Компенсация За Неиспользованный Транспорт

Всем привет с Вами команда юристов и ее лидер адвокат Мария. Наш опыт более 35 лет позволяет давать правильные ответы на все интересующие вопросы и сейчас разберем тему — Компенсация За Неиспользованный Транспорт. Если для Вашего ответа необходим быстрый ответ в вашем городе, то лучше воспользоваться консультантом на сайте. Или пишите в комментарии.

Данные могут быстро устаревать, поэтому подписывайтесь на нас в социальных сетях, чтобы быть в курсе всех обновлений материала.

Размеры и алгоритм возмещения расходов разъездным сотрудникам нужно прописать в коллективном договоре и соответствующих дополнительных соглашениях с ними (ст. 168.1 ТК РФ). Условие о разъездном характере работы также необходимо зафиксировать в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Возмещению также подлежат расходы за использование автомобиля сотрудником в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ). Для обоснования выплаты компенсации работник должен предоставить работодателю копию ПТС, заявление с перечислением должностного функционала, для которого требуется автомобиль, и указанием на то, как часто он используется.

Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?

Возмещение транспортных расходов сотруднику нередко становится темой обсуждения у бухгалтеров. В данной статье мы рассмотрим, какие нормы права регулируют этот вопрос, какие затраты относятся к транспортным, а также приведем алгоритм бухгалтерского и налогового учета компенсации транспортных издержек работнику.

Другим вариантом является заключение договора аренды транспортного средства. Этот способ позволит отразить в налоговом учете всю сумму расходов сотрудника на транспортное средство. Чтобы компенсация была правомерна, сотрудник должен подтвердить, что является владельцем автомобиля.

Если сотрудник использует для поездок по заданию предприятия личный автомобиль, то работодатель обязан ему компенсировать расходы на топливо и амортизацию авто. Для этого может быть предусмотрена выплата компенсации в трудовом договоре. Но следует помнить, что компенсацию включить в расходы при расчете налога на прибыль можно только в пределах норм:

Порядок выплаты и размер компенсации

При оплате работодателем дороги к месту отдыха такая оплата производится по наименьшей стоимости дороги кратчайшим путем. В соответствии с ч. 4 ст. 325 ТК РФ , человек может подать заявление на компенсацию за проезд до отъезда в отпуск, исходя из примерной стоимости билета. А окончательный расчет производится по возвращении на основании предоставленных проездных документов.

• Характеристики транспортного средства (тип ТС (легковой, грузовой), марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики);
• Размер компенсации;
• Расходы, которые подлежат возмещению, их размер (или порядок расчета) и порядок подтверждения;
• Порядок и сроки выплаты компенсации и сумм возмещения расходов.

К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник.

5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.

Сотрудник инстанции обязан уведомить заявителя о принятии положительного решения или об отказе в течение пяти рабочих дней. ЕДВ назначается со дня обращения за ней, но не раньше возникновения права на нее. Выплаты пенсионерам начисляются пожизненно. Получатель вправе передумать и обратиться с повторным заявлением об предоставлении услуг в натуральной форме.

• ветеранам, участникам и инвалидам Великой Отечественной Войны (далее – ВОВ);
• членам семей силовиков – погибших или получивших ранения во время боевых действий;
• ликвидаторам последствий техногенных катастроф;
• ветеранам труда;
• инвалидам;
• героям социалистического труда, получившим звания в эпоху СССР, их семьям;
• бывшим военнопленным, узникам концентрационных лагерей периода ВОВ;
• получившие звание «Почетного донора»;
• реабилитированным жертвам политических репрессий;
• родителям, усыновителям, попечителям или опекунам детей с инвалидностью.

Льготы пенсионерам на проезд в транспорте

Оформление ЕДВ взамен получения услуги в натуральной форме производится в управлении социальной защиты населения города. При себе следует иметь заявление о назначении денежной компенсации, гражданский паспорт РФ и пенсионное удостоверение. Срок рассмотрения документов уполномоченным органом составляет десять суток.

В ноябре Фёдор Некрасов представит в бухгалтерию путевые листы за 24 рабочих дня, тогда как рабочих дней в ноябре было 25. Однако, поскольку компенсация выплачивается в фиксированном размере, это никак не повлияет на ее размер – водитель получит 3000 рублей компенсации за ноябрь.

Также на работу в ООО “Везём груз” взяли в качестве личного водителя директора Ивана Травина, владеющего легковым автомобилем с объемом двигателя 2100 куб.м. Ему работодатель готов возмещать 2500 рублей в месяц за эксплуатацию его Тойоты.

Документальное оформление компенсации за ГСМ сотруднику при использовании личного автомобиля

С суммы компенсации за эксплуатацию авто не будет удержан НДФЛ и страховые взносы. Однако, НДФЛ удерживается в случаях, когда возмещаемые расходы признаются доходом в натуральной форме (ремонт машины, техосмотр, приобретение запчастей, техобслуживание):

Потребность использования автомобиля сотрудника возникает при разъездном характере обязанностей и отсутствии на предприятии достаточного парка транспортных средств (ТС). Возможность перемещения по служебным заданиям на собственном ТС достигается соглашением между руководителем и сотрудником. Работодатель должен издать письменное распоряжение с указанием:

Основания для использования личного автомобиля в рабочих целях

Законодательством установлено право возмещения расходов сотрудника за эксплуатацию, износ ТС и расходов в связи с его эксплуатацией (ст. 188 ТК РФ). Порядок выплат, проведения расчета сумм устанавливает работодатель по согласованию с сотрудником. Предприятие может покрывать затраты на эксплуатацию и ГСМ:

Приказ руководителя предприятия о размере выплачиваемой компенсации

1. Личные данные работника – ФИО, должность, табельный номер.
2. Сведения о ТС – тип, марка, государственный номер, год выпуска техники.
3. Размер выплаты за применение собственного ТС. Одновременно необходимо указать условие, пересчитывается ли сумма в связи с простоем ТС в связи с поломкой, отсутствием работника по уважительной причине.
4. Периодичность и дата проведения денежных расчетов. Выдача из кассы или перечисление средств на счет лица производится в конкретную дату либо после сдачи документов о расходах. Традиционно расчет производится одновременно с выплатой сотрудникам заработной платы или аванса.
5. Дополнительные условия соглашения. При оплате предприятием за ГСМ потребуется указать, из расчета каких норм будет произведена выплата. В основе норм покрываемых затрат предусмотрен один из вариантов – из определения фактических расходов на 100 км зафиксированного проверкой пробега, норм Минтранса или по данным технической документации о потреблении топлива. В приказе можно предусмотреть увеличение нормы расходования в зимнее время.

Статья 188 ТК РФ; п. 3 ст. 217 НК РФ; пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2021 N 212-ФЗ «О страховых взносах. «; пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
Письмо Минфина России от 27.12.2021 N 03-03-06/1/812; Письма УФНС России по г. Москве от 18.01.2021 N 21-18/44-1, от 18.09.2021 N 18-11/3/088756@.
Письмо Минфина России от 18.03.2021 N 03-03-06/1/150.
Утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.
Письмо Минфина России от 16.06.2021 N 03-03-06/1/354.
Пункт 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Пункты 7.1, 7.2 Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенных в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2021 N АМ-23-р.
Пункт 3 ст. 217 НК РФ; пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2021 N 212-ФЗ; пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ; Письма Минфина России от 31.12.2021 N 03-04-06/6-327, от 20.05.2021 N 03-04-06/6-98.
Пункт 1 ст. 210, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ.

Учитываем компенсацию для целей налогообложения

Порой работа некоторых сотрудников компании связана с частыми разъездами. К примеру, ездить по служебным делам могут директора, бухгалтеры, менеджеры, курьеры, прорабы, снабженцы. И если работник по согласованию с руководством компании использует для служебных поездок личный транспорт, то он имеет право на компенсацию своих расходов .

(Как оформляются, учитываются и облагаются компенсации за применение личного транспорта в служебных целях)

«Если работнику за использование им в служебных целях личного автомобиля компенсация установлена в фиксированном размере, она выплачивается вне зависимости от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался для выполнения служебных поручений. То есть, к примеру, если работнику установлена компенсация в размере 2021 руб. в месяц, в месяце было 20 рабочих дней, а путевые листы составлены только на 18 дней, то сумма компенсации будет все равно 2021 руб. А при расчете налога на прибыль можно учесть максимальную сумму компенсации за этот месяц (1500 руб. в месяц для легковых автомобилей с объемом двигателя свыше 2021 куб. см или 1200 — для автомобилей с объемом двигателя 2021 куб. см и менее). И ее не надо никак корректировать».

Заметим, что гл. 23 НК РФ не содержит норм (размеров) компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не содержит порядок их определения для целей налогообложения НДФЛ (освобождения от налогообложения). Следовательно, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ, т.е., учитывая положения ст. 188 ТК РФ, не облагаются НДФЛ суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора. Данную точку зрения поддерживает Минфин России (Письма от 30.04.2021 N 03-04-05/25434, от 20.04.2021 N 03-04-06/22274).

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля работника включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в пределах норм, установленных Правительством РФ (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Соответствующие нормы установлены п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2021 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Для легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2021 куб. см включительно норма расходов организации на выплату компенсации, учитываемых при налогообложении прибыли, составляет 1200 руб. в месяц.

Бухгалтерский учет

Затраты организации, связанные с использованием легкового автомобиля работника в служебных (административных) целях, признаются расходами по обычным видам деятельности (в качестве управленческих) в том отчетном периоде, за который выплачивается компенсация, в сумме, подлежащей выплате работнику (п. п. 5, 6, 7, 16, 18 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.2021 N 33н).

Ст. 272 НК РФ, п. 7 гласит: компенсация денежных средств за пользование собственным автотранспортом по служебным нуждам отображается в расходах на дату выплаты. При оплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ, 08. 02. 02, №92:

Компенсация за использование собственного авто

Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления. Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2021.

Бухгалтерский учет компенсации

1. Сумма выделяемых средств равна сумме амортизации транспорта. Расчеты ведутся в текущем периоде.
2. Вести расчеты, исходя из стоимости 1 км автопробега по должностным обязанностям. Расценки можно заимствовать у такси.

Есть же у нас ещё и налоговый учёт, с которым далеко не всё так радужно, как хотелось бы. Бухгалтерам придётся учитывать данный вид расходов. Для двигателя объёмом большее 2 000 кубических сантиметров нормой для компенсации является 1 200 рублей, для двигателей свыше данного показателя – 1 500 рублей.

Но какие же конкретно суммы полагаются? В связи с тем, что ничего подобного об этом в законодательстве не написано (в частности, в ТК), то и суммы здесь могут быть крайне индивидуальными. То есть, заключая договор, обе стороны должны самостоятельно договориться между собой о сумме, достаточной для покрытия всех расходов. С другой стороны, есть налоговые и рекомендации от данного органа, где советуют рассчитывать компенсацию с учётом следующих факторов:

Компенсация расходов и за что она полагается

В связи с тем можно прийти к выводу, что работодателю есть смысл внести в соглашения хоть какую-нибудь формулу для проведения расчётов. Как вариант, это могут быть расценки словно в такси – за каждый километр пути. Собственно говоря, при необходимости ровно там же Вы их и можете «срисовать».

Нередкими являются ситуации, при которых появляется необходимость использовать личный автотранспорт сотрудников в служебных целях. Подобные случаи имеют место в равной степени, как при трудоустройстве, так и во время исполнения служебных обязанностей работником. Например, когда деятельность связана с постоянными разъездами, а у организации не хватает своего транспорта.

Компенсация трат, связанных с эксплуатацией авто сотрудника на его работе: что и в каком размере возмещается

В одном из месяцев М. Т. Тепляков представил путевые листы на 23 раб. дня, в то время как в данном месяце было 25 раб. дн. Тем не менее, учитывая тот факт, что компенсация менеджеру положена в фиксированной сумме, то она же будет выплачена в полной мере и при данных обстоятельствах.

Издание приказа о назначении и выплате компенсации за эксплуатацию личного авто работнику

Следует заметить также, что в качестве транспортного средства, которое может использоваться на работе, рассматриваются: легковой автомобиль, мотоцикл, грузовое авто. Применяя установки Трудового кодекса, организация может возместить работнику траты на ГСМ, эксплуатацию его транспорта.