Если хозяйственная операция не сопровождается подтверждающим документом, она не может быть учтена. Все бухгалтерские проводки должны вноситься на основании первички. Если же бухучет будет осуществляться с нарушениями, ответственные лица привлекаются к ответственности. Недочеты выявляются налоговыми структурами.
Задачи документирования
- Первичка. В ней содержатся сведения только об одном действии. К примеру, это кассовый ордер.
- Сводные. Бумаги нужны для обобщения сведений о группе однородных операций, произведенных за какой-либо период.
Классификация документов
- Создание полной базы с достоверной информацией о процессах и итогах деятельности компании. Сведения эти нужны для руководства фирмы, инвесторов, налоговых органов, банков.
- Контроль над перемещением ценностей и ресурсов.
- Предупреждение нарушений закона.
С 1 января 2021 г. в соответствии с Законом N 58-ФЗ затраты могут быть оформлены и другими документами в соответствии с обычаями делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого произведены указанные расходы. Кроме того, в качестве обоснования затрат могут быть приняты и иные документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы (таможенные декларации, приказ о командировке, проездной документ и т.д.).
Разработать и утвердить как элемент учетной политики необходимо документы, оформляющие такие объекты бухгалтерского учета, как нематериальные активы. Основная сложность документирования операций с нематериальными активами состоит в том, что такие активы по определению не обладают материально-вещественной структурой. Поэтому организация может подтвердить наличие нематериального актива только документом.
Образец бухгалтерской справки о приеме к учету НМА
Унифицированные формы первичных учетных документов должны применяться в организациях без изменений. Если унифицированные формы первичных учетных документов не предусмотрены, то организация разрабатывает их самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом «О бухгалтерском учете».
Денежные средства на предприятиях могут находиться в форме наличных денег в кассе, храниться в банке на расчетных счетах, на специальных счетах по целевым средствам, на особых счетах, а также использоваться в виду аккредитивов, чековых книжек и т.д.
Контроль соблюдения графика документооборота осуществляет главный бухгалтер, требования, предъявляемые им в части порядка оформления операций, представления необходимых документов и сведений в бухгалтерию и на вычислительные установки, в случае, если обработка документов осуществляется с применением средств вычислительной техники, обязательны для всех подразделений и служб организации.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
В соответствии с пунктом 5.1 Положения о документах и документообороте №105 документооборот представляет собой процесс создания или получения от других предприятий, принятия к учету, обработки и передачи в архив первичных учетных документов.
Исправления в кассовые и банковские документы вносить не разрешено. В остальные бухгалтерские документы допустимо вносить поправки при наличии надписи, подтверждающей исправление. Неверную запись перечеркивают, сверху записывают верное значение и подтверждают исправление подписью лица, ответственного за оформление операции.
Документирование хозяйственных операций в бухгалтерском учете в России, составление бухгалтерских регистров и отчетности происходит на русском языке. При иностранном участии в корпорациях допустимо оформлять документацию и на иностранном языке, но в этом случае на документе обязательно должен присутствовать подстрочный перевод на русский.
Документооборот и хранение документов в компании
Документирование хозяйственных операций — процесс первичной регистрации свершившихся фактов деятельности организации и начальный этап ведения бухгалтерского учета. В переводе с латинского «документ» означает: доказательство, свидетельство. Любая хозяйственная операция оформляется документом — письменным свидетельством, подтверждающим ее совершение и делающую ее юридически законной и обоснованной. Благодаря составленному документу фиксируется дата, время, место хозоперации, учтенный факт деятельности и ответственные за него лица.
Первичные учетные документы бывают унифицированные (форма которых разработана Росстатом (бывший Госкомстат РФ) или Центробанком) и самостоятельно разработанные налогоплательщиками.
Для учета материальных ценностей на складе кладовщиком или иным материально ответственным лицом оформляется карточка учета материалов по форме М-17, в которой отражается дальнейшее их расходование. Отпуск материалов осуществляется на основании требования-накладной (форма М-11) или накладной на отпуск материалов на сторону (форма М-15). Но по какому бы документу ни отпускались материалы, в них обязательно должно указываться, для чего конкретный материал отпускается, ведь от этого зависит дальнейший учет.
Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов
Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только документы, оформленные в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.
