В рамках второго подхода все траты учитываются в прочих расходах. Учет расходов производится в полном объеме. Дохода в натуральной форме в данном случае у сотрудника не образуется. Следовательно, не происходит и удержания НДФЛ. Данный метод вполне можно обосновать. Уже возникали соответствующие прецеденты. Суды часто поддерживают такую позицию компании на основании того, что расходы связаны с интересами производства и не являются составляющей оплаты труда.
Все зависит от того, готов ли руководитель отстаивать свое мнение. Если нет, то имеет смысл выбрать общепризнанную позицию. В этом случае доход работника будет облагаться взносами. Если же руководитель готов отстаивать свою позицию, можно не отчислять с доходов взносы. Второй вариант более выгоден. Для надзорных органов характерна именно первая позиция, для судов – вторая.
Особенности начисления страховых взносов
Поэтому, если обязанность работодателя компенсировать траты оговорена коллективным соглашением, соответствующие выплаты будут скорее социальными. Они не направлены на стимулирование сотрудников, не зависят от должности работника, выполнения им трудового плана. По этой причине такой доход в натуральной форме не может быть включен в базу для отчисления взносов. Такое же мнение сформулировано и в постановлении ФАС от 1 июня 2021 года.
Среди них расходы на проживание прямо не поименованы, то есть уже в самом перечне есть неопределенность в возможности отнесения к ним платы за проживание работника. И именно ее использует Минфин России (письма от 14.06.2021 № 03-03-06/1/34531, от 19.09.2021 № 03-04-06/46997) для обоснования неотнесения затрат на оплату проживания для иногороднего работника к расходам, связанным с его обустройством.
- арендные платежи, если договор на аренду работодатель заключает от своего имени, причем учитывают их в базе по прибыли целиком (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ);
- выплаты социального характера (письмо Минфина России от 14.06.2021 № 03-03-06/1/34531), за счет которых базу по прибыли уменьшить нельзя (п. 29 ст. 270 НК РФ);
- часть платы за труд (письмо Минфина России от 17.07.2021 № 03-08-05/41253), которые в таком качестве возможно полностью учесть в базе по прибыли (пп. 4, 25 ст. 255 НК РФ).
Налоги при добровольной оплате расходов на проживание работника
А вот в части страховых взносов аналогичной оговорки ни п. 2 ст. 422 НК РФ, ни п. 2 ст. 20.2 закона 125-ФЗ не содержат. То есть при отсутствии подтверждающих расходы документов под обложение страховыми взносами попадет полная сумма компенсации расходов на проживание, оплаченных за время командировки.
Типовой бланк можно найти в интернете и вписать туда данные участников сделки. Юридическую силу договору аренды придают подписи арендатора и арендодателя.
- Паспорта и свидетельства о рождении (для детей) всех членов семьи, плюс копии. Могут попросить копию страницы с регистрацией.
- Выписка из домовой книги по месту жительства, в этом случае по месту аренды (найма).
- Справка, подтверждающая отсутствия права собственности на жилье от каждого члена семьи. Выдается росреестром.
- Справка из БТИ.
- Договор аренды оригинал и копия.
Представителям силовых структур
- В установленном порядке подать рапорт о компенсации с перечнем необходимых документов.
- В случае отказа, требовать его письменной формы.
- Отказ прикрепляют к соответствующему иску в суд. Сделать это можно в течение 3 месяцев.
- В случае отказа, обжаловать приговор, опираясь на то, что в постановлении № 1228 п. 2 говорится о сотруднике, не имеющем жилья. О регистрации нет никакой речи.
- Как подсказывает статистика лучше в период рассмотрения или до подачи иска сняться с регистрационного учета. Так как ответчик может мотивировать отказ тем, что регистрация дает право проживать в квартире.
- Лучшим вариантом будет отказаться от регистрации перед подачей рапорта и оформить регистрацию по месту пребывания (аналог временной прописки) в арендуемом жилье.
Следуя разъяснениям контролирующих органов, выплату возмещения стоимости найма жилья сотрудникам организация вправе признать частью расходов на оплату труда (статья 255 НК). Но так как компенсация является зарплатой в натуральной форме, то Минфин делает вывод, что компания вправе признать ее в расходах в размере не более 20% от начисленной сотруднику оплаты труда (Письмо №03-04-06/53726 от 14.09.16). Минфин ссылается на ограничение, установленное статьей 131 ТК.
Компенсация аренды жилья сотрудникам — это выплата, возмещающая затраты при вынужденном переезде для выполнения трудовых обязанностей вне постоянного места жительства. Чтобы избежать претензий налоговой службы и иметь возможность включить в затраты такие расходы, важно правильно оформить документы.
Нормативная база
- копии документов, подтверждающих произведенные сотрудником расходы: договор найма жилого помещения, квитанции об оплате;
- заявление, служебная записка на компенсацию жилья сотруднику, иной документ, предусмотренный коллективным договором.
- стоимости аренды жилья, оформленной по договору самой организаций;
- в случае самостоятельно заключения договору. В этом случае оплата производится работником, а денежные средства перечисляются на его счет, или арендодателю.
Особенности оплаты аренды
Надзорные органы квалифицируют компенсационные выплаты за аренду жилья как оплату в натуральной форме, являющуюся неотъемлемой частью дохода сотрудника. В связи с этим, возможность получении компенсации должна отображаться в условиях трудового договора.
Метод рисков
Такую позицию нельзя считать однозначной, поскольку судебная практика говорит об ином. В качестве обоснования выступает тот факт, что обязанность или желание работодателя компенсироваться расходы прописывается в коллективном договоре, и не имеет отношения к трудовому соглашению.
Выплачиваемая сотруднику компенсация классифицируется законодательством РФ, как доход в натуральной форме. Следовательно, он облагается НДФЛ (подоходным налогом) по той же процедуре, что и стандартная зарплата.
Особенности
В действующем законодательстве нет единого определения компенсации жилья сотруднику. По одним источникам эти расходы классифицируются как гарантия, финансовая поддержка при переезде. По другим — входят в оклад сотрудника в виде натурального дохода, получение оплаты за работу или её части в виде продукции компании или материальных ценностей.
Порядок оформления
Согласно Постановлению Правительства №187 от 02.04.2021, в случае переезда работника для осуществления трудовой деятельности на новой территории организация вправе начислить ему единоразовую компенсацию на обустройство. Но в этом случае дальнейшая оплата аренды не предусматривается.
Социальное возмещение затрат граждан на жилье регулируется как федеральными, так и региональными законами. При назначении льготы органы социальной защиты населения ориентируются на устанавливающие документы. Как правило, компенсация утверждается именно органами местного самоуправления с целью оказания финансовой поддержки граждан, которым в данный момент невозможно предоставить жилье в собственность или по договору социального найма.
Общие правила калькуляции компенсации за наем жилья сотрудникам
Льготой могут воспользоваться наиболее социально незащищенные слои общества, такие как дети-сироты, дети без родительского попечения, малоимущие семьи. Для этого представитель льготной категории граждан должен встать на учет в органах социальной защиты населения и заявить о том, что нуждается в улучшении жилищных условий.
Органы уголовно-исполнительной системы, противопожарной и таможенной служб
Если раньше командированному работнику оплачивались расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, то сейчас ему оплачиваются и расходы по проезду от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта. Кроме того, Положением уточняется, что расходы по проезду возмещаются при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы. Перечень возмещаемых работнику расходов по проезду дополнен также страховым взносом на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте. Предусмотренный Инструкцией такой вид расходов, как «оплата услуг по предварительной продаже проездных документов», исправлен на «оплату услуг по оформлению проездных документов». Возмещение расходов по проезду, производится бюджетными учреждениями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки, либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание.
Для примера рассчитаем компенсацию для семьи очередников из трех человек – мужа, жены и ребенка, вставших на учет до 1 марта 2021 года. Ежемесячная среднерыночная цена найма квартиры в Москве для семьи из трех человек – 30 тыс. рублей. Очередникам начисляется компенсация – 50% от среднерыночной цены ежемесячно, то есть 15 тыс. руб.
Компенсации для данной категории регламентируются Постановлением нашего Правительства №909 от 31.12.2021 г. Действие его распространяется на военнослужащих нашей страны, служащим по контракту, а также уволенных с военной службы и их семьям. Сотрудники Росгвардии руководствуются тем же документом. Условия получения компенсации и их размеры те же самые, что были описаны в предыдущем разделе.
Бухгалтерский учет
Постановление Правительства РФ от 09.09.2021 г. №894 устанавливает порядок и размеры компенсации для сотрудников указанных органов, в том числе ФСИН и МЧС. Оно пришло на замену ПП № 852. Главное требование при выплате за арендованное жилое помещение такое же, как и сотрудников полиции — отсутствие в собственности квартиры в районе службы. Документы требуются аналогичные, как и для сотрудников органов внутренних дел.
Согласно указанному нормативному документу установлены следующие предельные суммы компенсаций:
Выплачиваемая сотруднику компенсация классифицируется законодательством РФ, как доход в натуральной форме. Следовательно, он облагается НДФЛ (подоходным налогом) по той же процедуре, что и стандартная зарплата.
Порядок оформления
В действующем законодательстве нет единого определения компенсации жилья сотруднику. По одним источникам эти расходы классифицируются как гарантия, финансовая поддержка при переезде. По другим — входят в оклад сотрудника в виде натурального дохода, получение оплаты за работу или её части в виде продукции компании или материальных ценностей.
Законодательные основания для возмещения аренды жилья работникам на 2021 год
Если сотрудник сам снимает квартиру, заключает договор с хозяином как физическое лицо, а организация только сумму за найм, то эти средства не считаются доходом в натуральной форме, что подтверждено письмом ФНС РФ от 12.01.2021 и нескольких письмах от Минфина.
К тому же в Законе о страховых взносах (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2021 № 212-ФЗ) четко сказано, что не подлежат обложению страховыми взносами законодательно установленные компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность. А обязанность по предоставлению гарантий и компенсаций сотрудникам при переезде на работу в другую местность как раз предусмотрена в статье 165 ТК РФ.
Надо ли начислять НДФЛ
В Минфине считают, что оплаченная организацией стоимость аренды жилья для иногороднего или иностранного работника — его доход в натуральной форме (Письма Минфина России от 17.01.2021 N 03-04-06/6-1, от 03.06.2021 N 03-04-06-01/149, от 28.05.2021 N 03-04-06-01/142).
Надо ли начислять страховые взносы
Для последнего варианта в ситуациях, когда работодатель сам рассчитывается с арендодателем (т. е. работник получает доход в натуральной форме), приобретает значение величина доли платы за проживание в общей сумме начисляемой работнику за месяц зарплаты. Превышение этой долей величины 20% приведет к нарушению ограничения, устанавливаемого ст. 131 ТК РФ для выплаты зарплаты в неденежной форме.
Если считать, что сумма компенсации за аренду жилья сотруднику, является натуральным доходом для работника предприятия, то перечисление страховых взносов в ФСС является обязательной. И компания обязана выплачивать данные средства за сотрудника.
Аренда квартиры для сотрудника
- Совершеннолетний возраст.
- Отсутствие жилья в собственности. Бывает, что за детьми из интерната остается жилье их родителей, в котором проживать они не могут.
- Заявитель не является нанимателем по договору соцнайма.
- Отсутствие комнаты в общежитии по месту учебы.
- Для военнообязанных после окончания службы.
- Для осужденных после отбытия срока заключения.
Выпускникам детских домов
Типовой бланк можно найти в интернете и вписать туда данные участников сделки. Юридическую силу договору аренды придают подписи арендатора и арендодателя.
При приеме на работу нового сотрудника, который является иногородним, предприятие берет на себя обязательства по его размещению на новом месте. Переезд работника регулируется ст. 169 ТК РФ. Для детального углубления в данный вопрос советуем ознакомиться с данной статьей трудового Кодекса Российской Федерации.
Переезд сотрудника в другой город
Увеличить размер компенсации могут только работники полиции и ФСИН. Если семья состоит из 3 и более человек, то выплату увеличивают в 1,5 раза. В остальных случаях и для других категорий граждан увеличение невозможно.
Бюджетникам
Налоговый орган принимает компенсацию аренды жилья сотрудника за трудовую оплату ему в натуральной форме. То есть, данные денежные средства являются составляющей дохода сотрудника. Согласно Трудовому Кодексу натуральный доход сотрудника не может превышать 20% от общей суммы дохода. Также существуют дополнительные расходы предприятия в счет дохода нового сотрудника. Данные расходы сотрудника должны быть обязательно компенсированы, так как иногородний сотрудник не сможет исполнять свои трудовые обязанности, прописанные в трудовом договоре. Таким образом очень проблематично вместить все расходы в 20% норму и это не является правомерным. Для сотрудника, получающего натуральный доход, необходима уплата НДФЛ.
- если он положительный, то с момента найма помещения вы получаете компенсацию. Это может быть приурочено с выплатой заработной платы;
- при отрицательном результате можно обжаловать решение в соответствующих органах.
Сиротам и детям, которые лишились родительской заботы и покровительства, возмещаются затраты на аренду жилого помещения с 18-летнего возраста. Порядок и сумма определяется местными органами власти.
Бюджетники
- Руководство некоторых предприятий принимает решение: оплачивать или возмещать затраты на аренду жилого помещения своим специалистам, если те не имеют своего места проживания. Это способствует притоку кадров на такие предприятия и, как правило, прописывается в трудовом договоре.
- В некоторых регионах, например, в районах Крайнего Севера, работодатель обязан предоставить жилье или возместить расходы за аренду (Федеральный закон N 519-ФЗ от 31 декабря 2021 г.).
При приеме на работу нового сотрудника, который является иногородним, предприятие берет на себя обязательства по его размещению на новом месте. Переезд работника регулируется ст. 169 ТК РФ. Для детального углубления в данный вопрос советуем ознакомиться с данной статьей трудового Кодекса Российской Федерации.
Компенсация аренды жилья сотрудникам
Но, если обратить внимание на данный вопрос с другой стороны, то есть сумму компенсации можем не принимать за доход сотрудника, так как не все выплаты работникам предприятия, в рамках трудового договора, являются оплатой их труда.
Аренда квартиры для сотрудника
Типовой бланк можно найти в интернете и вписать туда данные участников сделки. Юридическую силу договору аренды придают подписи арендатора и арендодателя.
Для того чтобы траты сотрудника были компенсированы, нужно предоставить ряд документов. Это бумаги, которые подтверждают расходы работника, подлежащие возмещению. Рассмотрим примерный перечень этих документов:
Вопросами оформления, предоставления компенсации занимается руководители федерального госоргана (либо его территориального ответвления). Начало процедуры оформления инициирует претендент на компенсацию, обратившись с требуемыми документами к уполномоченному должностному лицу.
Оформление компенсации трат за наем жилых помещений федеральными госслужащими
Постановление Правительства РФ от 09.09.2021 г. №894 устанавливает порядок и размеры компенсации для сотрудников указанных органов, в том числе ФСИН и МЧС. Оно пришло на замену ПП № 852. Главное требование при выплате за арендованное жилое помещение такое же, как и сотрудников полиции — отсутствие в собственности квартиры в районе службы. Документы требуются аналогичные, как и для сотрудников органов внутренних дел.
Согласно указанному нормативному документу установлены следующие предельные суммы компенсаций:
