Самое важное, что юристу нужно четко уяснить и донести до руководства, что бюрократия, большое количество бумаг, книги учета или наличие системы CRM/соответствующих настроек в 1 С (кому как удобно, сегодня многие используются для электронного согласования договоров) – это необходимость, а не блажь.
Порядок в документации — залог успеха
Если вы начинаете руководить только что сформированным юридическим отделом, вы юрист компании в единственном числе, индивидуальный предприниматель или директор (собственник) компании и хотите понимать, как строится работа в юридической службе, то моя статья наверняка окажется вам полезной.
Локальные акты
Так же и договоры – их обычно вносят в 1 С. Необходимо указывать входящий номер, если подписан входящий договор, через дробь или в скобках; если договор в редакции вашей компании, то нужно указать присвоенный вами номер в книге учета.
Например, в настоящий момент на рассмотрении в Государственной Думе РФ находится законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», разработанный по распоряжению Правительства России Минюстом совместно с Минкомсвязью и Минэкономразвития. Целью документа является совершенствование правового регулирования применения электронного документа в уголовном, гражданском и арбитражном судопроизводстве, а также на обеспечение возможности использования электронных документов в качестве доказательств в суде. Законопроектом предлагается внести изменения в Уголовно-процессуальный кодекс, Арбитражный процессуальный кодекс и Гражданский процессуальный кодекс. Положения данного законопроекта предполагают возможность применения электронных документов нотариусами и участниками уголовного судопроизводства. Естественно, что реализация законопроекта повлечет за собой необходимость модернизации программного обеспечения, техники и так далее. Планируется, что закон будет установлен с 1 января 2021 г.
Возможность автоматизации
Переход на цифровые рельсы может быть полезным и для других, самых разнообразных, сфер юридической деятельности. Отдел по работе с почтой может быть автоматизирован за счет немедленного сканирования корреспонденции и ее интеграции в документооборот. Более того, можно записывать телефонные разговоры и замечания к обсуждениям в цифровой форме и затем добавлять их к клиентскому файлу в электронном виде вместе с любыми отсканированными бумажными документами.
Краткий вывод
Что касается практики электронного документооборота в юридической сфере на международной арене, то, например, Министерство юстиции Великобритании рассчитывает, что к 2021 году залы суда в этой стране [1] станут полностью цифровыми, а бумага, как устаревший материал, перестанет использоваться. Правительство планирует инвестировать 160 миллионов фунтов в создание цифровых судов и модернизации IT-систем в своих ведомствах, а значит, обмен информацией будет происходить в электронной форме, безопасно и эффективно. В пресс-релизе, опубликованном Министерством юстиции, говорится, что суды и Королевская служба уголовного преследования ежегодно в совокупности используют примерно 160 миллионов листов бумаги. «Если мы хотим победить в глобальной гонке, нам нужны перемены. Эти инвестиции помогут нам избавиться от устаревшей системы бумажного документооборота, превратив уголовное правосудие в цифровую общественную услугу, соответствующую самым современным стандартам», — заявил министр юстиции Дэмиэн Грин (Damian Green).
