В Письме от 22.10.2021 № 03‑04‑06/44206 Минфин указал: согласно ст. 41 НК РФ доход определяется как экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ. Поскольку суммы компенсации организацией сотрудникам стоимости аренды жилья соответствуют признакам экономической выгоды, эти суммы подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке.
Чиновники ведомства указали: в соответствии со ст. 255 НК РФ в расходы на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
Компенсация расходов на оплату жилья иногородним работникам и страховые взносы
Суд напомнил, что согласно ч. 1 ст. 7 Федерального закона № 212-ФЗ объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов, указанных в пп. «а» и «б» п. 1 ст. 5 этого закона, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг.
Среди них расходы на проживание прямо не поименованы, то есть уже в самом перечне есть неопределенность в возможности отнесения к ним платы за проживание работника. И именно ее использует Минфин России (письма от 14.06.2021 № 03-03-06/1/34531, от 19.09.2021 № 03-04-06/46997) для обоснования неотнесения затрат на оплату проживания для иногороднего работника к расходам, связанным с его обустройством.
- Заселение работника в жилье, арендованное работодателем для этих целей.
- Возмещение работнику расходов на проживание по жилью, арендуемому им самим, которое возможно в 2 вариантах:
- оплата необходимых сумм непосредственно арендодателю;
- выдача сумм, уплачиваемых в качестве арендной платы, работнику.
Условия и варианты добровольной оплаты проживания работника
Доход, выданный работнику (в т. ч. иностранному) в виде арендной платы, независимо от того, каким образом осуществляется эта оплата (путем передачи денег работодателем непосредственно арендодателю или выплаты соответствующей суммы самому работнику), будет облагаться (письмо Минфина России от 07.04.2021 № 03-04-09/21137):
Сумма компенсации не учитывается при определении налоговой базы по НДФЛ. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму компенсации не начисляются.
От НДФЛ освобождаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением человеком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность). Это установлено пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.
НДФЛ и страховые взносы
На момент переезда с сотрудником должен быть оформлен трудовой договор, в котором предусмотрена выплата компенсации расходов по переезду и обустройству. При расчете налога на прибыль сумму данной компенсации можно учесть как подъемные (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ). То есть положения статьи 169 Трудового кодекса РФ применяются в случае, когда сотрудник по согласованию с организацией переезжает с одного места работы, в котором он выполнял свои трудовые обязанности, на новое место работы.
Причем поскольку Минфин считает оплату организацией за своих сотрудников стоимости проживания расходами на оплату труда, специалисты финансового ведомства делают вывод о том, что такие компенсации являются доходом, полученным в натуральной форме, и с учетом пункта 1 ст. 211 НК РФ суммы данной оплаты должны включатся в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц сотрудников организации (см., в частности, Письмо Минфина России от 14.11.2021 N 03-03-06/1/66710, Письмо Минфина России от 30.09.2021 N 03-03-06/1/40369). Однако, как мы разобрались с НДФЛ, данный подход не находит одобрения в судебных инстанциях.
Остается учитывать, что ст. 169 ТК РФ упоминает предварительную договоренность работника с работодателем, таким образом, необходимо чтобы возможность компенсации была прописана в локальном нормативном акте, например, коллективном договоре либо обязанность по предоставлению жилья работодателем может быть закреплена в трудовом договоре.
Страховые взносы
Подытоживая все вышеизложенное можно сказать, что оплата жилья переезжающим сотрудникам не несет в себе большой налоговой нагрузки, однако только в том случае, если Ваша компания готова отстоять свои интересы в суде.
Таким образом, суммы выплаченных подъемных работникам, связанных с их переездом на работу в другую местность, предусмотренные ст. 169 ТК РФ, для целей налогообложения прибыли организации могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в пределах размеров, определенных сторонами трудового договора, и при условии соответствия данных расходов положениям п. 1 ст. 252 НК РФ.
Однако в рассматриваемой ситуации выплаты ст. 169 ТК РФ не предусмотрены, поэтому расходы организации могут быть учтены в целях налогообложения прибыли на основании п.п. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ как другие обоснованные затраты или п. 25 ст. 255 НК РФ как другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором.
Страховые взносы
В то же время ст. 165 ТК РФ установлено, что помимо общих гарантий и компенсаций, предусмотренных Трудовым кодексом РФ (гарантии при приеме на работу, переводе на другую работу, по оплате труда и др.), работникам предоставляются гарантии и компенсации, в том числе при переезде на работу в другую местность.
- Аренда квартиры, оформленная самой компанией.
- Жилье арендует именно сотрудник. Работодатель просто возмещает его затраты. Руководитель может делать отчисления как на счет самого сотрудника, так и на счет арендодателя.
Особенности оплаты аренды
Этот метод можно использовать в том случае, если руководитель компании готов отстаивать правомерность применения перед надзорными органами. Основание этого метода – отрицание того, что траты на аренду квартиры являются оплатой труда сотрудника. Одновременно с этим утверждается, что траты являются обоснованными. Оправданность расходов обусловлена тем, что без них компания не сможет нормально функционировать.
Бухгалтерский учет
Только в одном случае у работодателя возникает обязанность по оплате аренды: когда он пригласил на работу иногороднего сотрудника. В других случаях руководитель может не возмещать траты. Однако компенсацию он может выплачивать добровольно. В этом случае соответствующие обязательства, взятые добровольно, нужно прописать во внутренних актах. К примеру, это может быть коллективное соглашение. Рассмотрим варианты оплаты:
Рассмотрим, как отразить в налоговом учете расходы в виде арендной платы жилья для иногородних сотрудников, а именно в состав какого вида расходов следует включить такие затраты на оплату жилья и можно ли их учесть в полном объеме?
Расходы на оплату жилья как часть зарплаты
Проблема «двадцатипроцентного ограничения». В упомянутом выше письме Минфина России (письмо Минфина России от 19.05.2021 № 03-03-06/28809) было сказано буквально следующее: «Глава 25 НК РФ «Налог на прибыль организаций» не содержит определения натуральной формы оплаты труда (статья 11 НК РФ). При налогообложении расходов, связанных с выплатой заработной платы в натуральной форме оплаты труда, следует руководствоваться нормами Трудового кодекса Российской Федерации» (см. также письмо Минфина России от 14.09.2021 № 03-04-06/53726).
Другие варианты отражения расходов на оплату жилья
По мнению финансового ведомства, норма статьи 255 Кодекса позволяет учитывать расходы на оплату жилья работникам организации, если данные расходы являются формой оплаты труда и условием в трудовом договоре (письма Минфина России от 17.07.2021 № 03-08-05/41253, от 19.05.2021 № 03-03-06/28809). В противном случае расходы организации на оплату найма жилья для работников не являются формой системы оплаты труда и носят социальный характер. Такие расходы не могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций независимо от того, предусмотрены эти расходы трудовыми договорами или нет (п. 29 ст. 270 НК РФ).
Авторы комментируемого письма отмечают, что под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей (ст. 164 НК РФ). Такие расходы могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Но учесть их можно при условии, если они экономически обоснованы и связаны непосредственно с деятельностью самой организации (ст. 252 НК РФ).
Организация оплачивает работнику, переехавшему на работу в другую местность, расходы по найму жилого помещения. Облагаются ли эти суммы НДФЛ и можно ли их учесть в расходах в целях налогообложения прибыли? На этот вопрос специалисты ФНС России ответили в письме от 28.02.18 № ГД-4-11/3931@.
Учет расходов на аренду
По поводу НДФЛ разъяснения следующие. По общему правилу, НДФЛ облагаются все доходы физлица, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). Перечень доходов, которые не облагаются НДФЛ, приведен в статье 217 НК РФ. В частности, в пункте 3 данной статьи упомянуты все виды законодательно установленных компенсационных выплат, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей, освобождаются от НДФЛ. В этом же пункте отдельно оговорено, что НДФЛ не платится с суммы возмещения расходов на переезд на работу в другую местность.
При отсутствии у компании собственного жилья обеспечение работников на новом месте работы жилым помещением осуществляется, как правило, путем его аренды. При этом компания либо оплачивает аренду за работника, либо работник сам арендует жилье, а компания возмещает ему расходы, связанные с арендой.
Требования законодательства по обеспечению работников жильем
Оплата жилья для работников в числе компенсационных выплат, предусмотренных Трудовым кодексом, прямо не названа. В связи с этим на практике между налоговыми органами и компаниями возникают споры по поводу налогового учета таких выплат и их обложения НДФЛ и страховыми взносами.
Российские работники
Обратите внимание, если компания все же решит руководствоваться позицией Минфина России и станет облагать НДФЛ стоимость аренды жилья, ей нужно учитывать, что привлеченные иностранные работники могут не иметь статуса налогового резидента РФ. Напомним, что таковыми признаются лица, фактически находящиеся в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). В отношении доходов нерезидентов применяется ставка НДФЛ 30% (п. 3 ст. 224 НК РФ). Поэтому пока иностранцы не обретут статус резидента, их доходы в виде оплаты аренды жилья нужно облагать НДФЛ по ставке 30%.
Какой из этих способов выгоднее? С точки зрения налогообложения эти операции равноценны и несут одинаковые налоговые последствия для работника и работодателя. Но есть особенности в отражении в учете. И в первом, и во втором случае во избежание претензий контролирующих органов укажите, как выплачивается компенсация за съемное жилье, в трудовом договоре.
Когда расходы на аренду квартиры компенсируют
- при оформлении аренды на организацию и предоставление жилья работнику безвозмездно базой обложения признается размер арендных платежей;
- при оформлении договора аренды на сотрудника базой обложения НДФЛ признается компенсационная выплата.
Документы, которые понадобятся для возмещения затрат
Следуя разъяснениям контролирующих органов, выплату возмещения стоимости найма жилья сотрудникам организация вправе признать частью расходов на оплату труда (статья 255 НК). Но так как компенсация является зарплатой в натуральной форме, то Минфин делает вывод, что компания вправе признать ее в расходах в размере не более 20% от начисленной сотруднику оплаты труда (Письмо №03-04-06/53726 от 14.09.16). Минфин ссылается на ограничение, установленное статьей 131 ТК.
При этом у сотрудника отсутствует дополнительный доход, и арендная плата не облагается налогом. С такой точкой зрения соглашаются и суды (п. 2 Постановления ФАС ЗСО от 02.09.2021 № А70-10656/2021; Постановление ФАС МО от 21.03.2021 № КА-А40/1449-11). Был случай, когда судом было признано совершение платежей в счет арендной платы в интересах компании и отсутствие связи их с системой оплаты труда (Постановление ФАС УО от 08.06.2021 № Ф09-3304/12).
В другом деле (пост. ФАС УО от 08.06.2021 № Ф09-3304/12) удалось доказать связь перечисленных работодателем выплат за аренду квартир с исполнением сотрудниками из других городов трудовых обязанностей. То есть проживание в другом месте не позволило бы специалистам выполнять свою работу. Это стало решающим аргументом. Суд признал, что оплата аренды квартир для сотрудников была произведена в интересах компании.
2 варианта аренды квартиры для сотрудника
Даже если компания будет компенсировать затраты на аренду жилья в соответствии трудовым соглашением, налоговая инспекция может не причислить эти суммы к доходу работника. Поэтому организациям лучше самим снимать квартиры и предоставлять их своим специалистам.
Сотрудники предприятий и организаций обращаются непосредственно к работодателю. Причем, закон не обязывает руководителя предприятия или организации предоставлять денежную компенсацию работнику или оплачивать жилье, кроме случаев, когда сотрудник по инициативе работодателя был приглашен на работу с другого города или страны.
В случае направления сотрудника в командировку на продолжительный период в другой населенный пункт, то помимо «суточных» на основные расходы, в обязательном порядке включается дополнительная статья по компенсации затрат на аренду и оплату ЖКУ.
Денежная компенсация за поднаем во время командировки
Военнослужащие также входят в льготную категорию, которым полагается денежная компенсация за аренду жилья при условии вхождения в одну из следующих групп:
