Должна ли я выплатить авансом выплаченные отпускные после увольнения

Если суммы, возвращенные работником добровольно или удержанные в судебном порядке, ранее были учтены организацией в составе расходов на оплату труда для целей налогообложения прибыли, то их следует отразить в качестве внереализационных доходов на основании ст. 250 НК РФ (письмо Минфина России от 03.12.2021 № 03-03-05/224).

При увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель имеет право удержать излишне выплаченные отпускные за неотработанные дни отпуска (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ)

ВАЖНО!

Вариант 2. Оформить соглашение об отказе взыскания суммы за неотработанные дни отпуска и отказаться взыскивать указанную сумму. Учтите, что в этом случае такие расходы работодатель не сможет учесть для целей налогообложения прибыли как экономически необоснованные (п. 1 ст. 252 НК РФ; письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2021 № 20-12/061148).

Согласно ст.139 ТК Российской Федерации, среднедневной заработок для отпускных выплат и компенсации за неиспользованные дни отдыха рассчитывается за 12 месяцев. Для этого размер начисленной зарплаты делится на 12 и на 29,3 (последнее число является среднемесячным количеством календарных дней).

Как рассчитать среднюю ежедневную зарплату?

• берется в учет год, который идет перед датой ухода работника.
• Из данного временного промежутка вычитают время отсутствия (в том числе учитываются и больничные). Если при таких подсчетах исключается полностью весь период, его нужно отодвинуть еще на один год назад.
• Подсчет ведется в трудовых днях, за основу берется календарь с 6 рабочими днями в неделе.
• Если суммируется трудовое время и конкретный трудовой период, то и сама средняя оплата труда рассчитывается в часах.
• Календарный месяц, по стандарту, состоит из 29,3 дней. Концепция для расчета неполного рабочего месяца такая: 29,3 разделяем на фактическое количество дней в месяце, умножаем на число проработанных дней.

Выплатят ли в срок?

1. к каждому трудовому году насчитывается количество дней 1 ежегодного отпуска, который устанавливается контрактом;
2. рабочий год исчисляется сугубо индивидуально: он начинается с первого рабочего дня, из него отнимается время, которое не относится к рабочему стажу;
3. возмещаются все дни неотгуленного отпуска вне зависимости от того, заслужил ли работник это право в данном или прошлых годах;
4. за текущий год (а он зачастую не отрабатывается до конца) число дней, которые подлежат компенсации, высчитываются прямо пропорционально рабочим месяцам.

Отметим, что есть компании, которые в своих внутренних нормативных документах фиксируют дополнительные преференции для работников, имеющих право уходить в отпуска в удобное для них время, но это добрая воля нанимателей.

Кто имеет право на получение отпуска до отработки полугодичного срока

1. Вводную часть — «шапку» — заявления. Если работник не хочет выглядеть безграмотным в части стандартного документооборота, при составлении бумаги рекомендуется знать несколько непреложных правил:
   • В правой верхней части заявления пишется кому адресован документ. Не забудьте оставить левую часть для резолюции.
   • Первым делом идёт точная должность руководителя предприятия (генеральный, исполнительный, коммерческий директор).
   • Полное (правильное) название компании.
   • Далее — имя-отчество (инициалы) и фамилия директора. Обратите внимание, что согласно документальному этикету при обращении с прошением инициалы руководителя рекомендуется писать в первую очередь, и только потом — фамилию. Конечно, грамматические ошибки здесь не приветствуются, поэтому, если есть сомнения в правильности написания Ф. И. О. адресата, лучше уточнить этот момент.
   • Во второй части «шапки» нужно указать полные данные заявителя — должность, структурное подразделение, Ф. И. О. (здесь написание инициалов стандартное, сначала идёт фамилия). Рекомендуется указать табельный номер, особенно если штат компании внушительный и возможны сотрудники-однофамильцы.
2. Название документа пишется с заглавной буквы, использование капслока нежелательно. И не стоит ставить точку после слова «заявление», это неправильно.
3. В основной содержательной части документа нужно прописать ключевые данные по предполагаемому отпуску:
   • Точные даты начала и окончания (включительно) отпуска..
   • Его длительность в календарных днях. Здесь следует учесть, что согласно трудовому законодательству, праздничные дни, которые попадают на данный период, не учитываются в отпускной период.
   • Вид отпускного периода — основной ежегодный оплачиваемый.
4. В заключении — слева ставится дата написания документа. Рекомендуем составить документ заблаговременно (7—14 дней до отпуска является приемлемым сроком для прохождения всех инстанций и расчётом отпускных).
5. Справа фиксируется оригинальная подпись заявителя, через слеш-знак— расшифровка подписи.

Как составить заявление

И здесь наниматели действуют на 100% по трудовому законодательству, где устанавливается, что главным документом, который регулирует отпуска всех сотрудников, является ратифицированный график. А для недавно принятых сотрудников отпуск положен только после 6 месяцев работы, когда 14 дней отпуска уже заработаны. То есть отказ во внеплановом отпуске здесь правомерен.

Пример. В сентябре 2021 года сотруднику начислены и выплачены отпускные. 24 декабря 2021 года сотрудник увольняется. Сумма начисленных отпускных за неотработанные отпускные дни составляет 7 126 (НДФЛ 13% — 926 руб.). Заработная плата, начисленная при увольнении, составляет 40 000 руб. Налоговые вычеты по НДФЛ в данном случае не учитываем.

В-третьих, следует помнить о том, что удержания могут производиться не из всех сумм, а только из выплат, причитающихся работнику при увольнении (Письмо Минтруда России от 22.10.2021 N 14-1/ООГ-8142, Определение Верховного Суда РФ от 05.02.2021 N 59-КГ17-19). Это означает, что если работник перед увольнением, например, болел, удержать излишне выплаченные отпускные из пособия по временной нетрудоспособности нельзя (см., например, Апелляционное определение Самарского областного суда от 04.06.2021 N 33-5116/2021). Кроме того, нельзя производить удержания из выплат, на которые в соответствии с федеральным законом не обращается взыскание (ч.4 ст.138 ТК РФ). Это, например, возмещение командировочных расходов по авансовому отчету, компенсация за использование личного имущества работника (пп. «а», «б» п. 8 ч. 1 ст. 101 Федерального закона от 02.10.2021 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»).

Налоговые последствия

При планировании отпусков надо иметь в виду, что его можно делить на части, но хотя бы одна его часть должна быть не менее 14 календарных дней (ст.125 ТК РФ). Причем 14 календарных дней предоставляются именно за рабочий год, а не календарный (Письмо Минтруда России от 24.09.2021 N 14-2/ООГ-6958). Это означает, что если у работника есть не отгулянные отпуска, 14 дней за текущий рабочий год должно считаться без учета этих отпусков. Не отгулянные отпуска можно приплюсовать к этому отпуску или предоставить в другое время. Кстати, Роструд отговаривает чрезмерно дробить отпуска, иначе работник не сможет воспользоваться отдыхом для восстановления своей трудоспособности.

Эти отчетные формы сдаются в Пенсионный фонд, вместе с другими сведениями на тот отчетный период, в котором были удержаны неотработанные дни. Главное требование – соответствие между данными в форме АДВ-6-2 и РСВ-1.

Отрицательный ответ будет дан на вопрос о том, необходимо ли пересчитывать доходную часть за тот же период, что и отпускные, полученные в виде аванса. При получении трудового вознаграждения считается, что доход реально получен в последний день месяца, на протяжении которого происходят начисления дохода. Когда были определены отпускные, организация уже провела все необходимые операции с налогом.

О вопросах налогообложения

У руководителя есть право на то, чтобы просто забыть о существующем долге. Обычно основание для подобного вывода – маленькая сумма. Например, если задолженность измеряется в копейках. В случае наличия других причин руководитель должен привести веские основания для своего решения.

1. Если работник отказывается от перевода на другую работу, необходимую ему в соответствии с медицинским заключением (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). При расторжении трудового договора по этому основанию работодатель не имеет права удерживать неотработанные дни отпуска.
2. В случае ликвидации организации (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
3. В ситуации сокращения численности штата (п. 2 ч. 1 ст.81 ТК РФ).
4. При смене собственника имущества организации — только в отношении руководителя организации, его заместителей и главбуха (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
5. В случае призыва работника на военную службу (п. 1 ст. 83 ТК РФ).
6. При восстановлении на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ст. 83 ТК РФ).

Как рассчитывать неотработанные дни отпуска

Например, если работник отработал три месяца — октябрь, ноябрь, декабрь, а в январе увольняется, нужно посмотреть, сколько полных месяцев остается до конца рабочего года (в данном случае — до октября 2021 года).

Если работодатель не может удержать (проводки)

В соответствии со ст. 137 ТК РФ при увольнении из зарплаты сотрудника можно удержать излишне выплаченные отпускные, при этом работодателю не нужно ни его письменное, ни устное согласие. Если это неотработанные дни отпуска, у работодателя есть право произвести удержание.

Ежегодный оплачиваемый отпуск полагается за фактически отработанное время. Но трудовое законодательство не запрещает предоставить отпуск авансом, то есть до того момента, когда у работника возникнет соответствующее право. Сотрудник должен будет отработать «авансовые» дни отпуска.

Как преодолеть ограничение по сумме удержания из зарплаты работника

Мнения юристов о том, может ли работодатель через суд взыскать с работника всю сумму излишне выплаченных отпускных, разделились. Одни полагаются, что для этого имеется соответствующее правовое основание. Эксперты ссылаются на приказ Минздравсоцразвития России от 03.03.05 № 190 (далее – приказ № 190), который признал недействующим пункт 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках (утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169). В этом пункте закреплялось, что если работодатель, имеющий право на удержание, фактически не смог произвести его вовсе или частично (например, вследствие недостаточности сумм, причитающихся работнику при расчете), он теряет право на дальнейшее взыскание суммы переплаты в судебном порядке. А раз эта норма отменена, значит, компания вправе через суд потребовать с работника вернуть неотработанные отпускные, если он отказался это сделать добровольно.

Налогообложение удержанных при увольнении отпускных

Допустим, у работника на момент увольнения были доходы, из которых работодатель удержал отпускные за неотработанные дни. Нужно ли в этом случае корректировать обязательства по налогу на прибыль того периода, когда компания учла выплаты за отпуск, предоставленный авансом? В столичном налоговом управлении полагают, что этого делать не надо. В период выплаты отпускных компания никакой ошибки не совершила, а об излишней уплате ей стало известно лишь в момент увольнения работника. В связи с этим удержанные из зарплаты увольняющегося сотрудника отпускные нужно включить в состав внереализационных доходов для целей налогообложения прибыли (письмо УФНС России по г. Москве от 11.01.07 № 21-08/001467@).

• во время нахождения работника в отпуске в компании повысились оклады — повышение произошло 20 мая и затронуло весь рабочий коллектив;
• окончание отпуска Гаврилова Р. Н.пришлось на 30 мая;
• оклад работника до и после повышения составил 25 000 и 28 000 руб. соответственно.

Расчет специалист бухгалтерии начал с определения неотработанных отпускных дней, приходящихся на период после повышения окладов. Из 12 авансированных отпускных дней на период после повышения пришлось 11 дней (с 20 по 30 мая), на неотработанные дни отдыха, оплачиваемые без учета повышающего коэффициента, приходится 1 день (12 – 11).

Методика расчета авансовых отпускных

В отношении начисленных на сумму неотработанных отпускных страховых взносов необходимо отметить, что основания в их пересчете отсутствуют — они начислялись в рамках трудовых отношений. Правомерность их учета в составе налоговых расходов чиновниками Минфина не оспаривается (письмо от 23.04.2021 № 03-03-05/85).

Если отпускные сотрудник получил авансом и после этого не отработал те месяцы, за которые была выплачена сумма, то наниматель вправе, в соответствии со ст. 137 ТК РФ, произвести удержание из произведенных работнику начислений.

• максимально чётко и понятно указать в приказе причину осуществления удержания;
• указать конкретную удерживаемую сумму;
• не пытаться удерживать деньги без согласия работника и без его ознакомления с приказом;
• помнить о том, что, в соответствии со ст. 138 ТК РФ, общая величина удержаний из заработной платы работника не может превышать 20%. Если нужно удержать большую сумму, то обязательно иметь письменное согласие гражданина.

Могут ли удержать отпускные?

Ст. 136 и ст. 142 ТК РФ предусматривают обязанность работодателя по своевременной выплате отпускных. В случае нарушения этих норм, в соответствии со ст. 236 ТК РФ, предусмотрена ответственность в виде выплаты компенсации за каждый день просрочки. Для расчёта берётся 1/300 ставки рефинансирования, установленной Центробанком РФ. Просрочка начинает исчисляться сразу же после дня увольнения работника и заканчивается в день после получения им денежных средств.

В трудовом кодексе полно оговорок и отдельных условий для сезонных работников и тех, кто трудится на Крайнем Севере, срочных договоров, внешних совместителей и сдельной оплаты. Есть несколько правил расчета среднего заработка на разные случаи жизни и отдельные законы о выплатах госслужащим.

Трудовое право — это сложно

Но бывает и наоборот — работник отгулял отпуск авансом, так можно. То есть он еще не отработал полный год, а 28 дней отдыха уже использовал. Тогда при увольнении из остатка зарплаты вычтут эти оплаченные дни. Но только если есть из чего удерживать. А если при увольнении ничего не причитается, переплата будет убытками работодателя. Но взыскать их с бывшего работника невозможно даже в суде.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Тогда Николай при сокращении получит уже не 60 000 рублей, а 90 000 — сюда войдет средний заработок за три месяца с зачетом выходного пособия. Всю сумму заплатят не сразу: сначала выдадут выходное пособие, а потом, в дни обычной зарплаты — средний заработок.

Если в течение месяца после увольнения сотрудник оформил больничный, но так и не трудоустроился на другое место, бывший работодатель обязан возместить ему дни болезни. Об этой выплате знают немногие, поэтому чаще всего россияне лечатся за счет сбережений. Но в Трудовом кодексе прописано: получить больничный могут даже безработные, если увольнение произошло недавно.

Сотрудник может проработать в организации несколько месяцев или лет, исправно получая зарплату. Но при увольнении он не получает положенных выплат или компенсаций — по собственной неосведомленности или из желания работодателя сэкономить. Bankiros.ru решил разобраться, какие выплаты при увольнении вообще существуют и в каких ситуациях их должны выплатить.

Кто может претендовать на выплаты

Есть нюанс по размерам выплат. Если болезнь наступает хотя бы на день позже увольнения, больничный заплатят в размере 60% от средней зп (независимо от наработанного стажа). Если больничный открывают в день до увольнения — выплачивают все 100%.