Документы для возмещения у работодателя аренду жилья

• Паспорта и свидетельства о рождении (для детей) всех членов семьи, плюс копии. Могут попросить копию страницы с регистрацией.
• Выписка из домовой книги по месту жительства, в этом случае по месту аренды (найма).
• Справка, подтверждающая отсутствия права собственности на жилье от каждого члена семьи. Выдается росреестром.
• Справка из БТИ.
• Договор аренды оригинал и копия.

Выпускникам детских домов

Типовой бланк можно найти в интернете и вписать туда данные участников сделки. Юридическую силу договору аренды придают подписи арендатора и арендодателя.

Справка из БТИ об отсутствии собственности на жилое помещение выдается по заявлению в соответствующую организацию с представлением паспорта и квитанции об оплате в 360 рублей. Готов документ будет в течение 2 дней. Заявку можно подать через официальный сайт, оплатить тоже посредством банковского перевода. Останется лишь забрать готовую справку.

Выписка из Росреестра или кадастровой палаты об отсутствии права собственности на жилье. Нужен паспорт и квитанция об оплате госпошлины в размере 300 рублей, а также заявление о предоставлении информации. Заявление также можно подать через официальный сайт, электронная версия документа будет готова сразу по получению оплаты. Документ с печатью делается в течение 5-10 дней.

Лицам, трудящимся в иных местах

1. Специфика организации требует узких специалистов, найти которых крайне трудно. Поэтому привлекаются работники из других городов и регионов. Такое условие может быть прописано в договоре, как обязательство руководства. Порядок и размер регулируются также трудовым договором.
2. В особых субъектах РФ, например, районах Крайнего Севера, это обусловлено все той же нехваткой кадров. Привлечение сотрудников со всей страны требует обеспечения их жильем, либо выплаты компенсации.

Все зависит от того, готов ли руководитель отстаивать свое мнение. Если нет, то имеет смысл выбрать общепризнанную позицию. В этом случае доход работника будет облагаться взносами. Если же руководитель готов отстаивать свою позицию, можно не отчислять с доходов взносы. Второй вариант более выгоден. Для надзорных органов характерна именно первая позиция, для судов – вторая.

Однако эту позицию нельзя назвать полностью однозначной. Противоположную позицию можно обнаружить в судебной практике. В частности, существует судебное решение, по которому расходы облагаться не будут. Обосновано это тем, что необходимость компенсировать траты сотрудника на аренду прописана в коллективном, а не в трудовом договоре. В части 1 статьи 7 ФЗ №212 указано, что объектом обложения может являться только доход, возникший на основании трудового соглашения.

Метод с большими рисками и большими выгодами

• Аренда квартиры, оформленная самой компанией.
• Жилье арендует именно сотрудник. Работодатель просто возмещает его затраты. Руководитель может делать отчисления как на счет самого сотрудника, так и на счет арендодателя.

Однозначно решается вопрос по оплате проживания в составе командировочных выплат. ТК РФ (ст. 168) вменяет работодателю в обязанность возмещение таких расходов, и они в полной их сумме учтутся в базе по прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В том числе, если на это есть соответствующее решение работодателя, допускается принятие расходов на проживание в местности, откуда работник может каждый день возвращаться к основному месту жительства (письмо Минфина РФ от 10.10.2021 № 03-04-06/58957).

Варианты выплат за аренду жилья

• как надбавка к зарплате — в этом случае размеры ее работодатель устанавливает самостоятельно, она полностью принимается в уменьшение базы по прибыли (п. 3 ст. 255 НК РФ) и как часть зарплаты подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами;
• по фактическим затратам работника, подтвержденным документально — в этом варианте она расценивается как компенсация расходов, вызванных необходимостью исполнения должностных обязанностей, полностью учитывается при определении базы по прибыли (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) и не попадает под налог на доходы физлиц и страховые взносы (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона 125-ФЗ).

Компенсация по переезду для работы в другой местности

В любом из этих вариантов работник получает доход. Причем в случае расчетов работодателя непосредственно с арендодателем (т. е. без участия работника) этот доход расценивается как выплаченный работнику в натуральной (неденежной) форме (письма Минфина РФ от 29.12.2021 № 03-04-05/79264, от 14.09.2021 № 03-04-06/53726).

• ДТ 20, 26, 44 КТ 76 — внесение оплаты за аренду в состав расходов работодателя;
• ДТ 70 КТ 68 — удержание НДФЛ с дохода в натуральной форме, включенного в зарплату сотрудника;
• ДТ 76 КТ 68 — удержание НДФЛ из средств, которые поступают арендодателю;
• ДТ 76 КТ 51 — перечисление денег за аренду жилья;
• ДТ20 КТ69 — начисление страховых взносов на доход сотрудника в натуральной форме.

Надзорные органы квалифицируют компенсационные выплаты за аренду жилья как оплату в натуральной форме, являющуюся неотъемлемой частью дохода сотрудника. В связи с этим, возможность получении компенсации должна отображаться в условиях трудового договора.

Законный и более сложный

Сотрудники предприятий и организаций обращаются непосредственно к работодателю. Причем, закон не обязывает руководителя предприятия или организации предоставлять денежную компенсацию работнику или оплачивать жилье, кроме случаев, когда сотрудник по инициативе работодателя был приглашен на работу с другого города или страны.

Аналогичные выводы содержатся в Постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 28 августа 2021 г. по делу № А56-50900/2021, ФАС Дальневосточного округа от 25 января 2021 г. № Ф03-5923/2021, ФАС Уральского округа от 8 июня 2021 г. № Ф09-3304/12, ФАС Западно-Сибирского округа от 2 сентября 2021 г. по делу № А70-10656/2021, от 17 ноября 2021 г. по делу № А45-26455/2021, ФАС Московского округа от 21 марта 2021 г. № КА-А40/1449-11.

При этом согласно подп. «и» п. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ не облагаются страховыми взносами выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность.

Вопрос

По мнению Минфина России (письмо от 26 августа 2021 г. № 03-04-06/34883), оплата организацией найма квартиры для работника признается его доходом, полученным в натуральной форме и подлежащим обложению налогом на доходы физических лиц.

Следуя разъяснениям контролирующих органов, выплату возмещения стоимости найма жилья сотрудникам организация вправе признать частью расходов на оплату труда (статья 255 НК). Но так как компенсация является зарплатой в натуральной форме, то Минфин делает вывод, что компания вправе признать ее в расходах в размере не более 20% от начисленной сотруднику оплаты труда (Письмо №03-04-06/53726 от 14.09.16). Минфин ссылается на ограничение, установленное статьей 131 ТК.

Какой из этих способов выгоднее? С точки зрения налогообложения эти операции равноценны и несут одинаковые налоговые последствия для работника и работодателя. Но есть особенности в отражении в учете. И в первом, и во втором случае во избежание претензий контролирующих органов укажите, как выплачивается компенсация за съемное жилье, в трудовом договоре.

Когда расходы на аренду квартиры компенсируют

• копии документов, подтверждающих произведенные сотрудником расходы: договор найма жилого помещения, квитанции об оплате;
• заявление, служебная записка на компенсацию жилья сотруднику, иной документ, предусмотренный коллективным договором.

Следует отметить, что у чиновников на сей счет иное мнение. В одном из писем Минфина России (письмо Минфина России от 26.08.2021 № 03-04-06/34883) сказано, что «дата получения дохода в рассматриваемом случае определяется как дата оплаты найма квартиры, включая авансовые платежи».

Позицию Минфина России нельзя назвать бесспорной. Дело в том, что оплата аренды жилья работников из других городов непосредственно связана с выполнением ими своих трудовых обязанностей и имеет компенсационный характер. Следовательно, оплата аренды жилья не должна включаться в налоговую базу по НДФЛ. И арбитражные суды с таким аргументом соглашаются. Например, в одном из постановлений (пост. ФАС ВСО от 11.09.2021 № Ф02-4189/13) был сделан акцент на статью 169 ТК РФ, в которой прописана обязанность работодателя обеспечить возмещение работнику расходов по обустройству на новом месте жительства в случае переезда на работу в другую местность. Суд признал оплату аренды жилья работника обустройством на новом месте жительства (с учетом того, что порядок этих выплат определяется именно в трудовом договоре) и, ссылаясь на норму НК РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ), освобождающую от НДФЛ выплаты компенсационного характера, установленные законодательством РФ, принял сторону налогоплательщика.

НДФЛ с аренды жилья работнику не удерживают

В другом деле (пост. ФАС УО от 08.06.2021 № Ф09-3304/12) решающим аргументом послужило то, что произведенные обществом выплаты арендодателям жилых помещений связаны с исполнением иногородними сотрудниками своих должностных обязанностей. Иначе говоря, сотрудник не мог бы исполнять свою работу, если бы жил в другом месте. Поэтому оплата аренды жилья работника произведена прежде всего в интересах работодателя.

В таком случае для целей налогообложения прибыли возможен учет затрат на оплату аренды квартиры в полном объеме путем включения их в состав прочих расходов (подп. 10, 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ; Постановление ФАС ЦО от 15.02.2021 № А35-1939/2021).

Есть много других примеров судебных дел, которые решились в пользу налогоплательщиков (пост. ФАС ДВО от 25.01.2021 № Ф03-5923/12, ФАС ЗСО от 02.09.2021 № Ф04-4186/11, ФАС МО от 21.03.2021 № Ф05-1300/2021). Если работодатель не боится судебных тяжб, он может не уплачивать НДФЛ с расходов на наем жилья для специалистов.

2 варианта аренды квартиры для сотрудника

Начисление страховых взносов тоже не требуется, так как возмещение расходов на аренду квартиры сотрудникам не облагается взносами. Был случай, когда суд признал это (Постановление 13 ААС от 07.05.2021 № А21-10270/2021).

В таком договоре работник организации-арендатора не фигурирует, однако из его текста должно быть понятно, что квартира будет использоваться именно для его проживания. Также должны быть указаны значимые условия: объект аренды, ее сроки и стоимость.

Как составить договор аренды квартиры для сотрудников

На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что если работодатель обязуется обеспечить сотрудника жильем в соответствии с трудовым договором, то он может не учитывать арендную плату в составе налогооблагаемой базы НДФЛ. Однако компании необходимо быть готовой отстаивать свою позицию в суде.

Выплата НДФЛ

Учитывая эту норму, судьи целого ряда процессов пришли к единому выводу, что если обязанность работодателя оплачивать жилье сотрудника прописана в их трудовом договоре, то такая оплата считается компенсацией расходов на переезд и не облагается НДФЛ (смотрите, к примеру, постановления ФАС Уральского округа от 08.06.2021 № Ф09-3304/12 и ФАС Московского округа от 21.03.2021 № Ф05-1300/2021, от 21.08.2021 № КА-А40/7732-08).

Сумма возмещения средств сотрудника за аренду жилья, является скорее выплатой социального характера, не зависящей от условий труда и выполнения непосредственно работы сотрудника. Таким образом, отчисления социальных взносов не являются правомерными и не должны перечисляться в ФСС. Данная информация прописана в Трудовом Кодексе РФ, о том, что компенсационные выплаты сотруднику, в рамках трудовых отношений с работодателем, которые связаны с переездом по месту работы, не подлежат обложению страховыми взносами.

• договор найма жилья. Данный договор составляется между двумя сторонами, арендатором и арендодателем. В нем указываются такие данные, как фамилия, имя, отчество сотрудника, который будет проживать в квартире, личные данные владельца. Также в договоре прописывают срок, на который квартира сдается, точный адрес и стоимость аренды;
• для ежемесячного возмещения средств, сотрудник должен предоставлять квитанцию об оплате аренды за каждый месяц либо расписку от владельца квартиры о получении им денежных средств. Также возможна оплата квартиры за весь срок аренды. Условия возмещения должны быть прописаны в трудовом договоре.

Особенности учета

Если считать, что сумма компенсации за аренду жилья сотруднику, является натуральным доходом для работника предприятия, то перечисление страховых взносов в ФСС является обязательной. И компания обязана выплачивать данные средства за сотрудника. Но, если обратить внимание на данный вопрос с другой стороны, то есть сумму компенсации можем не принимать за доход сотрудника, так как не все выплаты работникам предприятия, в рамках трудового договора, являются оплатой их труда.

Для того чтобы траты сотрудника были компенсированы, нужно предоставить ряд документов. Это бумаги, которые подтверждают расходы работника, подлежащие возмещению. Рассмотрим примерный перечень этих документов:

Документы, нужные для возмещения трат

• Аренда квартиры, оформленная самой компанией.
• Жилье арендует именно сотрудник. Работодатель просто возмещает его затраты. Руководитель может делать отчисления как на счет самого сотрудника, так и на счет арендодателя.

Особенности оплаты аренды

Порядок компенсации, как и размеры выплат, определяется коллективными соглашениями и внутренними актами. Траты на обустройство на новом месте включают в себя расходы на аренду жилья. Следовательно, на основании статьи 169 ТК РФ работодатель обязан возмещать траты на аренду квартиры.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ № 1228 от 30 декабря 2021 года сотрудник полиции, не имеющий собственного жилья, может получить компенсацию на возмещение расходов за съем жилья. Сюда относятся и те полицейские, жилье которых находится на значительном расстоянии от места работы, что существенно затрудняет его своевременное нахождение на службе, или делает его совсем невозможным.

Сирот

Типовой бланк можно найти в интернете и вписать туда данные участников сделки. Юридическую силу договору аренды придают подписи арендатора и арендодателя.

Справка из БТИ об отсутствии собственности на жилое помещение выдается по заявлению в соответствующую организацию с представлением паспорта и квитанции об оплате в 360 рублей. Готов документ будет в течение 2 дней. Заявку можно подать через официальный сайт, оплатить тоже посредством банковского перевода. Останется лишь забрать готовую справку.

Выписка из Росреестра или кадастровой палаты об отсутствии права собственности на жилье. Нужен паспорт и квитанция об оплате госпошлины в размере 300 рублей, а также заявление о предоставлении информации. Заявление также можно подать через официальный сайт, электронная версия документа будет готова сразу по получению оплаты. Документ с печатью делается в течение 5-10 дней.

Особенности оформления выплаты

1. Совершеннолетний возраст.
2. Отсутствие жилья в собственности. Бывает, что за детьми из интерната остается жилье их родителей, в котором проживать они не могут.
3. Заявитель не является нанимателем по договору соцнайма.
4. Отсутствие комнаты в общежитии по месту учебы.
5. Для военнообязанных после окончания службы.
6. Для осужденных после отбытия срока заключения.

1. Приказ руководителя о командировании в конкретный город.
2. Командировочное удостоверение с отметками о прибытии и убытии, проездные документы.
3. Договор найма.
4. Расписка арендодателя в получении арендной платы.

Владелец недвижимости имеет право распоряжаться ею по своему усмотрению, если это не противоречит законам. Он на законных основаниях может ее продавать или сдавать в аренду. Причем проводить такие операции можно, как с физическими, так и с юридическими лицами. Для того чтобы сдать квартиру организации на законном основании, следует разобраться с действующими правилами и рекомендациями.

Можно ли арендовать?

Однако арендатору рекомендуется проверить документ, подтверждающий право распоряжения помещением (собственности), и наличие иных жильцов.

В силу п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах. К доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относится, в частности, оплата (полностью или частично) за налогоплательщика организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Однако в рассматриваемом случае выплата компенсации предусмотрена не трудовыми договорами, а локальным нормативным актом организации. Кроме того, как уже было упомянуто, порядок и размеры возмещения расходов при переезде на работу в другую местность работникам государственных учреждений субъектов РФ определяются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ (ч. 3 ст. 169 ТК РФ). Приведенное выше постановление СМ СССР от 15 июля 1981 г. № 677 может применяться только в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ (ст. 423 ТК РФ). Между тем Постановление Совета министров Республики Крым от 26 декабря 2021 г. № 623 «О порядке и размерах возмещения расходов при переезде на работу в другую местность работникам государственных учреждений Республики Крым», принятое в соответствии со ст. 169 ТК РФ, не предусматривает обязанности работодателя компенсировать работникам государственных учреждений в связи с их переездом в другой населенный пункт стоимость найма жилого помещения.

Иные способы отражения затрат по оплате жилья

Если у вас возникают подобные ситуации, обращайте внимание на детали: во-первых, выплата на аренду должна быть предусмотрена трудовым договором с работником, это формальная часть. Второй момент: посмотрите, насколько из ваших документов следует, что наем квартиры для работников был в интересах работодателя, и как это можно документально подтвердить. Если мы привлекаем сотрудника из другого города, который к нам переезжает, то выгода компании очевидна. Он живет в другом городе, он нам очень нужен, мы его привлекаем и снимаем ему квартиру. Если сотрудник живет в том же городе, работает в нашей организации, а мы ему арендуем квартиру, то тут точно надо пояснять интерес работодателя. Такая ситуация тоже может быть, например, сотруднику неудобно ездить, и он из-за этого ищет другую работу. Или он несет большие расходы за аренду квартиру. Тогда, чтобы удержать его, мы можем снять ему квартиру. Но, как вы понимаете, в этом случае интерес работодателя не столь очевиден, поэтому может возникнуть вопрос: что это за доплата без НДФЛ? Повышение зарплаты? Премия?