- детально описывать каждую стадию: создание, согласование, подписание, хранение договоров;
- устанавливать ответственность в случае нарушения порядка;
- содержать типовые формы договоров, разработанных для вашей компании.
3. Положение о договорной работе – основополагающий, необходимый свод правил, описывающий бизнес-процессы, происходящие от момента переговоров по заключению договора с контрагентом до порядка сдачи его в архив. Данное положение должно:
Локальные акты
За время своей профессиональной деятельности мне посчастливилось работать в крупных компаниях с разросшейся юридической службой. Я работала в команде и организовывала свою деятельность самостоятельно. Перед тем как уйти в свободное плавание, была единственным юристом в компании оптово-розничной торговли, и моя система работы, скорее всего, сформировалась именно там.
Вслед за этим объявлением британское Министерство юстиции издало в октябре 2021 года документ под названием «Раскрытие электронных документов». [2] Его основополагающий принцип гласит, что «для эффективного и рационального управления документацией необходимо использование технологий», и что «в целом необходимо предоставлять электронные документы в такой форме, которая позволит стороне, получающей документы, иметь доступ к данным документам, производить в них поиск, анализировать и демонстрировать их в той же степени, что и раскрывающая сторона».
Именно в этом случае мобильные сканеры могут существенно увеличить производительность, создавая цифровые документы с возможностью поиска по ним. Они занимают мало места, гибко подстраиваются под любые условия и способны передавать отсканированные документы в облако по одному нажатию кнопки. Мобильные высокопроизводительные сканеры наилучшим образом подходят, например, для аудиторских и юридических компаний, аптек, фармацевтических компаний или организаций, предлагающих уход на дому.
Краткий вывод
Согласно исследованию 10 000 [3] юридическим компаний и приблизительно 127 000 [4] практикующим юристов Великобритании со среднесрочной перспективе предстоит организовать электронный документооборот, который не только будет способствовать обмену информацией между юристами и судами, но и поможет оцифровать информационный обмен между юристами и их офисами, а также между юристами, их клиентами и оппонентами. Клиентам, в свою очередь, также придется представлять юридическую документацию в электронной форме. То же самое касается и российских юридических компаний и практикующих юристов.
В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.
Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.
Номенклатура дел
Впервые столкнувшись с делопроизводством, бывает непросто определить, на что в первую очередь обратить внимание и как разобраться в потоке дел и документов. С чего начать и как построить систему документооборота, которая будет отвечать всем требованиям организации? Рассмотрим основные моменты.
Любой документ можно перевести в электронный вид и сделать его стандартом работы компании или отрасли, если он не регламентируется налоговой, — например, реестр оказанных услуг для авиаотрасли, акт разногласий, отчет агента, протокол передачи.
Принципы работы в Диадоке
Ускорение документооборота стимулирует снижение дебиторской задолженности, потому что компании с большим количеством контрагентов получают платежи раньше, а клиенты в любом регионе раньше видят акты и счета на оплату, быстрее их оплачивают и не допускают кассового разрыва.
Автоматизация документооборота
Как правило, сначала компании переводят в электронный вид первичные документы и счета-фактуры. Со счетами-фактурами связан вычет НДС, поэтому на них контролирующие органы обращают особое внимание. Поэтому важно обеспечить юридическую силу этого документа. Если счет-фактура не соответствует формату, утвержденному Приказом ФНС от 19.12.2021 № ММВ-7-15/820@, не подписан квалифицированной электронной подписью, не передан через оператора ЭДО, у него не будет юридической силы.
- Подготовка документов на основе ответов в диалоге между юристом и ботом.
- Проверка договоров по предопределенным параметрам.
- Автоматизированный поиск по оцифрованным правовым данным в интернете.
- Консультация сотрудников по простым правовым вопросам, чтобы не отвлекать юристов по мелочам.
- Сбор и передача данных в различные корпоративные сервисы по существующим каналам интеграции.
1. Чатботы
Чатботы — один из самых простых способов автоматизировать работу. К 2022 году роботы потенциально могут снизить глобальные затраты на ведение бизнеса более чем на 8 миллиардов долларов. Для сравнения, в 2021 году их применение снизило затраты на 20 миллионов долларов. Чатботы могут упростить доступ к информации и управление ею, анализируя документы, результаты юридической экспертиз и проверок, а также помогая с различными административными и связанными с человеческими ресурсами задачами. Неудивительно, что 80% компаний хотят внедрить чатботов до 2021 года.
Какие решения важны для оптимизации юридических процессов больше всего?
Юристы часто тратят много времени на составление типовых документов. Такая работа сводится к простому копированию информации с риском ошибок ручного ввода. С помощью конструктора документов юристы могут создавать гибкие шаблоны документов. Они позволяют любому сотруднику собрать грамотный документ самостоятельно и не проверять его в дальнейшем. К примеру, использование сервиса Doc.one помогает на 40% сократить время, которое юристы тратят на рутинные задачи, путем создания шаблонов для регулярно используемых документов.
а организовать супер-чрезвычайно просто:
во-первых — нужно создать внутреннюю чрезвычайную комиссию наведения кардинального верховенства дел
(читай ВЧК-НКВД) из одной себя. нквдэшники они сами знаете какие, чуть что..
во-вторых — навести порядок. за беспорядок — уволиться нафик. ну или самовыговор. строгий. то есть наказание соответственно аббревиатуре. шутка.
#3 Ионыч Ионыч —>
а если почти серьёзно — дедуктивно-индуктивным методом разложить всё по папочкам, файликам, стопочкам, полочкам, шкафичкам, сейфикам, понаписать надписи, подписи, стикеры, шмикеры.
И будет вам щастье под названьем рабочий порядок.
#4 SilentLaw SilentLaw —>
сразу возражу по поводу не-оплаты выходных — это ВАША работа, ВАШ интерес, облегчение ВАШЕГО заработка в рабочие дни, и самое главное — порядок в документах — это в принципе один из главных ВАШИХ ресурсов в работе (т.н. «внутренних»).
так что ежали надо — то можно и выходные на это пустить, невелико дело. Но это моё отношение к работе.
Выполнить условие легко: договоритесь с контрагентом о заключении договора таким способом, составьте и подпишите договор с использованием электронной подписи. Аналогичным способом можно обмениваться протоколами разногласий и дополнительными соглашениями, вносить изменения в договоры и направлять претензии.
Договоры, контракты, соглашения
Электронную переписку, где не используется усиленная электронная подпись, можно приравнять к обороту документов с применением простой электронной подписи. В данном случае это не противоречит правилам и нормам. Но необходимость идентификации отправителя и получателя в случае спора обязательно возникнет.
Обращения в государственные органы
Несколько иначе, чем электронные документы, подписанные ЭП надлежащего вида, выглядит обмен письмами или сообщениями посредством электронной почты, мессенджеров или СМС-сообщений. В этих случаях, как правило, не используется привычная электронная подпись. Что тогда служит средством идентификации — интересный вопрос, прежде всего, с позиции судебной практики.
- проведение due diligence направления;
- проведение compliance-контроля направления;
- построение системы создания, учета и защиты результатов интеллектуальной деятельности;
- сопровождение текущей и проектной деятельности отделов.
Качественное и оперативное построение работы юридического отдела — важный блок успешного развития бизнеса компании в России и на территории иных стран присутствия компании. Для меня современная юридическая поддержка включает в себя, помимо сопровождения текущих задач и compliance-контроля, деятельность по содействию продаж товаров и услуг, маркетинговой деятельности, обучению сотрудников правовой грамотности, решению трудовых споров и взаимодействию с государственными органами.
Совет № 1. Коллектив — лучшие юристы
От любого управленца ждут принятия быстрых бизнес-ориентированных решений в срочных ситуациях, лидерства и наставничества. При этом для меня самая эффективная роль руководителя юридического отдела — это роль играющего тренера, когда в каких-то проектах вы выступаете координатором задач, в каких-то — исполнителем. Стараюсь создавать атмосферу, при которой коллегам было бы комфортно обсуждать рабочие вопросы, обращаться за советом. При этом соблюдаю правило работы со всеми сотрудниками в рамках единых стандартов их обязанностей и ответственности, сохраняя ценность доверительных отношений.
Чтобы ЮЗДО был полноценным, необходимо обеспечить для него правовой «фундамент» — на практике это выражается в разработке механизма определения и признания ответственности и прав. Когда лицо совершает действия, принимая документы к исполнению, оно должно точно понимать, что не совершает ничего, выходящего за пределы законодательства и собственных полномочий. То же касается признания регистров организациями и инстанциями. Однако документ в электронной форме — это файл, который содержит не только основную информацию, но и идентифицирующие его реквизиты. Чтобы не «потерять» связь между ними, необходим четкий механизм.
Как обеспечить для документации юридическую значимость
- адаптацию решений для конкретных нужд заказчика — локализацию, возможности для масштабирования в перспективе;
- консультации и обучение персонала предприятия;
- техническую поддержку во время эксплуатации систем и так далее.
Поддержка ЮЗДО от Docsvision
- гарантировать юридическую силу документа и правомочность операций;
- выстроить полноценные и безопасные взаимоотношения со сторонними организациями;
- участвовать в госзакупках и тендерах;
- наладить простой и прозрачный диалог с налоговыми инстанциями;
- гарантировать юридическую силу безбумажной договорной документации;
- найти оптимальные способы использования электронных подписей;
- отказаться от ручного ввода и хранения документации;
- снизить число ошибок и погрешностей при работе с бумагами и так далее.
