты.
- Максимально удачный для фирмы вариант, когда главбух остается работать, а муж или другой родственник готов посидеть с ребенком в декрете. Поэтому стоит постараться уговорить сотрудницу именно на такое решение проблемы.
- акт при смене главного бухгалтера оформляется только после завершения текущих учетных процессов, проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности (в том числе посредством привлечения независимых специалистов), а также после оформления отчетности (если дата их представления совпадает с периодом передачи дел и оформлением рассматриваемого акта);
- до оформления акта проводится инвентаризация (как минимум, имущества и денежных средств, в кассе и на расчетном счете, и иных существенных статей баланса), проводится сверка расчетов с налоговиками и внебюджетными фондами (ПФР, ФСС);
- сроки (дата) передачи дел и составления акта, а также состав присутствующих при передаче дел лиц определяются в приказе руководителя фирмы (или ином локальном акте).
Акт приема-передачи дел главного бухгалтера: форма и требования
- разработать и утвердить внутрифирменный локальный акт, детально регламентирующий процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера;
- в должностной инструкции главного бухгалтера и его трудовом договоре предусмотреть в качестве обязательного элемента проведение мероприятий по передаче дел новому главбуху (или назначенному руководителем лицу);
- организовать структуру бухгалтерии таким образом, чтобы за отдельные учетные области отвечали конкретные специалисты бухгалтерии, — полномочия каждого из них в момент передачи дел при смене главного бухгалтера также можно предусмотреть во внутрифирменном локальном акте, их должностных инструкциях или закрепить за ними учетные участки в отдельном приказе;
- обеспечить регулярное подтверждение достоверности отчетности и соответствие ведения бухучета нормативным требованиям независимыми (аудиторами, налоговыми консультантами, иными экспертами) или внутренними контролерами (ревизорами, внутренними аудиторами и др.);
- другие мероприятия, учитывающие специфику работы компании, масштабы ее деятельности, структурную разветвленность и др.
Процедуры, помогающие облегчить оформление акта приема-передачи дел главного бухгалтера
Прием-передача дел главного бухгалтера — трудоемкая процедура, отнимающая время и требующая дополнительных трудозатрат. Чтобы облегчить данный процесс, работодателю понадобится провести предварительные мероприятия, в том числе:
Затем следует произвести передачу первичной документации, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности Необходимо также провести проверку состояния учета и отчетности. Сделать это может, как аудитор, так и сам бухгалтер с помощью сотрудников бухгалтерии. На заключительном этапе надо оформить акт приема-передачи дел.
Главный бухгалтер, как и любой другой наемный работник, назначается и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя компании. Как и любой работник, главный бухгалтер может взять больничный или уйти в декретный отпуск. В такой ситуации необходимо оформить передачу дел, ведь на главного бухгалтера возложено ведение бухгалтерского учета (п. 3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закона № 402-ФЗ). А это означает, что в его отсутствие надо возложить ведение бухгалтерского учета на другое лицо.
Главный бухгалтер уходит в декретный отпуск
Полагаем, что в ситуации со сменой главбуха, следует поступить также. Поскольку он не только ведет бухгалтерский и налоговый учет, составляет налоговую и бухгалтерскую отчетность но и следит за движением денег и иного имущества в организации, а также поддерживает документооборот и контролирует деятельность других сотрудников бухгалтерии (осуществляет внутренний контроль).
К процедуре передачи дел могут быть привлечены и иные лица – финансовый директор, представитель службы собственной безопасности компании и др. В период, отведенный для приемки от уходящего главного счетовода, обычно проводят также инвентаризацию материальной базы.
Инструкция по составлению документа
Всем, кто так или иначе причастен к передаче дел и упомянут в приказе, следует под подпись на первом экземпляре ознакомить с его содержанием. Именно такой приказ оформляется в 1 экз., необходимом для делопроизводства, а для всех, кто упомянут, секретарь подготовит копии.
Форма
В документе также оговариваются полномочия и обязанности тех, кто участвует в сдаче – приемке дел от главбуха. Так, например, можно указать, что в случае выявления недостачи или неувязок следует привлечь аудиторскую фирму. По результатам приемки должен быть составлен акт, о чем конкретно прописать в приказе поручение и указать лицо, ответственное за это.
- Учетная политика по бухгалтерскому учету;
- Политика по налоговому учету;
- План счетов бухгалтерского учета;
- Должностные инструкции работников бухгалтерии;
Регистры бухгалтерского и налогового учета
Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации
В этом разделе указываются сведения, характеризующие проверенные данные о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей (в том числе, наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов с дебиторами и кредиторами, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами)
Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера
- учредительные и регистрационные документы;
- учетная политика;
- первичные учетные документы (договоры с поставщиками покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т.п.);
- регистры бухгалтерского и налогового учета;
- бухгалтерские справки;
- бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;
- отчетность во внебюджетные фонды;
- акты сверок с налоговыми органами, акты налоговых органов по проводимым проверкам;
- инвентаризационные описи;
- кассовые документы, выписки банков и платежные поручения;
- кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
- должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;
- список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;
- другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.
Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.
Законодательство едино для всех, поэтому, на первый взгляд, процесс ухода в декретный отпуск для рядовой сотрудницы и для «леди-босс» не должен ничем отличаться (гл. 41 ТК РФ «Особенности регулирования труда женщин, лиц с семейными обязанностями»). Но на практике необходимо урегулировать важные моменты, связанные с уникальностью этой должности и полномочиями ключевой фигуры организации.
Нюансы декрета руководительницы
ВАЖНО! Единоличная воля гендиректора в назначении преемника может быть проявлена, только если он тоже работает в этой организации. Принять на работу стороннее лицо для замещения самой себя гендиректор не правомочен, это прерогатива вышестоящего управленческого органа.
Можно ли руководить из дома
- Созвать общее собрание акционеров по обычной процедуре и в установленные сроки (независимо от компетенции собрания по предоставлению отпуска).
- На собрании поставить вопрос и принять решение относительно информирования вышестоящего органа о предстоящем декрете руководительницы и возникающих в связи с этим управленческих сложностях.
- Издать приказ на отпуск по беременности и родам – это обязанность гендиректора, и она должна исполнить ее и в отношении самой себя. Подписать этот приказ, в соответствии с законодательством, может любое из трех лиц:
- сама уходящая в декрет гендиректор;
- назначенный заместитель, призванный исполнять обязанности гендиректора на время декрета;
- тот человек, кого уполномочил на это локальный нормативный акт либо специально изданный приказ о полномочиях (например, заместитель директора, начальник отдела кадров или др.)
Законом N 81-ФЗ установлено, что ежемесячное пособие по уходу за ребенком предоставляется как работающим, так и неработающим гражданам. Работающим гражданам данное пособие предоставляется в целях частичной компенсации утраченного заработка в связи с прерыванием или сокращением трудовой деятельности. Для неработающих родителей это пособие также является компенсацией за невозможность трудоустроиться и начать трудовую деятельность в период ухода за ребенком до 1,5 года.
Один сотрудник не может одновременно находиться в двух отпусках (письмо ФСС России от 14.07.2021 № 17-03-14/06-7836). Если вы в декретном отпуске собираетесь рожать второго ребенка, вам нужно выбрать: либо остаться в отпуске по уходу за ребенком, либо взять отпуск по беременности родам.
Единоразовая выплата при рождении ребёнка
Отпуск длится 140 дней: 70 до родов и 70 после. Иногда сотрудницы не подают заявление на отпуск и работают до последнего. Это нормально: отпуск — право, а не обязанность. Только за дни работы пособие не платят.
- провести разделение между своей деятельностью и деятельностью предшественника (каждый отвечает за свои ошибки);
- войти в курс дела;
- точно знать, что где находится на случай проверок и требований из налоговой.
- причина проведения процедуры передачи дел (увольнение главного бухгалтера может являться такой причиной);
- период проведения приема-передачи дел. Важно отметить, что при увольнении главбуха по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ), расторгнуть трудовое соглашение с ним работодатель обязан за две недели (ст. 80 ТК РФ). Если увольнение производится по инициативе руководителя и имеет место смена собственника имущества (п.4 ст.81 ТК РФ), срок прекращения трудовых отношений с главбухом составляет три месяца с момента установления права собственности нового собственника (ст.75 ТК РФ);
- перечисление полномочий увольняющегося главного бухгалтера;
- сведения (ФИО) о лице, ответственном за сдачу документов — увольняющемся главном бухгалтере;
- сведения (ФИО) о лице, принимающем дела (если кандидат в главбухи еще не найден, указывается руководитель компании, если найден и трудится в качестве заместителя главбуха или просто бухгалтером — указать нужно именно его);
- сведения (ФИО) иных лиц, задействованных в передаче дел (например, аудиторы и члены назначенной комиссии);
- дата окончания передачи дел. Назначенный день нужно сопоставить со сроками сдачи налоговых деклараций и бухотчетности, передавать дела накануне сдачи отчетов как минимум нерезонно.
Как быть, если главный бухгалтер не передал дела?
Контроль за исполнением этого документа обычно руководитель оставляет за собой. Под текстом указывают полную должность руководителя и его ФИО, а после подписания перечисляют должности и ФИО каждого, кто должен быть ознакомлен с документом.
