Еще одна форма учета договоров и корреспонденции – это реестры, они используются для экспресс-контроля наличия документа, его краткого содержания, статуса в работе, и используются всеми работниками компании для информативности.
Порядок в документации — залог успеха
- договоры с поставщиками;
- договоры с покупателями;
- журнал входящей корреспонденции (сюда относились поступающие в юридический отдел письма/жалобы/претензии);
- журнал исходящей корреспонденции (сюда относилась идентичная корреспонденция от компании в различные адреса).
Локальные акты
Еще хочу добавить, что документация хранится в закрытых на ключ шкафах с соответствующей маркировкой на ребре папки, документы должны быть разложены по дате создания. И при помощи информации 1 С или книги учета любой документ очень быстро можно найти.
Ведение документооборота может не касаться прямых обязанностей сотрудника. Если в должностной инструкции это не указано, должен быть создан специальный указ. Здесь прописываются все дополнительно возложенные функции на работника, ответственность и метода поощрения.
В малых организаций уровень документооборота не велик, примерно до 200 бумаг в год. Вопрос организации такой деятельности не уместен, так как с небольшим объемом справится любой сотрудник и даже руководство.
Инструкция по делопроизводству
- централизованная – весь состав секретарей занимает отдельный кабинет, подчиняется ведущему секретарю или делопроизводителю;
- децентрализованная – совместная работа секретарей и иных сотрудников, с обязанностями организации документооборота;
- смешанная, отмечается на крупных предприятиях.
1.2. Предмет делопроизводства.Термин «делопроизводство» появился в конце в XVI в. в центральных органах управления Российского государства — приказах. Процесс рассмотрения и решения тех или иных вопросов («дел») в приказах назывался «производством дел». Поскольку производство дел фиксировалось письменно, документы учреждений по отдельным вопросам получили название «дел», а работу по письменному оформлению производимых дел и совокупность самих дел учреждения до передачи в архив стали называть делопроизводством.
В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов): текст, название вида, автор, адресат, дата, подпись и др. Основным реквизитом документа является его текст — «речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи».
Документооборот[ | ]
Федеральное архивное агентство координирует всю систему делопроизводства и обеспечивает методическое сопровождение ее участников: основы делопроизводства и документооборота находятся в ведении этого ведомства. Разработкой непосредственно форм документов занимается Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (известное как Госстандарт). Еще одна значимая организация — США В ее компетенции — научно-исследовательская работа в области документоведения и архивного дела.
а организовать супер-чрезвычайно просто:
во-первых — нужно создать внутреннюю чрезвычайную комиссию наведения кардинального верховенства дел
(читай ВЧК-НКВД) из одной себя. нквдэшники они сами знаете какие, чуть что..
во-вторых — навести порядок. за беспорядок — уволиться нафик. ну или самовыговор. строгий. то есть наказание соответственно аббревиатуре. шутка.
#3 Ионыч Ионыч —>
Нет не сгораю, в деловой переписки ворд спасает, а тут столько корректоров. всегда поправят (ну кто-то просто свое «фи» выскажет — самооценку себе повысит). как видите мои проблемы с орфографией иными качествами компенсированы раз у меня все ок и спрашиваю что делать с сотрудником а не как спастись от увольнения. Жизнь — сплошной парадокс, я и адвокатов лучших в городе знаю которые в слове суд три ошибки делают — зарабатывать им это не мешает. ПАРАДКС правда?
#18 Наёмник Наёмник —>
Кошмар какой. Романовна , а от количества орфографических ошибок в своем посте вы со стыда не сгораете? Кого только не берут нынче начальниками юридического отдела.
В-третьих, маркетинг. В условиях высокой конкуренции нужно заявлять о себе, использовать все возможные инструменты продвижения дела как оффлайн, так и онлайн. Полезно предоставлять дополнительные услуги для заказчиков, например, возможность заказывать работу онлайн, а также оказание консультаций по телефону и т.д.
Во-первых, полезно наладить контакты с инстанциями, где можно встретить потенциальных клиентов: с работниками судов и других инстанций, инспекторами налоговой службы и др. Через договоренность с ними можно продвигать услуги своей компании.
Реклама
По прогнозам, эта тенденция сохранится в дальнейшем: для разрешения споров люди будут все чаще консультироваться у юристов. Это особенно актуально в контексте мирового и российского экономического кризиса.
Применительно к документам бухгалтерского учета и отчетности законодательством установлена административная ответственность за нарушение сроков хранения документов на основании ст. 15.11 КоАП РФ. Согласно данной норме грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух до трех тысяч рублей.
Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.
Формирование и учет дел в делопроизводстве подразделений, составление номенклатуры дел. Понятие и особенности заверительной подписи на предприятии. Правила хранения и уничтожения документов. Ответственность за сохранность бухгалтерских документов.
Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.
Отсутствие привычки мыслить по шаблону — один из ключевых навыков юриста. Задача обеспечения сохранности имущества, поддержание и развитие правовой культуры организации требует именно такого подхода. С недвижимым имуществом часто возникают спорные моменты: если заканчивается срок исковой давности, оспорить сделку уже невозможно. Здесь и пригодится умение искать новые пути.
2. Обеспечение правовыми средствами сохранности имущества, поддержание и развитие правовой культуры организации
Или грузчики перепутали место доставки и привезли мебель не тому человеку, который все принял и расписался в получении. Юрист знает, что возник большой правовой риск и помнит ст. 312 ГК РФ, в которой сказано: «Должник, исполняя обязательство, обязан убедится в личности кредитора и обязан потребовать от кредитора доказательств, что он является надлежащим получателем товаров, работ и услуг». Но грузчики этого не знают. И не проверяют получателя. Отсюда возникает большое количество споров, которые отчасти относятся к области управления правовыми рисками.
Претензионно-исковая работа
В некоторых компаниях есть претензионные отделы, не входящие в юридическую службу. Им тоже нужно писать инструкцию по подготовке претензий. Ведь она теперь не просто формальный документ, а основание для подачи иска. Стоит сделать типовую форму претензий в текстовом формате, в которой какие-то формы будут неизменны. Это облегчит работу и юристу, и подразделениям компании.
Описывая обязанности юридического отдела, мы не можем не сказать и о правах юрисконсультов. Весьма важными прерогативами юристов являются: право отказаться от ведения судебных дел, если нет оснований для предъявления иска или для возражения против иска, а также в том случае, если он предъявлен к юридическому лицу обоснованно; право формулировать свои замечания по проектам локальных актов, противоречащих действующему законодательству; право требовать от руководителей юридического лица устранения нарушения законности, если таковые имеют место. Однако следует признать, что в нормативных актах не указано, посредством каких конкретных действий юрисконсульт может противодействовать нарушениям законности со стороны должностных лиц юридического лица.
■ Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2021 № 536; утратила силу). Она может быть взята за основу для разработки положения или инструкции по делопроизводству в организации (например, можно использовать основную структуру и обязательные пункты Типовой инструкции и привести ее в соответствие с особенностями ведения делопроизводства в конкретной организации).
Принципы ведения договорной работы
В любой компании, независимо от организационно-правовой формы, ежедневно в процессе оперативной деятельности создаются десятки, сотни и даже тысячи документов различных видов: исходящие письма, приказы по основной или административно-хозяйственной деятельности, распоряжения руководства, протоколы оперативных совещаний или заседаний совета директоров, а также договоры, счета, счета-фактуры и др.
